Kontoradministrasjonstjenesten gir assistanse til kontorarbeidere. De opprettholder journaler og arkiveringssystemer og har ofte ansvar for datainngang.De kan opprettholde en database over kunder eller lager og produsere korrespondanse for mailing, og de leser og videresender post til riktig avdeling. Det overordnede målet med en hvilken som helst kontoradministrator er å gjøre sin veileders jobb lettere.
Database ledelse
En kontoradministrator er vanligvis ikke forventet å bygge en database, men vil bli bedt om å skrive inn detaljer og kunne ringe opp poster som oppfyller visse kriterier på et øyeblikk. De må også produsere rapporter basert på databaseinformasjon. Disse rapportene sendes vanligvis videre til ledende ansatte eller presenteres på en konferanse.
Forbereder Korrespondanse
Korrespondanse kan være et individuelt brev eller et nyhetsbrev beregnet for alle klienter. Kontoradministratorene må utarbeide notater og meldinger og sende dem til alle ansatte. Kontoradministrative ansatte forventes å håndtere e-postforespørsler, og enten svare send e-posten til den aktuelle avdelingen.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingSchedule Management
Booking avtaler, planlegging konferanser og informere personalet på planene tradisjonelt ment å skrive ned alle avtaler i en sentral dagbok og sende ukentlig eller daglig oppdatering til ansatte. Nå er de fleste planlegging ferdigstilt elektronisk med dataadministrasjonsprogrammer som Outlook, iCal eller Eudora. Dette gjør det mulig for en kontoradministrativ medarbeider å oppdatere og publisere flere kalendere elektronisk. Dette tillater andre medarbeider å sjekke kalendere samtidig, og foreta justeringer etter behov.
Svar telefoner
Kontoradministratorene svarer på telefoner og enten håndterer kunder eller overfører dem til en avdeling som er bedre egnet til å svare på spørsmålene sine. Det er også plikt til kontoradministrative medarbeider å registrere detaljerte meldinger sammen med eventuelle kontaktinformasjon til den som ringer.
