Tilbake i 1917 slo den første Bankers Box® kontorrekord på sitt hode. Som navnet antyder, ble det laget for bankfolk å administrere bankkontoer. Snart ble det imidlertid vedtatt av bedrifter av alle slag for å organisere og arkivere poster.
$config[code] not foundRask fremover 95 år. Verden har forandret seg, men noen ting har ikke. En ting som ikke har endret seg, er behovet for å håndtere dokumenter og poster i din virksomhet.
Faktisk har registeradministrasjon blitt en enda større bekymring i vår moderne verden. For eksempel er rettssaker et faktum i livet i dag. Tvister om bekymring har opped ante når det gjelder registrering av oppbevaring - å ha en solid politikk for å beholde og ødelegge poster og å kunne hente dem nøyaktig hvis det er nødvendig, er viktig. Og det er bare ett eksempel.
Likevel har for mange bedrifter heller ikke en god dokumenthåndteringsløsning, og som følge heraf er det usikkerhet på grunn av dårlig organisert rekord - eller de er outsourcing på grunn av en feilaktig oppfatning, det er en stor hodepine for å håndtere poster internt.
Og det er beklagelig. Hvorfor? Fordi administrere poster gjennom en intern løsning er gjennomførbar og har fordeler - det er ikke vanskelig, det kan spare penger, det er praktisk, det er sikrere, og det blir deg organisert.
Administrere poster internt ligger godt innenfor muligheten for små og mellomstore bedrifter.
Fellowes, et selskap anerkjent for sitt engasjement for innovasjon på arbeidsplassen, nylig undersøkte beslutningstakere i små og mellomstore bedrifter med 1 - 1000 ansatte. Denne undersøkelsen viser fordelene ved å administrere poster internt, som følger:
1) Spare penger - 52% av de som bruker et internt dokumenthåndteringssystem sier at de har spart dem penger / kutteutgifter. Ikke bare det, sier 16% av dem at et internt dokumenthåndteringssystem har hatt en "sterkt positiv innvirkning" på driftskostnader.
Faktisk er kostnaden en nøkkelfaktor for å bytte til en intern løsning. Nesten 65% av de som bytter til en intern dokumenthåndteringsløsning sier at kostnader for dokumentasjon, off-site, shredding, binding og laminering var en faktor i deres beslutning.
For å få et raskt øyeblikksbilde av bedriftens potensielle besparelser, prøv Fellowes Savings Analyzer på savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Ikke flere uventede og skjulte kostnader- Et av problemene som bedrifter står overfor ved hjelp av dokumentoppbevaring og gjenfinning fra stedet, er uventede avgifter enn det som kan øke den totale kostnaden for off-site-rekordbehandling. På grunnlag av grunnleggende lagrings- og hentingskostnader, er det ekstra kostnader for drivstofftilskudd, odd-size-bokser, re-boxing, rush-henting, rush-levering, levering av tredjepart, lagringsminimum, håndteringskostnader, programavgifter, arkiv ødeleggelse / detaljerte fakturering og kopieringskostnader. En intern løsning kan minimere eller eliminere alle disse kostnadene. Dette diagrammet viser den negative effekten av så mange avgifter:
Klikk for å se større kartbilde
3) Hentetider er raskere - Tiden er penger i virksomheten. Bare 14% sa at deres off-site dokumenthåndteringsleverandør hentet dokumenter samme dag som ønsket. Nesten en tredjedel sier at det tar tre dager eller mer å hente poster - noen ganger mer enn en uke! Med en intern løsning er hastigheten i din kontroll.
4) Effektivitet og bekvemmelighet forbedre - Ifølge undersøkelsen sier 74% at det å gå til dokumenthåndtering utenom nettstedet ikke har hatt noen innvirkning eller negativ innvirkning på effektiviteten.
Fellowes opprettet Savings Analyzer for å beregne ditt sparing potensial. Det tar så lite som 60 sekunder å kjøre kalkulatoren - prøv det og se.
7 kommentarer ▼
