Som leder ønsker du et produktivt lag, så det er bare fornuftig å styrke aktualiteten og hjelpe medarbeiderne å fjerne tydelige arbeidsvaner som utsettelse.
Utsettelse spiser bort på produktiviteten til den personen som forteller. Mer enn det legger det til stress - stress til procrastinator så vel som til resten av laget, som må kjempe for å ta opp slakkene for savnede frister.
$config[code] not foundDet fører også til negative følelser som utrydder samarbeid. Prostituatoren bærer en skyld i skyld for ikke å være rettidig, og andre på laget føler seg vred for å gjøre opp for noen andre å slippe ballen.
For ikke å nevne, det kan selvsagt skade virksomheten din bunnlinjen. Utsettelse kan føre til ulykkelige kunder, straffer for forsinkelser og tapt fremtidig salg.
Programvaren gir en enkel løsning for å hjelpe teamet ditt til å bryte forsinkelsesvanen. Her er 5 enkle måter å bruke programvare til å bryte seg bort fra utrykk og gjøre deg og ditt team mer produktive.
Bruk kalendere til deres største potensial
Digitale kalendere er perfekte for å bryte syklusen av utsettelse - hvis du bruker dem på riktig måte. Oppfordre teamet ditt til å prøve disse kalensteknikkene (og bruk dem selv til å lede med eksempel):
- Blokk ut en bestemt periode for å gjøre et viktig prosjekt eller en oppgave i kalenderen din. Hvis det er på kalenderen din med en time eller to satt til side for å gjøre det, er du ett skritt nærmere enn å bare sette oppgaven på en oppgaveliste.
- Når du angir kalenderen, legger du til koblinger til eventuelle dokumenter du trenger for oppgaven, rett i kalenderen. På den måten spilder du ikke tid på å søke etter dokumenter for å komme i gang - eller bli distrahert.
- Bruk delte kalendere i organisasjonene dine, for å unngå å gå frem og tilbake for å sjekke tilgjengeligheten. Med delte kalendere kan du se hvem som er ledig. Lær også funksjonene i kalenderprogrammet ditt for å finne små hacker som gjør planlegging enklere. For eksempel har Outlook-kalendere noe som kalles Scheduling Assistant som kan gjøre møteoppsettet raskere.
Skyll og Gjenta: Maler, Maler, Maler
Ingenting fremmer utsettelse som å se på en blank skjerm og lurer på hvor du skal begynne for det neste prosjektet. En mal tar deg raskere ut av blokken på oppgaver som å skrive en rapport, lage en presentasjon eller bygge en møteagenda.
Det er to typer maler. En er generiske maler som du kan finne online eller til og med i Office-pakken du bruker. Office 365 har for eksempel mange gratis maler i ulike moduler som regneark og presentasjoner.
En annen type mal er de som er skreddersydd for bedriften din. Over tid vil du bygge maler for salgspresentasjoner, rapporter og mer. Nøkkelen er at alle kan finne dem når de trenger dem. Opprett et sentralt malbibliotek og oppfordrer alle til å bruke det. Med delte mapper og lagringsplass for sky-filer er det veldig enkelt å sette opp dette.
Tick Tock: Bruk Time Management Timers
Noen ganger blir forfengelighet hjulpet og forankret ved å bruke for mye tid på ubetydelige oppgaver. Hjelp teamet ditt til å forstå hvordan du fordeler tiden bedre, for å bruke den på de mest presserende og viktigste oppgavene.
Her er hvor noe så enkelt som en timer kan hjelpe. Hvis noen i teamet ditt har en tendens til å bruke for lenge å lese ubetydelige e-postmeldinger, eller lar møter gå over, kan en timer hjelpe med å lagre minutter som legger til timer i løpet av en uke.
Jeg har funnet å være mer bevisst på at tiden har fantastiske effekter. Inntil jeg begynte å spore, skjønte jeg ikke hvor mye av tiden min ble sløset på jobber med lav viktighet.
Windows 10 har en gratis timer-applikasjon innebygd. Du kan også finne timerapplikasjoner på nettet eller bare bruke timeren og alarmen på smarttelefonen din.
Øyeblikkelige endringer: Samarbeid over delte dokumenter
Anta at du har en pressemelding du vil at noen av teamet ditt skal se på før det går ut over internett. Forsøk på å få alle som trenger å gi innspill for å vurdere det og svare, kan ta tid - spesielt for procrastinators blant teamet ditt.
Her kommer skyen til redning i form av delte skyvedokumenter.
Visste du at du kan samarbeide på Word ved å bruke en funksjon som gir deg medforfatteren i sanntid? Du kan holde oversikt over redigeringskarakteren etter tegn når noen andre jobber med dokumentet. På den måten kan du få alle på en samtale sammen og samle alle innspillinger raskt i sanntid - unngå tendensen til noen til å forutse.
Microsoft Office 365 tilbyr også multi-party HD-video og lydplattform Team, slik at gruppen din kan diskutere tall, kampanjer og prosjekter fra forskjellige steder. Hvis du har en klient som ønsker å sy på ideer for deres siste kampanje sammen, setter dette alle på samme nettside.
Planner ble bygget spesielt for Office 365. Det fungerer på tvers av alle enhetene dine. Du kan legge til filer, oppgaver og til og med snakke med teamet uansett hvor de er. E-postvarsler gjør det enkelt å la lagmedlemmer vite når de har fått en ny oppgave. Planner engasjerer alle og holder dem oppdatert på enhver utvikling.
Office 365 Video er et annet alternativ for å unngå utsettelse. Opplasting og deling av videoinnhold gjennom firmaet ditt gir et ansikt og levende handling til skriftlige notater og direktiver.
Bruk en virtuell assistent som Cortana
Her er en ekstra procrastination-unngå hack: Bruk en virtuell assistent til å ta notater og gjøre forskning for ditt neste prosjekt. For eksempel kan du bruke Cortana til å diktere et par notater for den store rapporten og lagre dem for OneNote. Noen ganger er det mye lettere å komme i gang hvis du begynner med babysteg, for eksempel å diktere noen notater av ting som skal inkluderes i en rapport.
Du kan også bruke Cortana til å konversasjonelt gjøre nettforskning for et prosjekt. Det får det til å føle seg mindre som trangt arbeid og mer som en enkel diskusjon, hvis du bruker noe som Cortana å se på.
Som disse eksemplene har vist, er det mange måter å bruke teknologi på for å komme i gang og unngå utsettelse. Så hva venter du på? Kom i gang med å bruke noen av disse verktøyene!
På tidspunktet for denne skrivelsen deltar Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador-programmet.
Mann på bærbar bilde via shutterstock
Mer i: Microsoft, sponset 1
