Tid er en av de mest verdifulle eiendeler til bedriftseiere. Men med så mange tid å kaste bort oppgaver på oppgavelisten din, må du ta kontroll over arbeidet ditt, eller det vil ta kontroll over deg. Heldigvis kan teknologien hjelpe.
$config[code] not foundHer er 10 vanlig tid å kaste bort oppgaver for å automatisere for å frigjøre tid:
Sortering av e-post
Før du kommer rundt for å svare på e-post, hjelper det å organisere dem. En av de beste effektivitetsbevegelsene du kan gjøre, er å bruke etiketten, taggen og / eller mappefunksjonene i e-postprogrammet ditt. På den måten kan du takle viktige e-poster først, og mindre viktige senere (eller kanskje aldri). Det hjelper deg også til å "batch" e-postmeldinger for effektivitet.
For eksempel kan enkelte meldinger kreve en umiddelbar respons mens andre kan vente. Eller du vil kanskje fokusere på e-post relatert til ett bestemt prosjekt om gangen. Disse situasjonene er perfekte for merkede mapper.
E-postplattformer som Gmail kan automatisk sortere e-post i mapper, i henhold til regler du angir. For eksempel kan ukentlige nyhetsbrev gå inn i en mappe. E-post fra klienter kan sendes til en prioritetsmappe eller merket som "viktig".
Å svare på e-post
Når det er på tide å svare på e-post, er det sannsynligvis noen svar som vil være de samme eller i det minste liknende. For eksempel kan du sende lignende svar til henvendelser fra potensielle kunder eller allmennheten.
I slike tilfeller kan du spare mye tid ved å bruke hermetiske svar i Gmail eller e-postmaler i Outlook.
Publisering til sosiale medier
Å engasjere seg personlig i sosiale medier er viktig - og du bør ikke hoppe over det. Det betyr ikke at du må gjøre hver eneste ting manuelt, skjønt.
Når du legger ut generelle oppdateringer, koblinger eller lignende innhold, kan planleggingsprogrammer som Buffer og Hootsuite hjelpe deg med å spare tid ved å planlegge innlegg for å gå live hele uken. I stedet for å gå frem og tilbake mellom nettsteder og apper, klarer du alt fra ett dashbord.
Blogging-plattformer som WordPress og e-handels nettsteder som Etsy tilbyr også muligheter til automatisk å legge inn nye linker eller produkter til sosiale medier.
Til slutt, hvis du foretrekker å kurere innhold fra tredjepart til dine etterfølgere, en tjeneste som $ 99 sosiale kilder og legger inn innhold til dine sosiale kontoer, per din instruksjon. Det vil frigjøre deg for å jobbe med sosial strategi, i stedet for gjennomføringsdetaljer.
Planlegger avtaler
Har du noen gang gått fram og tilbake for å planlegge avtaler med flere travle mennesker - sliter med å finne en dato og tid som fungerer på alles kalendere? Det kan være frustrerende.
Hvis du planlegger mange avtaler, kan du tilbringe timer hvert år på denne tiden å kaste bort oppgaven. I stedet, hvorfor ikke implementere en online planleggingsapp som ScheduleOnce?
Du kobler bare din eksisterende kalender til appen. En god planleggingsapp vil integreres med populære kalendere som Outlook og Google-kalendere. Deretter inviterer tredjeparter til å gå online for å se hva som er tilgjengelig på din tidsplan, og velg datoer og klokkeslett som passer dem.
Noen smarte mennesker inkluderer til og med en link til deres onlinekalender rett i deres e-signaturer - kutte enda et steg ut av prosessen.
Du vil unngå å kaste bort tidfelting og sammenligne e-postmeldinger. Planleggingsmøter var aldri så lett som med en planleggingsapp.
Sende gjentakende fakturaer
Hvis du fakturerer kunder eller kunder for samme beløp hver måned, er det enkelt å automatisere det. Noen regnskapsprogrammer som Xero kan settes opp for å generere og sende ut regelmessige tilbakevendende fakturaer. Noen systemer sender også oppfølging påminnelser dersom fakturaen ikke betales i tide.
Eller kanskje du har kunder på gjentatte kredittkortfakturaer, for eksempel for abonnementer. I så fall bruk noe som Freshbooks eller PayPal for å lade kundens kort hver måned.
Mange små bedrifter er dessverre lax på å sende ut og følge opp på fakturaer. Automatisering sparer tid, selvfølgelig. Det gjør det også mindre sannsynlig at denne viktige oppgaven vil falle gjennom sprekkene.
