Å jobbe som en administrativ støttespesialist kan være svært givende for en organisert person som liker multitasking, finner ideen om å jobbe i et kontor som tiltrekker seg, og har gode kommunikasjonsevner. Mens spesifikke oppgaver varierer etter selskap og stilling, involverer plikter vanligvis ofte kontorstyring, kontoroppgaver og kontoroppgaver. Ifølge Bureau of Labor Statistics var 2016 medianinntekt for kontor- og administrasjonsstøtteposisjoner 34.050 dollar.
$config[code] not foundKontorledelse
Ditt arbeid i en administrativ støtterolle håndterer oppgaver som er nødvendige for å holde kontoret i gang. Du kan være ansvarlig for å følge opp med å overvåke innkjøp og lagerbeholdning av kontorer, og planlegge vedlikehold av kontorutstyr. Du etablerer også prosedyrer og rutiner, for eksempel å ordne kaffeleveranse hver annen uke eller forespørsel om oppdatert ansattes beredskapsinformasjon hver sjette måned. I noen tilfeller kan du overvåke andre administrative ansatte og koordinere arbeidsflyten i en bestemt avdeling eller divisjon.
Kommunikasjonsflyt
Administrativ støtte spesialister kan fungere som en kommunikasjonsforbindelse for de ledere de støtter. I denne rollen kan du være ansvarlig for å åpne og sortere e-post, se innkommende anrop og e-post, og angi avtaler med ansatte, kunder og leverandører. Du kan også være kontaktpunktet mellom de ledere de rapporterer til og andre ansatte og avdelinger i selskapet.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingDataledelse
I administrasjonsfunksjonen utfører du vanligvis en rekke dataadministrasjonsfunksjoner, inkludert papir- og elektronisk rekordbehandling, konfigurering og administrering av regneark og databaser, rapportering, samling av informasjon og noen ganger analyse av resultater.
Tekstbehandling
Du kan utføre ordbehandlingsfunksjoner som spenner fra å lage notater til å skrive og redigere rapporter, forslag og andre forretningsdokumenter. Du kan opprette nyhetsbrev og brosjyreoppsett, samt oppdatere innhold på selskapets nettsteder og blogger. Ikke bare trenger du å vite hvordan du bruker tekstbehandlingsprogrammer og skriver raskt og nøyaktig, spesialister på administrativ støtte må ha forretningsskriving, redigering og korrekturlesing.
Spesielle prosjekter
Profesjonelle som jobber som spesialister på administrasjonssiden, er ofte tildelt til å utføre eller føre tilsyn med spesielle prosjekter. Avhengig av selskaps- og avdelingsbehov, kan disse inkludere sourcingleverandører for et stort kjøp, revisjon av kundeoppføringer, analyse av trender i ansattes fravær og evaluering av konkurrentprodukttilbud.
Møteplanlegging
Dine plikter kan innebære koordinering av møtider, planlegging av konferanserom, bestilling av møtelokasjoner, sending av invitasjoner, oppfølging av RSVP, oppretting og distribusjon av agendaen, og arrangering av mat og drikkevarer. Du kan også ta minutter på møter og distribuere dem til deltakere etterpå.
Reiseplanlegging
Planlegging reiser på vegne av selskapets ledere er en viktig del av mange administrative støttejobber. Du velger ofte flyselskaper, hoteller og leiebilleverandører, forhandler priser, reserverer bestillinger og håndterer avbestillinger etter behov. Du oppretter og arkiverer utgiftsrapporter på vegne av selskapsreisende som bruker turkvitteringer eller forsyner firmaets kredittkortopplysninger som brukes til forretningsreiser.
