I mange bedrifter håndterer HR-avdelingen alle personaldataene til hver ansatt, fortid og nåtid. Disse postene ble tradisjonelt holdt på papir, skaper problemer med lagring, muligheten til å finne poster og levetid. Å bytte til et datastyrt personalsystem kan bidra til å løse noen av disse problemene.
Rom
Å holde papirposter tar opp mye plass. Jo flere ansatte et selskap har, jo mer plass trenger man å lagre alle postene, spesielt hvis selskapet holder rekord for tidligere ansatte. Et datastyrt system gir et selskap mulighet til å overføre papirdokumenter til digital form, noe som bare tar opp plass til datamaskinen. De fleste datamaskiner har god ledig plass på harddisken for å lagre alle nødvendige arbeidsoppgaver. Et selskap er da fri til å bruke det tidligere lagringsplasset for papirrekordene for et annet kontor eller en annen type lagringsplass.
$config[code] not foundtilgjengelighet
Papiroppføringer, uansett hvor godt de er arkivert, kan ta flere minutter å søke gjennom for hver bestemt informasjon. Du må finne filen for riktig medarbeider, som vanligvis er lett så lenge filene holdes i god alfabetisk rekkefølge, men kan fortsatt ta tid avhengig av hvor mange arkivskap du må gå blant for å komme til det. Deretter må du fortsatt finne det aktuelle dokumentet du trenger, noe som kan ta tid, spesielt hvis medarbeiderens fil er tykk. Men hvis personalsystemet er lagret på en datamaskin, er det et spørsmål om sekunder å søke etter informasjonen du leter etter gjennom datamaskinens søkefunksjoner. Arbeidsgivere kan se filer fra flere datamaskiner, og til og med kontorer i flere byer.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingTid
I tillegg til å spare tid når du søker etter bestemte dokumenter innenfor papirfiler, kan arbeidsgivere spare tid på andre måter. Hvis en arbeidsgiver krever noen papirdag på grunn av disiplinær handling eller for en prestasjonsvurdering, måtte hun vente på at noen skulle finne filen og levere den til henne. Når systemet er datastyrt, kan hun ganske enkelt slå opp informasjonen på datamaskinen uten å måtte vente. Arkivering av dokumenter gjøres også raskere, og sparer tid på arkivering.
Statistikk
Arbeidsgivere stoler ofte på statistikk for å evaluere sine ansatte og selskapets behov. Når personopplysninger er datastyrt, kan en arbeidsgiver instruere datamaskinen til å samle spesifikk statistikk, for eksempel utgangsnivåer, fravær eller omsetningsrate, for å finne måter å forbedre selskapet på. Statistikken kan gi en arbeidsgiver et vell av viktig informasjon. Hvis øverste ledelse ber om denne statistikken, gjør datamaskinen det enkelt å kompilere informasjonen og kan raskt lage en graf for å bedre illustrere statistikken.
trender
Noen ansatte viser trender i deres arbeidsvaner som kan tyde på en arbeidsgiver på potensielle problemer. For eksempel kan en ansatt ha en vane med å ringe inn syke en gang i uken på samme dag i uken. Noen ansatte velger mandag eller fredag for å utvide en helg, mens andre velger en mer diskret rute ved å bruke en dag i midten av uken. Et datastyrt personalsystem kan hjelpe en arbeidsgiver til å identifisere trender som dette lettere enn å stole på papirrekord og minne.
