En møteplanlegger på en stor konferansefasiliteter er ansvarlig for klientens arrangement fra første kontakt til gruppen forlater hotellet. Planleggeren håndterer alt fra booking møte og hotellrom til oppsett av mat og utstyr. I et stort anlegg kan det være flere møteplanleggere som alle har forskjellige kompetanseområder og samarbeider om gruppearrangementer. Eksempler på disse ulike områdene inkluderer reservasjoner, mat og drikke og PR.
$config[code] not foundPR og markedsføring
I denne rollen fungerer møteplanleggeren som en representant fra losji og konferansefasilitet til publikum. Planleggerens jobb er å sørge for at anlegget har et positivt rykte og å bidra til å få inn kundereservasjoner. Møteplanleggere lager brosjyrer som beskriver anleggets tjenester, svarer på e-post eller telefonforespørsler om arrangementsplanleggingstjenester og gir informasjon om nåværende møtefasiliteter og tjenester for bruk på hotellets nettside. I denne rollen oppretter planleggeren innhold for multimediaannonser for anleggets arrangementsplanleggingsavdeling. Planner er også pålagt å nå ut til bedrifter og konvensjoner for å oppmuntre til ny og kontinuerlig virksomhet.
Reservasjoner og registrering
Når du arbeider hovedsakelig i reservasjoner og registrering, hjelper møteplanleggeren klienter til å gjøre hotell- og ballroomreservasjoner for deltakerne. Avhengig av hvor stor gruppen er og hvilke aktiviteter som skal holdes på stedet, foreslår møteplanleggeren hvilke møterom i konferansesenteret som best passer kundens behov. Planleggeren bøker også grupper av hotellrom for klientens deltakere og bistår med nødvendig overlasting. En del av denne rollen til møteplanleggeren inkluderer å forhandle om gruppedrabattrente og muligens bistå med reisearrangementer. Møteplanleggere bistår også med registrering på stedet for deltakere.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingMat og Drikke
Hver konvensjon trenger mat og drikkevarer. Heldigvis for kundene, på stedet møteplanleggere lett ta vare på denne saken for dem. Møtplanleggeren hjelper kunden å finne ut hvor mye mat som er nødvendig for den forventede mengden deltakere. En del av dette bidrar til å avgjøre om måltider skal serveres på en sit-down-middag eller i buffé, og hvilke drikker bør tilbys. Møtplanleggeren diskuterer menyen for hvert måltid med klienten og bidrar til å utvikle et budsjett- eller pakkeavtale for klienten.
Tekniske oppgaver
Det er mange forskjellige tekniske aspekter ved en møteplanleggers jobb i en stor konferansefasilitet. En av de tekniske økonomiske aspektene ved rollen er å hjelpe kunden å utvikle et budsjett og bestemme hvordan alle tjenestene på anlegget skal betales. Møtplanleggeren organiserer klientens hele arrangement, og sørger for at klienten vet hvilke konferanserom som er tilgjengelige, når som helst og utvikler en hendelsesplan. Planners er også ansvarlige for å finne, leie og sette opp lyd- eller annet spesialutstyr som kunden trenger. En møteplanlegger kan også finne og arrangere underholdning på kundens forespørsel.
