E-post kan være en rask og effektiv måte å holde kontakten med kolleger, men feil bruk er ikke bare uprofesjonell, det kan koste deg jobben din. Noen tips kan hjelpe deg med å opprettholde profesjonell e-post etikette.
Begynn med å adressere e-posten til mottakeren ved hjelp av riktig tittel, dvs Kjære Herr Fru Frøken. Dr. etc. Mangel på formalitet er den vanligste feilen. Uansett kommunikasjonsmedium er visse etiketter avgjørende. Hvis du vil adressere mottakeren ved sin formelle tittel i person, gjør det også i e-postene dine.
$config[code] not foundHvis e-posten blir levert til flere mottakere, kan du erstatte Kjære Herrer, Damer, Sirs, (Selskapsnavn) Personell, etc.
Hopp over en linje og skriv inn innholdet ditt - informasjonserklæringen artikkelen adresserer. Dette bør aldri inneholde slang, profanitet, nakenhet, sarkasme, vitser, nedbrytning av en person eller annen informasjon som kan tolkes som fornærmende for noen.
Hold meldingen direkte og til poenget. Baser det på fakta, ikke følelser.
Aldri glem at e-postene enkelt sendes. Selv om de tilsiktede mottakerne ikke videresender e-posten, overvåker noen selskaper e-postkorrespondanse ukjent til datamaskinbrukeren. Også, når noe er trykt, enten elektronisk eller på annen måte, kan det refereres for en ubestemt tid. En vennlig mottaker i dag kan være en motstander i morgen.
Hopp over en linje og lukk med en skikkelig signatur. Dette skal inneholde ditt fulle navn, firmanavn, avdeling, hvis det gjelder, firmanavn og kontaktinformasjon.
Eksempel:
Med vennlig hilsen;
John Smith, redaktør ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
I emnelinjen, skriv e-posten riktig slik at den lett kan identifiseres.
Alltid stavekontroll! Stavefeil reflekterer dårlig på forfatteren.
Korrekturlest. La det sitte i 20 minutter eller så lenge som mulig og korrekturles igjen. Hvis et viktig punkt eller saken blir behandlet, har du en annen individuell korrekturlesing før du sender til mottakerne.
Det er veldig lett å treffe send-knappen, men kontroller trangen som når e-posten er sendt, kan du ikke rette feil.
Ikke bruk uttrykksikoner, så søte som de kan virke.
Unngå å bruke for mange farger. Prøv å holde fargene til to maksimalt per e-post.
Alltid BCC (Blind Carbon Copy) selv slik at du har kopier av korrespondansen din selv om e-postprogrammet automatisk sparer kopier av sendt e-post.
Du vil snart bli vant til formaliteten. Mottakere vil sette pris på din profesjonalitet, og du kan bidra til å unngå potensielt skadelige feil.
