Administrative assistenter spiller en viktig rolle i å legge til rette for aktiviteter i næringslivet, juridisk medisinsk og mange andre typer kontorer. På grunn av de ulike oppgavene de utfører, trenger administrative assistenter et bredt spekter av ferdigheter, inkludert mellommenneskelig kommunikasjon og organisatoriske ferdigheter.
Roller og ansvar
Administrativ assistent svarer på telefonsamtaler og overfører dem til riktig person på kontoret. De hilser også folk som går inn på kontoret og hjelper dem med å få kontakt med den rette personen. Assistenter koordinerer avdelingsmøter og styrer ledelsenes timeplan for hvem de jobber. Opprette grunnleggende notater og dokumenter, plukke opp e-post og arkivere interne dokumenter er ytterligere nøkkelroller. I noen små kontorer tar en assisterende seg også med seg bokføringsoppgavene.
$config[code] not foundGrunnleggende ferdigheter
I tillegg til mellommenneskelige kommunikasjons- og organisatoriske ferdigheter, er også engelsk grammatikk og skriveferdigheter ofte nødvendig for administrative assistentroller. Disse fagpersonene samhandler hver dag med administratorer, kunder, kunder og andre kontormedarbeidere, og må formidle viktig informasjon på en positiv måte. Integritet er viktig i ethvert kontor, men særlig i bedrifter, advokatkontorer og medisinsk praksis, hvor administrative assistenter ofte overvåker konfidensielle filer. Organisasjonsferdigheter er nyttige for å opprettholde et filsystem for enkel og effektiv dokumentinnhenting, og engelsk grammatikk og skriveferdigheter kommer til nytte når du utarbeider interne og eksterne dokumenter og notater.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingVideregående ferdigheter
Teknologi, Internett og forskning er blant de viktige sekundære evner for en administrativ assistent. Programvarefunksjoner forbedrer de oppgaver som en assistent kan påta seg, særlig når det gjelder bokføring og finansiell registrering. Assistenter blir også bedt om å utføre forskning for ledere ved å søke på Internett, ringe eller grave gjennom filer, slik at evnen til å samle nyttig informasjon og organisere den for enkel bruk av ledere eller andre kontormedarbeidere, er en annen nyttig ferdighet.
Opplæringskrav
Et videregående diplom kombinert med grunnleggende datamaskinkunnskaper og ferdigheter kan forberede deg på mange ledende stillinger på administrativ assistent. Enkelte fellesskoler tilbyr administrative assistentprogrammer med mer avansert opplæring hvis du ønsker å få tilgang til en bredere, høyere betalende administrativ assistentkarriere. Opplæring på jobb er standard i mange kontormiljøer. Hvis du ønsker å jobbe i bestemte bransjer, for eksempel juridisk eller medisinsk, må du kanskje ta kurs eller workshops for å få grunnleggende bransje kunnskap og terminologi forståelse også.
