Hvordan skrive et Briefing Memo

Et av ansvarsområdene til de ansatte som arbeider på ulike nivåer av regjeringen, skriver briefing-notater til beslutningstakere, som bruker notatene til å utdanne seg om problemer og veilede dem i å danne protokoller, prosedyrer og lover. Et orienteringsnotat er en kortfattet oppsummering av et problem eller et tilfelle som presenterer en opfordring til handling for leseren. Et vellykket notat overtaler leseren til å handle ved å gi konkrete bevis som er lett å forstå og evaluere.

$config[code] not found

Start notatet ved å skrive "Til:" og "Fra:" Sett inn navnet på avsenderen og mottakeren etter kolonene. På den neste linjen skriver du datoen du skrev notatet. Fullfør denne delen ved å skrive "Emne:" etterfulgt av emnet som notatet refererer til.

Angi handlingen du vil at leseren skal ta i første setning eller avsnitt i notatet.

Opprettholder leserens oppmerksomhet ved å bruke korte, kortfattede avsnitt som ikke er mer enn 5 setninger lange. Når du angir årsakene til at du gjør noe, må du legge opp hver grunn i et eget avsnitt.

Bruk empiriske bevis for å overtale leseren til behovet for det foreslåtte handlingsforløpet. For eksempel, sitere lavinntekts boligstatistikk når du søker en endring i en gitt soneringspolitikk. Unngå generaliseringer som du ikke kan støtte med fakta.

Sett opp de alternative kursene til handlinger eller politikk, som beskriver fordelene og ulempene for hver.

Unngå unødvendig ordformede eller formelle uttrykk, for eksempel "som etter vår diskusjon", og teknisk jargong når du citerer fakta og figurer. Bruk enkelt, direkte språk som enhver leser kan forstå.

Bruk aktiv stemme, i motsetning til passiv, gjennom hele notatet for å oppmuntre til handling. Hvis du kjenner mottakeren av notatet godt, bruk førstepersonsord som "jeg" og "vi" fordi folk er mer sannsynlig å gjøre noe for de de føler at de kjenner personlig. Legg vekt på slike personlige forbindelser ytterligere ved å bruke sammentrekninger, for eksempel "Jeg er".

Gjenta nødvendigheten av handling i slutten av notatet. Pass på å indikere om det er en frist for handling som må oppfylles.