En sekretær utfører grunnleggende administrative oppgaver. Vanligvis for en opplæringssekretærsposisjon trenger du bare et videregående diplom. Som sekretær trenger en person å vite hvordan man skal opprettholde et kontor. En person trenger å kunne utføre flere oppgaver effektivt. De må ha gode skriftlige og muntlige ferdigheter. En sekretær må ha gode organisatoriske ferdigheter, og de må definitivt vite hvordan man skriver og bruker en datamaskin. Det er mange ting en sekretær gjør på kontoret.
$config[code] not foundHilse på folk
En av de viktigste tingene en sekretær trenger å gjøre, er å kunne hilse på hyggelige mennesker. En sekretær er vanligvis ansvarlig for hilsen folk personlig på kontoret. De hilser også folk på telefon. En sekretær må kunne gi korrekt informasjon, ta meldinger når det er nødvendig, og overføre samtaler til de riktige personene på kontoret.
Korrespondanse
En sekretær må håndtere all slags korrespondanse. Sekretærer komponerer og skriver mange typer kontorkorrespondanse. En sekretær åpner og sorterer e-post. De sender også e-post.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingForbereder rapporter
En sekretær samler og analyserer data. De samler informasjon fra kilder gitt til en veldefinert rapport. Det betyr at en sekretær jobber på en datamaskin mye av tiden. En sekretær trenger vanligvis å kjenne den nyeste informasjonen for å gjøre jobben bra.
filing
En sekretær forbereder papirarbeid for arkivering. Noen ganger er en sekretær ansvarlig for å lage et nytt arkiveringssystem. Sekretærer er alltid ansvarlige for å legge til nytt materiale. De er ansvarlige for å holde arkiveringssystemet organisert.
innkjøp
Sekretæren på kontoret er vanligvis den som har ansvaret for å kjøpe alle kontormaterialene som brukes på kontoret. De må holde rede på hvilke kontorrekvisita som brukes. Deretter må de bestille nye kontorrekvisita når de løper ut. En sekretær må også bestille nye ting når det trengs på kontoret.
Kopier og fax
En sekretær er vanligvis den viktigste personen som bruker kopimaskinen. De er ansvarlige for å lage kopier av papirarbeid på kontoret. Sekretærer er også vanligvis ansvarlig for faksmaskinen. De sender ut fakser og holder oversikt over fakser som sendes til kontoret. Deretter distribuerer de fakser til den personen faksen ble sendt til. En god sekretær trenger å vite hvordan å jobbe både med en kopi og en faksmaskin.
