Arbeide med innkjøpsledere, innkjøpsassistenter koordinerer anskaffelsesaktiviteter, og sikrer effektiv oppkjøp av varer til rettferdige priser.De anbefaler ledere på produktene å kjøpe, opprettholde kommunikasjon med leverandører, spore ordre og opprettholde nøyaktige kjøpsposter. Innkjøpsassistenter, som vanligvis trenger et videregående opplæringsdiplom og noen administrativ eller kontorlig erfaring for å bli ansatt, kan jobbe for bedrifter, lokale myndigheter, offentlige etater og ideelle organisasjoner. Ifølge Simply Hired, en arbeidsstøtte nettsted, innkjøp assistenter tjent en gjennomsnittlig årslønn på $ 42.000 fra februar 2014.
$config[code] not foundGi råd
For å sikre at en organisasjon kjøper kvalitetsprodukter, gir innkjøpsassistenter informasjon om de ulike merkene av produkter som er tilgjengelige i markedet. På et universitet, for eksempel kan assistenten bruke kunnskapen om papirvarer til å gi fakultetets medlemmer råd om de beste produktene som skal brukes. Når institusjonens avdelinger legger inn kjøpsrekvisisjoner, vurderer han dem for fullstendighet og nøyaktighet. Hvis en rekvisisjon er unøyaktig - kanskje en avdeling ordner et uvanlig stort antall kopimaskinerpapir - det er assistentens jobb å undersøke problemet før du kontakter leverandører.
Arrangere kontrakter
Etter innkjøpsordre koordinerer innkjøpsassistenten kjøpet og påfølgende levering av varene. Hvis organisasjonen ønsker å inngå en kontrakt med en leverandør, ber assistenten at leverandører skal gjøre bud, komplett med prislister over bestilte produkter. Hun kan da samarbeide med innkjøpssjefen for å vurdere budene og velge en pålitelig leverandør med de beste prisene. Assistenten kontakter den valgte leverandøren og planlegger et møte hvor de kan forhandle leveringsbetingelser og signere anskaffelseskontrakten.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingOvervåking av entreprenørens ytelse
Innkjøpsassistenter overvåker ytelsen til kontraktsleverandører. Når en leverandør leverer brevpapir til universitetet, inspiserer assistenten f.eks. Kvaliteten på kopimaskinpapir, vårfiler, skriveverktøy og andre elementer for å sikre at de oppfyller institusjonens spesifikasjoner. Hvis noen produkter ikke har den nødvendige kvaliteten, oppfordrer assistenten leverandøren til å levere utskiftninger. Innkjøpsassistenter holder ledere oppdatert på utførelsen av ulike leverandører, og ofte anbefaler de nødvendige tiltak - for eksempel kontraktsavslutning - mot underpresterende leverandører.
Vedlikeholde kjøpsposter
Det er jobben med å kjøpe assistenter for å opprettholde oppdaterte dokumenter over innkjøpsdokumenter som innkjøpsordre, budforslag og leverandøranmeldelser. For å gjøre dette må de utvikle og implementere et egnet arkiveringssystem. Hvis disse assistentene velger et stål arkivskap i motsetning til et elektronisk arkiveringssystem, kan de for eksempel legge lignende eller jevnlig brukte dokumenter i samme skuff, slik at hvis innkjøpsledere krever budforslag fra enkelte leverandører, kan assistentene enkelt hente dem.
Bruk av relevante ferdigheter
For å være effektiv må innkjøpsassistenter være organisert personer med et godt øye for små detaljer og sterke matematiske ferdigheter. For eksempel bruker de organisatoriske ferdigheter til å jobbe effektivt med flere biter av kjøpsdokumenter og matteferdigheter for å gjøre nøyaktige beregninger av totale kostnader for ordreelementer. Verbal kommunikasjonsevner er også viktige, da assistentene ofte er i hyppig kommunikasjon med leverandører og leverandører.
