Møter er en hovedrolle i virksomheten - de ber om beslutninger og handlinger. De mest produktive møtene styrer handlingsposter uten å ta tid vekk fra andre viktige dagsordenemner. Hvis handlinger ikke forvaltes på riktig måte, kan verdifull tid bli bortkastet, diskutere oppgaver som ikke blir fullført, mislykkes i å oppfylle de tiltenkte målene eller gi ingen verdi til organisasjonen. Effektivt å håndtere handlingsposter gjennom å lukke begynner med å fange dem nøyaktig i møteminnene.
$config[code] not foundDefinere
Definer oppgavene tydelig, uten å gi rom for feilfortolkning. Gjenta handlingen som den blir dokumentert for å sikre at møtedeltakere er enige om og forstår hva som forventes. Tilordne handlingen til noen som er til stede i møtet, og få den personen til å muntlig anerkjenne ansvaret. Et dårlig oppgitt handlingselement tilordnet noen som ikke var til stede da problemet ble reist, kunne være åpent på ubestemt tid.
Innspilling
Bruk et standardisert format for opptak av møter, med en seksjon som er spesifisert spesielt for en handlingspostliste. Å holde formatet konsekvent bidrar til å sikre at problemer blir tatt riktig for å muliggjøre effektiv oppfølging. Skriv inn hva som må gjøres, hvem som er ansvarlig for å sikre at det skjer, datoen problemet ble reist eller handlingen ble tildelt, og datoen handlingen forventes fullført. For hver oppgave, ha en primær eier og en reserveperson tildelt - sikkerhetskopien kan fungere som samarbeidspartner for den primære eieren og støtter oppgaven hvis den blir påkalt.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av Saplingdistribuere
Ikke vent for lenge til å distribuere møterminutter. Hvis noen tar elektroniske notater under møtet, kan minuttene være klare til distribusjon så snart møtet lukkes eller kort tid etterpå. Langvarige forsinkelser kan føre til at deltakerne mister følelsen av umiddelbarhet. Nyere handlingsoppgaver kan da ta høyere prioritet enn de som ble utstedt under møtet.
sporing
Bruk handlingselementlisten til å spore oppdrag basert på forfallsdatoene som er identifisert. Hvis møtet var en del av en regelmessig planlagt serie, start neste møte med en gjennomgang av åpne handlinger. Informer deltakere på forhånd slik at de kan forberede nødvendige presentasjonsmaterialer for rapportering av fremdrift. Hvis møtet var en unik eller frittstående økt, ble oppfølging av handlingseiere individuelt eller i et nytt møte fokusert utelukkende på sporing av handlinger for å lukke.
Synlighet
Hvis forfallsdatoer blir savnet eller rapporterte handlinger ikke oppfyller forventningene, gjør disse fakta synlige for lagmedlemmer. Omfordel listen over handlinger, inkludert skriftlige kommentarer som tydelig forklarer hva som forårsaket forsinkelsen, hvorfor handlingen ble ansett som utilstrekkelig, og hva må gjøres for å komme tilbake på sporet. Hvis administrasjonshjelp er nødvendig for å fjerne veisperre, planlegger tid med de aktuelle medlemmene av ledergruppen for å gi en kort oppsummering av både problemet og lagets anbefalte løsning.
nedleggelse
Når en handling er fullført, oppdaterer du handlingslisten ved å identifisere datoen problemet ble avsluttet. Omfordel listen til lagmedlemmer, slik at de kan se hvilke handlinger som ble stengt og når. Når alle har sett de lukkede elementene, fjern dem fra listen. Lukkede elementer kan arkiveres eller slettes, avhengig av lagets behov eller forventningene til ledelsen.
