Effektiv kommunikasjon er viktig i planlegging og styring av organisasjonens ressurser for å oppnå selskapets mål. Betydningen av virksomhetsmeldinger gjør effektive kommunikasjonsevner et kritisk forretningsverktøy og en viktig medarbeiderattributt. Ifølge Herta Murphy, Herbt Hildebrandt og Jane Thomas, vil forfatterne av "Effective Business Communications", bruken av "de syv C-er", som fullstendighet og konsistens, sikre at ansatte blir bedre kommunikatorer, i stand til å velge meldingsinnhold og stil som best passer til formålet og mottakeren av en melding.
$config[code] not foundfullstendighet
En komplett forretningsmelding inneholder all informasjon mottakeren krever for å forstå og muligens svare på meldingen. En komplett melding svarer seks spørsmål: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan. For eksempel å spørre en ansatt om å utarbeide en rapport, oppgir du hvilken rapport som kreves, når rapporten skal fylles ut, til hvem og hvor den ansatte skal levere rapporten og hvordan rapporten skal opprettes.
knapphet
Kortfattede forretningsmeddelelser er både tids- og kostnadseffektive fordi meldingene bare gir kun relevant informasjon uten å gjenta ideer. Kortfattede meldinger inkluderer ikke unødvendige detaljer, og enkelte ord, i stedet for setninger, brukes når det er mulig. I tillegg bruker kommunikatoren "hvilke" og "det" fraser sparsomt. For eksempel, "Bare fem leverandører står for tre fjerdedeler av denne måneden for betalingen."
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingBetraktning
En effektiv kommunikasjon er en som oppfyller behovene til en bestemt lytter. For eksempel, "Du vil være i stand til raskere å forene selskapets betalingskonto dersom du bruker klokkeslettet tre timer på kontoen forsoning og avstemningsrapportering på skrivebordet."
concreteness
Vag kommunikasjon unngås av den effektive kommunikatoren som bruker spesifikk eller bestemt informasjon, for eksempel fakta og figurer, til å formidle ideer. For eksempel, "Vårt betalende årsberetning indikerer at vi skylder Smith Electric $ 15.000 på 30 dager, $ 45.000 på 60 dager, for totalt $ 60.000." Meldinger er også mer konkrete dersom eksakte ord blir brukt. For eksempel er "journal avstemmingsrapport" mer definitiv enn "avregningsrapport for kundeavdrag".
Klarhet
Klarhet gjør det mulig for en lytter å forstå en melding uten problemer. For å snakke tydelig bruker en høyttaler presise språk og kjente ord. For eksempel kan en høyttaler si "etter avstemming av kontoer" i stedet for "etter avstemming av kontoer." Klarhet krever også å unngå teknisk og forretningsjargong, med mindre taleren er sikker på at lytteren er kjent med vilkårene. Høyttaleren bør også unngå lange setninger og ordens ubehagelige ordninger.
høflig
Behagelig kommunikasjon er respekt for leseren eller lytteren. Slike kommunikasjoner unngår også tvilsom humor. For eksempel, i stedet for "Din melding er helt uutslettelig", kan en høflig melding si: "Jeg mangler den erfaring som er nødvendig for å tolke instruksjonene riktig."
korrekthet
Korrekthet refererer til bruk av riktig tegnsetting, grammatikk og stavemåte og bruk av nøyaktige fakta og figurer. Derfor foreslår korrekthet at all informasjon i en kommunikasjon skal dobbeltsjekket for nøyaktighet og være rettidig. For eksempel krever korrekthet at originale datakilder brukes når det er mulig.
