En reisekoordinator er en administrativ profesjonell som er engasjert av en organisasjon for å organisere alle forretningsreiseordninger for selskapets ansatte. Mens en universitetsgrad ikke er nødvendig for å oppnå denne stillingen, krever de fleste arbeidsgivere vanligvis kandidater til å ha et videregående diplom eller tilsvarende. I tillegg må de være gode kommunikatorer både muntlig og skriftlig, da de må samhandle med enkeltpersoner på alle nivåer. Ifølge Salary.com tjente i 2010 reisekoordinatorer rundt $ 43 851 per år.
$config[code] not foundFlybilletter
Avhengig av arten av selskapets virksomheter, kan ulike medarbeidere bli pålagt å reise konsistent. Når dette skjer, kontakter en reisekoordinator med hver ansatt eller hans administrative assistent for å fastslå alle nødvendige krav til reise. Dette inkluderer reisedatoer, avgangs- og ankomsttidskrav samt eventuelle spesielle forespørsler, for eksempel preferanse for vindusstoler eller vegetariske retter.
Reisekoordinatoren vil da kontakte det foretrukne flyselskapet, enten via telefon eller e-post. Hun ordner medarbeiderens flyplan, og sender alle medarbeiderens opplysninger, inkludert navn, kontaktinformasjon og, når det er nødvendig, passinformasjon.
Overnattingssteder
Når en bedrift krever en ansatt å reise fra mer enn en dag, er innkvarteringen krevd og betalt av organisasjonen. Reisekoordinatoren kontakter det foretrukne hotellet eller losjileverandøren. Han reserverer riktig antall rom for riktig antall dager. I tillegg ønsker han krav eller spesielle krav, for eksempel et rom på et røykfritt gulv på dette tidspunktet. Når rommet er reservert, sender reisekoordinatoren all overnatting informasjon til arbeidstaker eller hans administrative assistent. I tillegg organiserer han grunntransport som leiebil, skyttelbuss eller bilservice for den reisende medarbeider.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingBilling
Problemer med hvordan kjøp faktureres varierer etter organisasjon. Når et selskap er veldig stort, kan hver avdeling ha sitt eget kostnadssted eller budsjett fra når utgifter betales. En reisekoordinator må registrere og overvåke alle reiseutgifter og fakturere dem til den aktuelle avdelingen. Dette kan oppnås på en rekke måter. Noen selskaper bruker innkjøpsprogramvare som Arriba. Andre bruker selskapskredittkort tildelt hver avdeling. Andre kan ganske enkelt foreta kjøp fra en enkelt konto og forene alle utgifter ved månedsskiftet, kreditere eller fakturere hver avdeling.
