En lagassistent bidrar til å bære arbeidsbelastningen ved å utføre administrative oppgaver for å frigjøre kontorets medlemmer for andre oppgaver. De går rett inn for å hjelpe med dagens prosjekter, slik at flere erfarne medlemmer kan fokusere på måter å forbedre prosjektet, feilsøke problemer eller adressere krav til kunder. Den ekstra administrative hjelpen er viktig for å møte tidsfrister og fullføre prosjekter i tide. Assistenter jobber under direkte tilsyn av lagledere.
$config[code] not foundAdministrative pligter
Teamassistenter hjelper med administrative oppgaver som krever lite tilsyn. De planlegger avtaler med kunder og sørger for at klienter mottar dokumenter og fordringer i tide. De organiserer interne lagsmøter og forbereder reiseruter for å sikre at alle ansatte er på samme side. Andre oppgaver inkluderer: sortering av e-postmeldinger av betydning, varsling av lagmedlemmer til kommende tidsfrister, kopiering, løpende æren, forberede dokumenter og organisering av elektroniske filer. Snakk, effektive kommunikasjonsferdigheter og detaljert oppmerksomhet er topp jobbkrav.
Data og leveranser
Arbeidsgrupper trenger ofte ekstra administrativ støtte for å hjelpe med oppbevaring, dataadministrasjon og prosjektleveranser. Teamassistenter tar notater under møter og kompiler disse notatene i prosjektmemoer. De samler og skriver inn data i elektroniske filer slik at lagmedlemmer har poster for å få tilbake sine analyser og prosjektresultater. Assistenter utarbeider prosjektleveranser ved å legge til sidenumre, attraktive deksler, lister over vilkår og innholdsfortegnelse for skriftlige rapporter. Datakompetanse, datainngangskompetanse og korrekturlesingsstyrker hjelper søkere til å skille seg ut som kvalifiserte jobbkandidater.
Måltider og reisearrangementer
Prosjektassistenter koordinerer kontorlunsjer og middager med lagmedlemmer. De bestiller og henter måltider for ansatte som jobber lange timer for å møte tidsfrister. De lager reisearrangementer, inkludert fly, losji og leiebiler. Ved å undersøke konferanseplaner og informere teammedlemmer om seminardetaljer, frigjør de mer tid for erfarne medlemmer å fokusere på omfattende og tidkrevende prosjekter.
Finansielle ansvar
Å sørge for at teamet holder seg innenfor budsjettet er et viktig arbeidsansvar. Teamassistenter holder oversikt over prosjektutgifter og kjøpskvitteringer, og de logger disse tallene i regnskapsprogrammer og regneark. De gjør ikke utøvende kjøpsbeslutninger, men de underretter teamledere når budsjetter ser ut som om de kan gå i rødt. Assistenter bestiller forsyninger og produkter når varebeholdningen blir lav. Budsjettering og en grunnleggende forståelse av regnskapsassistentprosjektassistenter opprettholder foreslåtte økonomiske mål.
