Du kan oppnå fantastiske ting i bedriften når du har de rette verktøyene, både teknologiske og sosiale. Dette gjelder spesielt for styring av selskapsprosjekter.
Med noen gode verktøy i ditt arsenal, for eksempel de som følger, bør du kunne takle alle dine prosjektledningsbehov.
Har du alle syv av disse?
Prosjektstyringsprogramvare
Takket være moderne teknologi har prosjektstyringsprogramvaren blitt enklere å bruke enn noensinne. De beste programmene gjør at du kan beholde alle dine samarbeidspartnere på samme side, med interaktive tidslinjer, datasporing, tidsstempling, utgifter på hver jobb, innholdsinnsamling og delegeringsfunksjoner.
$config[code] not foundIfølge Tom Treanor, direktør for Marketing at Wrike, et prosjektledelse programvare selskap, "Du trenger et prosjektledelse alternativ som gjør det enkelt å lage oppgaver, involvere gruppemedlemmer gjennom enkel tagging, og som integreres med e-post og fildelings plattformer. Bruk av god prosjektstyringsprogramvare er en av nøklene for å lykkes med å oppnå dine forretningsmål. "
Aktive plattformer
Hvert prosjekt trenger tilgang til fildelingsfunksjoner for å holde relevante medlemmer av teamet til enhver tid på oppgave. Dette gir tilgang til filer fra prosjektlederen til gruppemedlemmene, og bidrar til å minimere prosjektproblemer og ineffektiv tidsstyring.
De beste delingsprogrammene har følgende egenskaper:
- Online og kan nås hvor som helst med en Internett-tilkobling
- Enkle redigeringsfunksjoner
- Evnen til å knytte prosjektet til oppgaven
- Deling evner mellom samarbeidspartnere
- Sikkerhetsfunksjoner som beskytter og sikkerhetskopierer arbeidet ditt
- Integrasjon med prosjektledelsesprogramvaren
Blant de vanligste delingsplattformene er Google Disk, Dropbox, Microsoft OneDrive og Communifire.
Prosjektanalyse
For å holde jobbene dine så jevne som mulig, trenger du et prosjektanalyseværktøy som skal samle inn data fra prosjektstyringsprogramvare. Slike data vil forbedre effektiviteten og behandlingen.
De beste prosjektstyringsalternativene vil ha analyser programmert rett inn i programvaren, men du kan også finne separate alternativer som samler dataene for deg. Den resulterende rapporten vil vise deg tid og penger brukt på hvert prosjekt, antall involverte personer, mengden kommunikasjon som er nødvendig, og annen informasjon du trenger å vite for å effektivisere prosessene og forbedre bunnlinjen.
Kommunikasjonsstandarder
Før du starter et prosjekt med noen samarbeidspartnere, må du definere kommunikasjonsstandardene dine. De fleste bedrifter bruker e-post for all kommunikasjon, men det vil ikke fungere for hvert selskap og hvert prosjekt.
La samarbeidspartnene dine vite de riktige kanalene for å gå gjennom når de trenger å stille et spørsmål, delta i lagsmøter, diskutere kreative ideer og samhandle med lagkamerater.
For eksempel vil du kanskje at alle enkle spørsmål og teaminteraksjoner skal finne sted i prosjektstyringsprogramvarens kommentarfunksjon; og alle lagsmøter skal foregå gjennom gruppevideochatt, for eksempel Google Hangout.
Definere disse standardene i begynnelsen vil redusere bortkastet tid og feilkommunikasjon og hjelpe deg med å levere mer effektivt arbeid.
maler
De fleste av prosjektene dine vil trolig falle under de samme kategoriene. For eksempel, hvis du spesialiserer deg på SEO, vil du jobbe med PPC-kampanjer, sosiale signaler og innhold på nettstedet, med all sannsynlighet.
For å få prosjekter til å flyte mer jevnt, kan du utvikle maler for hver av disse kategoriene. Det kan ta litt ekstra tid i begynnelsen, men det vil være verdt det når de ulike fasene til hvert prosjekt løper mer effektivt, og arbeidet som utføres av gruppemedlemmene dine, slutter å kreve mindre revisjon.
Delegert ansvar
En felles forbannelse av prosjektledere er ønsket om å gjøre alt selv fordi du tror at du vil kunne gjøre det riktig. Vanligvis er det rett og slett ikke mulig å gjøre alt selv og å ta for mye vil bare resultere i dårlig kvalitet som du kjører for å fullføre alt på tide.
Et prosjekt som er ordentlig delt mellom hver av gruppemedlemmene er et prosjekt som er mer sannsynlig å lykkes. Bare husk at delegering av en oppgave betyr at du stoler på de andre gruppemedlemmene for å utføre arbeidet riktig, og du må vise tilliten ved å sjekke inn bare av og til, og ikke mikromanaging hvert element av jobben.
Delegere ansvar og deretter stole på at gruppemedlemmene dine skal fullføre oppgaven, vil ikke bare lette arbeidsbelastningen, men forbedre ansattes ytelse over tid.
Definert lederskap
Suksessen til de fleste prosjekter avhenger av en bestemt leder som har egenskapene til en profesjonell. Hvis du ikke har en klar leder, vil dette føre til forvirring og redusere prosessen, ettersom gruppemedlemmene dukker det ut under beslutningsprosessen fordi ingen er utpekt til å ta de endelige beslutningene.
En solid leder kan sette de beste ideene fra gruppemedlemmene i praksis og levere det endelige ordet om prosjektbeslutninger. Lederlederen bør også:
- Advokat for visjonen,
- Kommunisere godt,
- Kommunisere åpent og ærlig med alle samarbeidspartnere,
- Exude entusiasme om prosjektet,
- Delegere uten micromanaging,
- Vis selvtillit og sterke beslutningsprosesser,
- Vet hvordan du løser problemer som de overfører,
- Tilbakemeldinger og ros når fortjent,
- Lytt til andres innspill og oppfordrer kreativitet og ideer.
En kompetent leder er et av de viktigste verktøyene i prosjektledelsesbeltet. Med en definert leder som er villig til å jobbe med alle dine medarbeidere, er vellykket prosjektledelse ikke bare mulig … det er sannsynlig.
Prosjektleder Foto via Shutterstock
7 kommentarer ▼