Automatisering av trafikkrapporter for nettsteder
En av de beste måtene å lære å tiltrekke seg mer trafikk på nettstedet, er å forstå din eksisterende trafikk bedre. Du trenger å vite hva som fungerer i dag - og hva er det ikke. Med andre ord må du ha et godt håndtak på hva besøkende er ute etter, hvordan de kommer til nettstedet ditt, og hva de gjør når de kommer dit. Det er viktig å vurdere dette regelmessig for å måle om du gjør fremgang.
Men sikting gjennom store mengder Google Analytics-data tar tid. Og du kan utsette.
I stedet ta tid - en gang - for å sette opp rapporter om nøkkelstatistikk. Deretter har disse rapportene (e) sendt til deg og / eller andre på laget ditt en gang i uken. Du kan få dem sendt som PDF eller som CSV-regneark.
Disse gjentatte Google Analytics-trafikkrapporterne sparer enorm tid i det lange løp. I stedet for å besøke Google Analytics-dashbordet og sitte gjennom data manuelt (når du husker!), Vil du få en rapport levert hver uke som du raskt kan se på eller dekke på lagsmøter.
Håndtering av kundesupport Kommunikasjon
Små bedrifter har en tendens til å nå et punkt der håndtering av kundeproblemer via vanlig e-post blir uhåndterlig. Du ender med å kopiere og lime inn informasjon fra e-post til andre programvaresystemer, for eksempel ordreinngangssystemet eller kontaktdatabasen.
Enda verre, blir viktige kommunikasjoner begravet i en ansattes innboks. Andre i selskapet har ingen synlighet, med mindre du husker å manuelt e-poste medarbeidere for å holde dem i løkken.
Helpdesk programvare som Groove kan være en livredder. Helpdesk- eller billettsystemer får kundekommunikasjon til ett sentralt sted, og automatisk informerer alle de rette gruppemedlemmene.
Så gå en bedre - bruk et verktøy som Zapier å integrere kundesupport kommunikasjon med andre systemer du bruker. Bruk Zapier til å sende en kommunikasjon til din regnskapsprogramvare (for eksempel å oppdatere kundekontaktinformasjon). Eller send det til prosjektstyringssystemet ditt (for eksempel hvis det er behov for spesialkonto vedlikehold).
Ved å integrere med andre systemer, vil du unngå dupliserte dataregistrering, eller verre, tidsspillende effekter av forvirring og feil.
Automatisere oppfølging av e-postadresser
Markedsautomatiseringsprogrammer som Infusionsoft kan hjelpe små lag til å få innflytelse. Du kan sette opp markedsføringskampanjer med en rekke kommunikasjoner for hvert trinn.
For eksempel, la oss si at et prospekt kommer til nettstedet ditt og fyller ut et skjema for å laste ned din gratis tekstmelding. Du kan sende en rekke oppfølgingskommunikasjoner for å opprettholde den ledelsen - uten å måtte manuelt starte e-postmeldinger hver gang. Det er innflytelse!
Fyll ut elektroniske skjemaer
Når du prøver å registrere deg for en ny online plattform, tjeneste, nyhetsbrev eller noe som krever registrering, fyller du sannsynligvis et skjema.Fyll ut en form her eller der er ikke en stor avtale. Men sammen legger de opp til en av tiden å kaste bort oppgaver i livet ditt.
Programvare som Roboform kan automatisk fylle ut disse skjemaene. Du trenger ikke å skrive inn samme informasjon om og om igjen.
Sikkerhetskopiering av dataene dine
Dine data er en av de viktigste eiendelene som virksomheten din har. Derfor er vanlige sikkerhetskopier så viktige. Men folk glemmer eller bare ikke ta deg tid til å fullføre denne oppgaven regelmessig.
Cloud-baserte tjenester som Carbonite og Dropbox tilbyr løsninger som automatisk sikkerhetskopierer filene dine til skyen.
Med Google Disk og Microsoft OneDrive kan du angi at alle dokumentene dine er standard for å lagre automatisk til skyen. Og du kan også sette opp automatiske sikkerhetskopier lokalt gjennom Windows eller Apple Time Machine.
Automatiser disse 10 gangene med å kaste bort oppgaver, og finn deretter 10 flere for å automatisere. Et par minutter frigjort her og der til slutt legge opp til timer. Det er timer du kan bruke til å sparke tilbake og nyte livet.
Trøtt på jobbfoto via Shutterstock
5 kommentarer ▼
