Et Gantt-diagram er et verktøy som brukes til å planlegge prosjekter, hendelser eller personlige milepæler eller mål. Det er opprettet for å vise rekkefølgen av handlinger (oppgaver) som må gjøres før et prosjekt kan betraktes som fullført. Henry Gantt, en mekanisk ingeniør, oppfant Gantt-diagrammet på 1910-tallet. Han utformet sitt diagram slik at produksjonsmannen kunne se planer for å sikre at arbeidet ble gjort i tide. Gantt-diagrammer ble brukt ved bygging av Hoover Dam og for organisering av store prosjekter.
$config[code] not foundTenk på omvendt. For eksempel, 30. juli er sluttdato. Det er 10 oppgaver som må være ferdig før den tiden. Det første trinnet er å bestemme hvilken oppgave som skal fullføres sist og hvilken oppgave må fullføres først. Deretter bestemmer hvilken oppgave som ikke kan fullføres før en annen oppgave er utført. Oppgaver som ikke kan startes før en annen er ferdig, kalles interdependensoppgaver.
Bestem om et enkelt eller komplekst Gantt-diagram er nødvendig. Et enkelt Gantt-diagram inneholder kolonner for oppgaven, ansvarlig person og datoer før ferdigstillelse. Et komplekst diagram kan inkludere de kolonnene pluss start- og sluttdatoer, antall dager det vil ta for å fullføre oppgaven, antall dager som har gått, deloppgaver og prosent fullført.
Sett oppgavenavnet i venstre kolonne (en oppgave per rad), den ansvarlige personens navn i den andre kolonnen og ordne de resterende kolonnene etter måned, dag eller uke. For et komplekst diagram inkluderer kolonner for prosentandeler eller annen informasjon som er viktig for å spore prosjektet.
Tegn en linje eller en hul boks for å vise den forventede lengden på tiden hver oppgave vil ta, lining opp boksen under passende start- og sluttdato. Vurder de gjensidige oppgaver og ordne dem under hverandre og under deres hovedoppgave. Frittstående oppgaver kan justeres gjennom prosjektlivet for best mulig bruk av ressurser og tid.
Husk å tillate fleksibilitet i prosjektets tidslinje. Hvis sluttdatoen er 30. juli, er det generelt en god ide å planlegge ferdigstillelsen to til tre dager tidligere. Dette gir mulighet for sysselsatt sykdom eller annen uplanlagt hendelse.
Farge opp oppgaven som er angitt på kartet når den er ferdig, eller bruk en annen farge for å indikere at oppgaven er fullført. Datoen for ferdigstillelse kan legges til diagrammet, hvis ønskelig. Hvis prosjektet er langt, kan lederen vurdere små feirende skritt underveis for å oppmuntre ansatte til å holde seg på sporet.
Se gjennom tidslinjen regelmessig (for eksempel daglig) for å sikre at oppgavene blir ferdigstilt i tide. Hvis prosjektet kjører etter planen, kan det være nødvendig å omorganisere oppgaver. Omvendt, om prosjektet ligger foran planen, omarrangere noen oppgaver som kan være vanskeligere å sikre å møte den opprinnelige fristen.
Tips
Å ta en klasse i prosjektledelse er en god ide, da det gir en person en oversikt over planlegging. Gantt-diagrammer kan opprettes i et regnearkprogram. Gantt Chart-programvare kan kjøpes online eller fra de fleste programvareforhandlere.
