En sekretærs oppgaver omfatter vanligvis reisearrangementer for sjefen og / eller andre ansatte. Siden sekretærer vanligvis er ansvarlige for å holde planen for travle ledere, tar de også vare på sine reiseplaner og sørger for at arrangementene blir tatt vare på, inkludert hotellreservasjoner og bilutleie.
Planlegger å gjøre reisearrangementer
Når en sekretær oppdager at sjefen hennes må reise for forretning, må hun lære de eksakte datoene for den forventede turen. Hvis du er ansvarlig for å gjøre reisearrangementer for alle i avdelingen eller kontoret, må du avgjøre om andre medarbeider reiser samtidig. Avhengig av firmaet du jobber for, må du kanskje bestemme budsjettet for reiseutgifter eller kontakte regnskapsavdelingen for å se om pengene er i budsjettet for turene. Du må finne ut hvilke hoteller som er i området der sjefen din skal reise, hvis hun har noen preferanser, og få kostnader og tilgjengelighet av rom.
$config[code] not foundÅ gjøre reisearrangementer
Nå som du har bekreftet dagene og antall personer som reiser, må du gjøre de faktiske reisearrangementene. En sekretærs plikter kan omfatte å gå online og gjøre reservasjonen selv eller kontakte et reisebyrå med alle detaljer. Større selskaper kan ha en reisedepartement hvor sekretæren bare må gi den foreslåtte reiseruten, og reisepersonalet har ansvaret for å faktisk gjøre alle arrangementene. Ditt ansvar vil også inneholde en gjennomgang av bekreftelsen på arrangementene og sikre at de er korrekte. Du må vite om sjefen din har sitteinnstillinger på flyet, hvor mange bagasjerom skal tas og om noen må kontrolleres. Møtet eller konferansen sjefen din deltar kanskje krever å reservere sitt sete, og du vil sannsynligvis være ansvarlig for å sende RSVP på hennes vegne.
Fullfører arrangementene
En annen del av å gjøre reisearrangementer inkluderer å ta vare på reisebehovet til sjefen din mens hun er borte. Du må vite om sjefen din trenger transport til flyplassen eller om hun vil bli refundert for kostnaden for å parkere bilen på flyplassen. Du bør gi en trykt kopi av reiseruten for sjefen din til å bruke når hun kommer til bestemmelsesstedet, slik at hun vil kjenne sin daglige tidsplan og inkludere adressene til hotellet og sted for møtet eller konferansen. Du kan reservere en leiebil på forhånd som vil være tilgjengelig ved ankomst eller arrangere at hotellbussen tar henne til hotellet. En sekretærs plikter når det gjelder reisearrangementer inkluderer å sikre at alle aspekter av turen er dekket.
