Tenk deg å være tvunget til å rifle gjennom arkivskap på jakt etter en gammel mappe med et viktig dokument som du trenger for å løse en kundeforespørsel.
Vel, å finne slik informasjon i et arkivert dokument kan være skatt, frustrerende og uten tvil bremse deg. Men når du skanner dine gamle dokumenter og lagrer dem i en elektronisk database, kan det gjøre dokumenthåndtering mye enklere og mer effektivt for bedriften din.
$config[code] not foundHva er dokumentskanning?
Dokumentskanning, også kjent som dokumentbilding, er ganske enkelt definert som prosessen med å ta et digitalt bilde av et papirdokument (eller en mikrofilm).
"Det er hvordan papirdokumentene dine konverteres til elektroniske søkbare bilder, noe som i stor grad kan hjelpe din forretningsprosess." Neil McKeever, en dokumentbildingsspesialist med den britiske baserte dokumenthåndterings- og skannings-tjenesten Kefron, fortalte Small Business Trends i et e-postrespons.
Hele prosessen med å konvertere fysiske dokumenter til digitalt format inkluderer også å skanne og fange bildet ved hjelp av OCR-programvare (Optical Character Recognition). OCR anerkenner intelligent de digitale bildene og omdanner dem til tekstdokumenter for å tillate søkeord i et dokument.
"Når det er gjort riktig, kan dokumentskanning endre måten virksomheten din fungerer til, og spare både tid og penger," la McKeever til.
Bedriftsfordeler ved å skanne dokumenter
Ifølge McKeever, hvis oppgitte jobb er å hjelpe små og bedriftskunder til å implementere og vedlikeholde sitt informasjonssystem på de mest effektive og tidsriktige måtene, er det en rekke årsaker til at dokumentskanning (eller bildebehandling) kan være verdifull for virksomheten din.
Han forklarer seks viktige fordeler med dokumentskanning for bedrifter:
1. Dokumentskanning sparer tid og penger
Med enkel tilgang til alle dine filer og dokumenter ved å klikke på en knapp, trenger du eller dine ansatte ikke å kaste bort tid på å søke gjennom bokser og filer i et forsøk på å finne dokumentet du trenger. Du betaler ikke medarbeidere for en oppgave som kan ta timer når det skal fullføres om noen sekunder.
2. Dokumentskanning forbedrer kundeservice
Med dokumentbilding kan du digitalisere alle deler av en fil og indeksere den med en rekke metadata. Det betyr at hvis du trenger en bestemt informasjon - for eksempel et fakturanummer - kan du umiddelbart finne det. Dette er spesielt nyttig hvis du vil møte kundens behov så raskt som mulig.
3. Dokumentskanning reduserer lagringsplass
Ved å konvertere alle dine fysiske dokumenter til digitale filer, trenger du ikke lenger å lagre dem der de er nær hånden. De kan bokses opp og sendes for å sikre, dedikerte nettsteder, frigjøre plass på kontoret din for viktige ting og redusere kostnadene knyttet til papirfillagring.
4. Dokumentskanning forbedrer sikkerheten
Siden du ikke trenger disse papirfilene på stedet, kan du beholde dem i dedikerte lagringsanlegg som har fremragende sikkerhetsprotokoller. Du trenger ikke å bekymre deg for sikkerhet på kontoret din heller, da alle digitale filer og sikkerhetskopier kan lagres eksternt på svært sikre servere.
5. Dokumentskanning lar deg dele og samarbeide
En annen stor fordel med digitale filer over papirene er dokumentdeling. Flere kolleger kan få tilgang til det samme dokumentet når det er nødvendig, og reduserer bortkastet tid igjen hvor papirfiler må sendes fra en avdeling til en annen.
6. Dokumentskanning hjelper deg med å oppfylle forskriftsregler
Til slutt kan det hende du finner ut at overholdelse prosedyrer i din bransje krever at du beholder noen dokumenter digitalt, så vel som fysisk. Å sette en sikker og effektiv dokumentbildingsløsning på plass, kan nå spare tid og krefter nedover linjen.
Skanner bilde via Shutterstock
3 kommentarer ▼
