Seniorsekretærer er vanligvis ansatt i kontorer og utfører viktige administrative oppgaver for å sikre at daglige forretningsprosesser kjører effektivt. En seniorsekretær kan jobbe under en eller flere ledere og forventes å holde nøyaktige dokumenter over all nøkkelkorrespondanse innenfor en bedrift. Seniorsekretærer er ansatt i et bredt spekter av virksomheter i offentlig og privat sektor.
Støtte rolle
Hovedansvarlig for en seniorsekretær er å frigjøre tid for sine veiledere ved å utføre viktige administrative oppgaver. Seniorsekretærer spiller en nøkkelrolle for å sikre at kommunikasjon leveres til de påkrevde partene på en presis og rettidig måte. En seniorsekretær vil typisk diktere notater fra toppledelsen, skrive notatene i brev eller rapportformat og distribuere informasjonen til mottakerne, som angitt på Champaign County nettside. En seniorsekretær bør derfor ha en fast forståelse av grammatiske regler og tegnsetting og være dyktig i å bruke grunnleggende kontorprogramvareapplikasjoner for å gjengi statistiske data eller bruke brevmaler. En seniorsekretær vil også forventes å holde en nøyaktig avtaleplan for sin veileder og bekrefte arrangementer for forretningsmøter med alle forventede deltakere. Hun kan også være opptatt av å gjøre reisearrangementer og bestille overnatting ordninger for off-site konferanser.
Kommunikasjonsrolle
En seniorsekretær vil noen ganger bli bedt om å koordinere og overvåke viktige arbeidsoppgaver gitt til kontorpersonalet for å sikre at de blir gjennomført effektivt og på tidsplan. Seniorsekretærer forventes også å trene nyansatte og omskole eksisterende ansatte når eventuelle endringer i normal forretningspraksis er tilpasset. En seniorsekretær kan også fylle telefonsamtaler fra interne og eksterne kilder, relémeldinger mellom avdelinger og skjermsamtaler tatt av ledere for å sikre at all relevant informasjon er notert ned. Hun kan også være opptatt av å fylle besøkende forespørsler i resepsjonen, som beskrevet på nettstedet Total Jobs.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingTilleggsavgifter
En seniorsekretær kan også ta minutter på møter og er vanligvis opptatt av nøyaktig innlevering av korrespondanse fra interne og eksterne kilder. En seniorsekretær er også ansvarlig for å overvåke viktige kontorrekvisita og gjøre nye ordrer for å fylle dem på nytt. Han kan også bistå med å forberede og behandle budsjettestimater og salgsfakturaer og ofte bistå med lønnsadministrasjon. Seniorsekretærer utfører ofte forskning og genererer rapporter om ytelsesnivåer, salgstall og innkjøpskostnader, som beskrevet på Monterey Countys nettsted.
