Virksomheten drives i økende grad gjennom online møter.
Utstyret blir samtidig lettere å bruke, med sømløse integrasjoner, og mer sofistikert og kraftig i funksjoner. Selv personer i transitt kan trekke seg over til et hvilestopp eller finne et rolig sted og delta i en Internett-konferanse fra brukervennligheten til smarttelefonen.
Business Webkonferanse-løsninger er billige, ofte fra $ 20 per måned opp til $ 40 per måned for en funksjonsrik servicepakke. I henhold til et tablett fra Getvoip.com, en webkommunikasjonsrådgiver, vil de fleste bedriftens VoIP-telefonleverandører til og med tilby webkonferanse-løsninger som et tillegg for en månedlig avgift fra $ 5 per måned til $ 15 per måned.
$config[code] not foundWebkonferanser kan være en åpenbaring - eller et stort sløsing med tid for noen organisasjoner hvis ikke implementert på riktig måte. De teknologiske underverkene vil være verdiløse hvis webbaserte møter er uorganiserte, for lange, for korte, meander eller på andre måter er ineffektive og ineffektive. Med andre ord, attributtene til et godt møte som holdes når alle er i samme konferanserom, må opprettholdes, så godt som mulig, i et webkonferanseformat.
SyberWorks 'Mary Polley-Berte tilbød en uttømmende liste over tips til webkonferanser. Her er noen av hennes forslag for å gjøre webkonferansen din til en suksess:
- Vær veldig forsiktig i produksjonen av PowerPoint-lysbilder. De må være overbevisende og på-punkt.
- Ha en "go-to" person hvem er det sentrale fokuset når man organiserer møtet.
- La deltakerne vite hva vil bli taklet under møtet.
- Repeter og test presentasjonen før møtet.
- Generelt, sørg for at alle som er involvert i å drive webkonferansen, er kjent med teknologien som skal brukes.
Noen av Polley-Berts etterfølgende forslag - det er 23 flere - er veldig nyttige. Utgangspunktet er at webkonferanseteknologien fortsatt er i sine tidlige stadier, men nøklene til å bruke den i stor grad og effektivt er basert på gammeldags sunn fornuft.
CIOs Esther Schindler dekker noe av samme grunnlag som Polley-Berte. Men hennes unike snurr og innsikt gjør hennes tanker til en annen verdifull lese.
Schindler foreslår at sending av informasjon før en telefonkonferanse er viktigere enn å gjøre det for et internt møte. Grunnregler er viktige på grunn av arten av webtelefonkonferanser. Hun legger til at tett kontroll er et must. Folk som deltar på webkonferanser er ansvarlige for alle forstyrrelser av et hjemmekontor eller Starbucks. Dermed er mental disiplin enormt viktig.
Det er også viktig å ikke falle i bytte til syndromet "ute av syne". I hybridmøter - hvor de fleste er på ett sted, men betydelige tall går på eksternt - er det en tendens til å glemme de som ikke er i rommet. En strukturert tilnærming til saken er et viktig skritt i å forhindre dette.
Humbolt State University, i et ubøyelig stykke, ser på webkonferanser fra uken før, under og dag etter utsiktspunkt. Det er flere forslag for hver tidsperiode. Her er de øverste fra hver:
- Før: Forutse sannsynlige deltaker spørsmål og utarbeide svar; gi en agenda og skape en klar forståelse av målet med konferansen.
- Under en tørrkjøring: Bruk datamaskiner som skal brukes under arrangementet for å sikre at de har riktig programvare og fungerer som de skal. inkludere alle høyttalere og moderatorer i tørrløpet, slik at alle vet hva som skal gjøres.
- Dagens økt: Bruk en detaljert agenda start online økten 30 minutter før arrangementet.
- Under økten: Invitere deltakere til å introdusere seg via chat, tjener det dobbelte formål å gjøre dem kjent med teknologien og holde dem engasjert. løp gjennom dagsordenen og gjør en lydkontroll.
- Etter økten: Gjennomgå noen opptak som en måte å forbedre i alle aspekter ved å kjøre en webkonferanse; legg inn en lenke til opptaket der deltakerne og andre kan ha nytte av det.
Dr. Tony Karrer på eLearning Technologies tilbød også en liste over trinn som vil øke sjansen for å holde en vellykket webkonferanse. Artikkelen er ikke ny, men det har råd som fortsatt er svært relevant. Noen av Karers viktige innsikt:
- Ikke planlegger ad hoc-deltakelse fra deltakere. Design dem inn. Hvis folkens frivillige innspill, betrakt det som en bonus.
- Hvis det er lang tid eller multipoint sesjon, design i pauser.
- Hvis webkonferansen spenner over tidssoner - spesielt internasjonalt - planlegger svært nøye.
- Oppmuntre folk hvem vil presentere på relaterte emner eller under det samme panelet for å kommunisere med hverandre før arrangementet.
Webkonferanser tilbyr enorme fordeler. Samtidig er de forberedelsesintensive. Mange av de tingene som skjer naturlig i et lokalsamfunn, for eksempel improviserte samtaler under kaffepauser, og muligheten for folk å lese de verbale signalene til høyttalere, er helt eller delvis fraværende. Å gjøre opp for dette er vanskelig, men ikke umulig.
VOIP Conference Photo via Shutterstock
4 kommentarer ▼
