Notater - kort for memorandum - er nesten det samme som bokstaver. En viktig forskjell mellom dem er at brev formidler informasjon til personer utenfor en organisasjon, mens notater generelt er skrevet til folk på innsiden. En annen forskjell mellom bokstaver og notater er formatet. Et brev bruker en hilsen ("Kjære Fru") og et nært ("hilsen"); et notat gjør det ikke. Et notat inneholder alltid en emnelinje. Notater kan være formelle eller uformelle, avhengig av hvem som vil lese dem.
$config[code] not foundPlanlegg innhold
Oppgi poengene du må gjøre i notatet og skriv ned informasjonen som trengs for å støtte disse punktene. Inkluder bakgrunnsinformasjon som trengs for å gi emnet en kontekst.
Bestill informasjonen. Hvis emnet er komplekst, ubehagelig eller kontroversielt, bør bakgrunnssammenheng sannsynligvis gå først. Ellers starter du med hovedideen.
Kontroller at du ikke har utelatt støtte eller hovedinformasjon.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingSamle opp støttende dokumenter du trenger for referanse mens du skriver notatet ditt.
Formater notatet
Sjekk om firmaet ditt har et foretrukket format for interoffice-notater. Noen selskaper har selv preprinted memorandum skjemaer. Bruk det foretrukne eller fortrykte formatet hvis det er tilgjengelig.
Angi kantene, og minst minst 1 1/2-tommers mellomrom i både topp og bunn og et 1 tommers mellomrom på hver side. Innholdet i notatet bør være sentrert på siden; Hvis notatet er veldig kort, bør topp- og sidemarginene økes.
Angi stilen til tekstbehandlingsdokumentet for å blokkere format: venstrejustert, enkelt mellomrom, med mellomrom mellom avsnitt.
Opprett et overskrift
Skriv inn overskriftskomponenter for å starte notatet, en komponent per enkeltavstand. Hver komponent skal følges av en kolon. For eksempel: Dato: Til: Fra: Emne:
Fyll ut emneinformasjonen med en tittelstil. Det vil si at ordene i emnet skal alle bli kapitalisert bortsett fra artikler, preposisjoner og sammenheng med mindre enn fire bokstaver, med mindre de starter eller avslutter tittelen. Gjør emnet spesifikt.
Fyll inn datoene, "Til" og "Fra" linjene, og tilpass det første ordet av hver med det første ordet i emnelinjen. Datoen skal skrives med en stavet måned - 4. juli 2020, for eksempel. Bruk fulle navn på linjene "Til" og "Fra".
Opprett en overskrift på den andre og påfølgende sider hvis notatet kjører lenger enn en side. Hvis notatet er til flere mottakere, bruk en forkortet form av emnelinjen, enkeltrom og inkludere datoen, deretter enkeltrom igjen og inkludere sidenummeret. Hvis du til en person, kan du bruke et alternativt skjema, oppgi leserens navn, sidetal og dato på en linje, navnet rettet inn, nummeret sentrert og datoen som er igjen på linje.
Skriv kroppen
Skriv et innledende avsnitt hvis leseren trenger det for kontekst. Dette avsnittet gir historie, angir problemet som skal behandles i notatet og / eller oppdaterer leserens minne om tidligere kommunikasjoner om emnet.
Oppgi hovedideen til notatet. Dette blir åpningslinjen hvis du ikke skrev et innledende avsnitt. Her annonserer du en policy, løsning, beslutning, anbefaling, finne eller hendelse. Hvis det ikke var noen introduksjon, gi en kort sammenheng, for eksempel "Som vi diskuterte …" eller "Siden kafeteria har opplevd lange linjer …"
Gi all informasjon som er nødvendig for å forklare, støtte eller fullt ut formidle informasjonen leseren trenger for å forstå emnet.
Gjøre ferdig
Gi merknader nederst, for eksempel en "cc:" hvis du sender en kopi av notatet til noen i tillegg til personen som er oppført i overskriften.
Rediger notatet. Pass på at stavemåte og grammatikk er riktige, ideer utvikles og at leseren vil forstå hva du trenger å si.
Skriv ut notatet og start det. Noen organisasjoner vil ha initialene skrevet ved siden av "Fra" -linjen i overskriften. Andre ønsker initialene i bunnen. Sjekk selskapspolitikken.
Tips
Enten du skriver et notat til en overordnet eller en underordnet, til flere personer, eller for å informere andre om kontroversielle eller uvelkomne emner, holde tonen forretningsmessig og formell. Hold notater konsistente, klare og enkle å lese.
Advarsel
Når du skriver, husk at notater ikke lenger er midlertidige kommunikasjoner som de en gang var. Innholdet som sannsynligvis vil lengre på ubestemt tid, holdes på arkiv som en oversikt over selskapets aktivitet og historie. Så skriv med varighet i tankene.
