Småbedriftseiere er noen av de vanskeligste arbeidstakere. Du sliter med å få endene til å møtes, og å holde styr på alt som skjer i din bedrift. Mange små oppstartere kjører på en shoestring, og er helt avhengige av å beholde sine dyrebare kunder og kunder for å holde penger i døren.
Ikke bare det, men småbedriftseiere vet hvordan man skal ha mange hatter (og se bra ut i dem!). Ett minutt kan du foreta salgssamtaler, neste minutt kan du gjøre datainngang, un-jamming kopimaskinen, behandling av en kundefaktura eller bestilling av kontorrekvisita. Du gjør alt.
$config[code] not foundSmåbedriftseiere står overfor så mange ansvar … og så er det utgiftene! Alle som har gått i gang de første årene med oppstart eller styring av et lite kontor, kan fortelle deg - alt på budsjettet blir gransket fra paperclips til programvare. Et par hundre dollar kan bety forskjellen mellom å gjøre lønn og betale kontoret leie (eller heck, selv betale din egen leie).
Det er ikke rart da, småbedriftseiere føler seg stresset og strukket tynn noen ganger. Det er et stort ansvar, og selv om det er mye glede i å drive en liten bedrift og å være din egen sjef (hei!) Er det også mye angst. Hvis en deadline blir savnet eller en klient forlater, kan den stenge deg ned.
Fri deg selv fra Spreadsheet Madness
Mange småbedriftseiere kommer opp med utførlige regnearksystemer for å holde rede på alt. Tross alt må du finne en måte å holde faner på hver kundekontakt, deres ordrer og dokumenter knyttet til disse ordrene, tidsfrister, prosjektmål og milepæler.
Deretter er det kalendere: Som småbedriftseier trenger du fem eller seks forskjellige kalendere (minst). En produksjonskalender, en kalender for å spore salg og kundeavtaler, din egen kalender selvfølgelig, en felleskalender for å sammenfalle og tide hendelsene dine med betydelige hendelser … listen fortsetter.
Du vil sikkert sette opp et regneark for å spore når du sendte e-postadresser, og når du sist oppdaterte kontaktinformasjonen, som må oppdateres i e-postsystemet. Du vil også ha et regneark av e-postsystemer, sosiale medier oppdateringer, analyser, programvare og fakturering, regnskap og salg programvare. Åh … og selvfølgelig vil du lage et regneark av regnearkene dine.
STOP MADNESSEN!
Du trenger et prosjektledelsesprogram
Det er denne vanlige misforståelsen prosjektledelse programvare er kun for store selskaper. Egentlig, selv om det er helt kritisk for små bedrifter. Store selskaper har råd til å miste en kunde her og der, men små bedrifter kan ikke. Store selskaper har flere som leder og jobber med en oppgave, og de kan alle holde styr på bare en del av prosjektet. For småbedriftseiere må du holde styr på det hele.
Det er derfor som en bedriftseier, det er viktig å ha god prosjektledelsesprogramvare. Det handler om å frigjøre deg for å gjøre de tingene du trenger å gjøre. Tilbringende timer som prøver å bla gjennom massive Excel-filer for å finne svaret på et enkelt spørsmål, kan være galning og kan koste deg tid og penger. I virksomheten fortsetter trenden mot smarte prosjektstyringsverktøy, og det blir bare sterkere.
Kostnadsfaktoren
Det fantastiske med prosjektledelsesprogramvare er at det ikke er nesten så dyrt som du kanskje tror. Avhengig av antall brukere, kan du få tilgang til mange programmer gratis og mest for under hundre dollar i måneden.
En annen bekymring er tiden det kan ta å "flytte data" og sette opp programvaren. Finn et prosjektledelsesprogram som integreres med systemene du allerede har på plass og jobber med kalendere og kundekontaktprogrammer som Gmail og Google Kalender, MailChimp og Evernote. Når du har forpliktet deg til å bruke et prosjektstyringsprogram, kan det være oppe og løpe i bokstavelig talt en dag.
Bli organisert
Tenk på prosjektledelsessoftware som et filskap, kalender og stor whiteboard, alle rullet inn i en. Tenk deg at du sitter på kontoret for tjue år siden, omgitt av et visittkort og en Rolodex-fil for hver klient. Du har papirkopier av hvert dokument du har sendt. Du har regnskapsbøker og filer på filer. Du har et stort styre for å holde oversikt over hvert prosjekt i ruten og flere forskjellige kalendere for å spore forfallsdatoer for hvert prosjekt.
Føler du deg overveldet ennå?
Stor prosjektstyringsprogramvare gir tilgang og organisering til alle disse dataene i håndflaten eller på skjermen på skrivebordet. Det er en virtuell prosjektleder, som påminner deg om forfallsdatoer og tidsfrister, og gir deg en mild nudge når du trenger å kontakte noen.
Som småbedriftseier bør spørsmålet ikke være om du har råd til tid og energi til å bruke et prosjektstyringsprogram - men hvordan på jorden har du råd til ikke å?
Liten arbeidsgruppefoto via Shutterstock
6 kommentarer ▼
