Riktig telefon etikette er avgjørende for å presentere et profesjonelt bilde og holde et kontor kjører jevnt. Å få nyanser riktig er viktig, siden en telefonsamtale vanligvis representerer kundens første møte med selskapet. Disse samme uskrevne regler gjelder også for kollegaforhold, hvor en uhøflig person lett kan forstyrre et ellers harmonisk miljø. Å lære de grunnleggende regler for kontorets telefonetikett vil nå redde deg fra forlegenhet senere.
$config[code] not foundKunngjør deg umiddelbart
Ikke la innringere gjette på identiteten din når du svarer på dem. Svar med ditt fulle navn og det formelle firmaets hilsen, hvis din arbeidsgiver krever en. For eksempel kan en front office resepsjonist si noe som, "God morgen, dette er Jane Doe snakker, hvordan kan jeg hjelpe deg?" Aldri spise eller tygge tyggegummi mens du er på telefonen. Hvis den som ringer, forlater en melding, gjentar du informasjonen høyt, så han vet at du forstår dem. Merk hver samtals tid og dato før du slår på meldingsglasset.
Forbedre din høyttalertelefon
Begrens høyttalertelefoner til private innstillinger som konferansesamtaler, der det er enkelt å inneholde volumnivåer bak lukkede dører. Hold dem ut av hytter eller åpne steder for å unngå å forstyrre medarbeiderne. Når du gjør forretninger, må du sørge for at alle parter vet at du bruker en høyttalertelefon og får avtale før du starter. Når et møte avsluttes, må du sørge for at du virkelig har koblet fra høyttalertelefonen, slik at ikke-deltagere kan høre noen tilfeldige kommentarer som du eller andre gjør.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingDekk hodetelefonene
Hold hodetelefoner eller Bluetooth-hodetelefoner på skrivebordet når du forlater det i lengre tid, for eksempel å bruke toalett eller ta en personlig pause i et felles område. Ellers vil kollegaer streve for å få oppmerksomheten din, siden de ikke har noen ide om du tar en samtale.Bruk av øretelefoner eller hodetelefoner når du ikke bruker dem, er også uhøflig, siden det antyder at du ikke er villig til å engasjere seg med andre mennesker.
Senk volumet
Ikke miste oversikten over omgivelsene mens du er på telefonen. Snakk i stille, samtale toner hele tiden - men senk stemmen din hvis kollegaer blinker irritert utseende, beretter Barbara Pachter, en karriere coach intervjuet i Business Insider oktober 2013 artikkel "Åtte Telefon Etiquette Regler Alle profesjonelle bør vite." Følg lignende regler for enheter som mobiltelefoner. La dem vibrere for å unngå å forstyrre arbeidsfunksjoner, og velg vanlige ringetoner. Medarbeidere kan ikke dele kjærligheten til slipende hip-hop eller speed metal, for eksempel.
Husk dine telefonsvarer
Angi navn, tittel og instruksjoner for innringere i taleposthilsen. Følg arbeidsgiverens brukerhåndbok. For eksempel krever Stillehavsuniversitetet ansatte å regelmessig oppdatere sine hilsener - slik at innringere ikke lurer på om en arbeidstaker fortsatt er på ferie. Vær kortfattet i dine talemeldinger, siden mottakeren kanskje ikke har tid til å høre mer enn grunnleggende detaljer. Si imidlertid telefonnummeret ditt sakte, slik at anroperen ikke ender opp med å spille av meldingen din om og om igjen.
