En av de største utfordringene mange selskaper står overfor når de prøver å holde seg i samsvar med visse regjeringsforskrifter, er riktig å implementere tidsporingsprogramvare. Med en mengde alternativer, inkludert både lavteknologiske og høyteknologiske, kan det være en utfordring å bestemme riktig programvare, de riktige metodene og beste praksis for å implementere hele bedriften.
Her er en titt på noen eksempler på beste praksis som inneholder noen av de mest grunnleggende og viktige rutinene for å finne riktig tidsporingsprogramvare for din organisasjon.
$config[code] not foundImplementere tidsporing fra toppen, ned
Ingenting kan demoralisere ansatte mer enn å føle at det er en dobbel standard, spesielt når det gjelder å spore tid. Når sjefen ikke bare fremmer tidssporing, men bruker den, bidrar dette til å understreke til ansatte viktigheten av tidssporing for alle involverte.
Det er mange kreative måter å holde hele organisasjonen ansvarlig. Annonsebyrå Colle + McVoy implementerte ikke bare et timesheet-system, men en programvareløsning som gjør det mulig for et hele året rundt ølkjøleskap å åpnes hver fredag, forutsatt at alle arbeidstidsbladene sendes i tide.
Ifølge Adweek:
"Colle + McVoy har bygget en vidunderlig maskin kalt TapServer - et" multi-keg øl distribusjonssystem "som bruker RFID og skreddersydd programvare for å bekrefte om du har sluttet å være en lat git, ferdig din timesheets og tjent gratis pint.”
Spesielt med noe som potensielt upopulært som tidssporing, og vet at sjefen verdsetter det nok til å gjøre det selv og anvende de samme reglene over hele bedriften, kan være en kraftig motivasjon for alle andre å gjøre sin del.
Tilby nødvendig trening
Kommunikasjon er alt. Å sørge for at alle forstår hva som er involvert i nøyaktig tidssporing, kan endre måten dine ansatte reagerer på dine nye tidsreguleringspolicyer ved å hoppe over. Til tross for en ansattes gode intensjoner, hvis de ikke forstår hva som er involvert, kan det føre til feil og manglende informasjon på tidsskrifter.
Dette er spesielt viktig for firmaer som arbeider med offentlige etater, har enten timelønn eller lønnstype, eller andre organisasjoner som har strenge krav til tidsporing. Riktig opplæring kan ofte bety forskjellen mellom gjenværende kompatibilitet og å miste en verdifull kontrakt helt.
Automatiser hele prosessen
DCAA News er en organisasjon som gir informasjon til entreprenører som ønsker å bli DCAA-kompatible og sikre offentlige kontrakter. Siden vedlikehold av DCAA-samsvar krever nøyaktig tidssporing, er det verdt å merke seg en av anbefalingene DCAA News makes:
"… Hopp over noen form for manuell bokføring; gjør livet ditt enkelt med et automatisert programvareanlegg som er DCAA-kompatibelt. Disse programvarepakker kan informere om hvilke data som skal spores, kan automatisere godkjenninger, kan tillate ansatte å klokke inn eller ut hvor som helst, skaper fakturaer, gjør det mulig å laste ned i QuickBooks, spor forlater tid, kan lage ekstremt detaljerte ad hoc-rapporter, gir passord beskyttelse og så videre. Disse programvarepakker kan tillate ledere til ledere på mer konkrete oppgaver, samtidig som de kan se nøyaktige tidsplandata. "
Ikke bare vil automatiseringen av forretningsprosessene dine holde deg i samsvar med regjeringen, men det vil også hjelpe deg med å holde bedriftens data sikkert. Ifølge en studie fra IBM, "95 prosent av alle sikkerhetshendelser involverer menneskelig feil." Ja, det er sinnsykt høyt.
Automatisering av prosessene dine vil ikke bare redusere datarisken, men vil også bidra til å holde deg kompatibel, og så lenge du har riktig opplæring av dine ansatte for å følge disse nye systemene, vil din organisasjon kunne få mest mulig ut av tidsskriftet ditt.
Flytt til timepersonell
Mens lønnede ansatte kan høres bra i teorien, fungerer ordningen sjelden ut for arbeidsgiver eller ansatt. Det er alt for enkelt for en ansatt å dra nytte av den ikke-resultatorienterte lønnsslippet, mens mange arbeidsgivere prøver å få mer enn pengene sine er verdt fra ansatt. Resultatet er ofte en robust kamp hvor produktivitet er det ultimate tilfelle.
April Dykman, skrive for Get Rich, beskriver langsomt noen av disse utfordringene:
"Ved en annen jobb ble jeg fortalt at det å være lønn innebar at" hvis vi lukker kontoret tidlig, vil du fortsatt bli betalt. "Men vi lukkede kontoret kanskje to eller tre ettermiddager ut av året, og det var mange, mange hendelser som krevde 8 + timers dager. Når jeg legger inn en 22-timers dag for en spesielt stor begivenhet. "
En langt bedre løsning er å flytte alle ansatte til timelønn, hvor hver part klart forstår hva som forventes, og det er langt mindre plass for en til å dra nytte av den andre.
Registrer din tid daglig
En av de største feilene mange gjør er å registrere tidsark på slutten av uken. Mange av oss kan knapt huske hva vi hadde til frokost i går, enda mindre huske og gjenskape hele arbeidsdager etter faktum. For å opprettholde gode poster og beste praksis, sørg for at alle i firmaet registrerer timelisten minst en gang daglig.
Omvendt, for å bidra til å legge til rette, må du sørge for at prosessen med å ta opp et tidsskjema ikke er så innviklet at det er en viktig oppgave å gjøre det. Innspilling av et tidsskrift bør ikke ta mer enn noen få minutter hver dag.
Selv om det er absolutt ikke uttømmende, er disse tidsplanen beste praksis noen av de viktigste, og dessverre oversett.
Hvis organisasjonen din kan implementere disse når tidsskriftet blir implementert, og kan fortsette å kommunisere tydelig og effektivt med dine ansatte - din bedrift vil fungere bedre for det.
Stoppeklokkefoto via Shutterstock
7 kommentarer ▼
