Rollen av administrative assistenter er å støtte fagpersonalet slik at de kan utføre sine oppgaver effektivt. Uansett om det er organisasjoner i regjeringen, næringslivet eller ideelle organisasjoner, forblir admins kontoret humming ved å ta vare på nødvendigheter som papirarbeid og dataposter. De utfører vanligvis også noen administrative oppgaver, men de spesifikke oppgavene er avhengig av nivået på jobben og typen kontor.
$config[code] not foundDaglige ansvarsområder
Administrative assistenter utfører oppgaver som å arrangere møter, planlegge avtaler, holde kontorskalenderen, svare på telefoner og redigere korrespondanse. De vedlikeholder kontorfiler og databaser og lager regneark og presentasjoner. Ofte omfatter deres ansvar også innkjøpsmateriell og styring av forsyningsrommet.
Deres kundeservice plikter inkluderer å motta kontor besøkende og se at de får den hjelpen de trenger.
Tilleggsavgifter
Det andre arbeidet med administrative assistenter avhenger ofte av den aktuelle bransjen. I juridiske kontorer hjelper admins til å utarbeide juridiske dokumenter, mens de i forsikringsselskaper regner med medisinske kontorer. På skolekontorene er opprettholdelse av studentrekord og kommunikasjon med foreldre blant deres oppgaver.
Nivå og jobbtittel bestemmer hvor mye ansvar som faller til en administrativ assistent. Adgangskonsulentene fokuserer på kontorfunksjoner og grunnleggende datafunksjoner, men senioradministratorer med avanserte datakompetanse tar vanligvis administrative oppgaver, blant annet overvåking av kontormedarbeidere og trening av nye ansettelser. Administrativ assistenter til ledere kan også gjøre forskning, skrive rapporter, ta minutter på møter, overvåke andre admins og gjøre reisearrangementer.
Kunnskaper og ferdigheter
Organisasjonsevne er viktig fordi administrasjonens primære jobb er å opprettholde kontorrekord og holde oversikt over møter og avtaler. Admins må også kunne kommunisere godt på engelsk muntlig og skriftlig og utføre Internett-undersøkelser. Jobben krever kompetanse med kontorutstyr, inkludert datamaskiner, kopimaskiner, telefonsystemer, fakser og videokonferanseutstyr.
Avhengig av stilling og industri, admins trenger ferdigheter med ulike dataprogrammer, for eksempel e-post, regnskap, database, regneark og tekstbehandlingsprogramvare.
Kvalifiserende for jobben
Administrativ assistent trenger minst et videregående diplom som inkluderer klasser i kontorpraksis og dataprogramvare. Ekstra opplæring i engelsk og datakompetanse er nyttig, og mange admins har tatt noen tekniske skole eller høyskoleklasser eller har en tilknyttet grad. Arbeidsgivere trener også ofte nye ansettelser i deres kontorprosedyrer og ordforråd for den aktuelle virksomheten - for eksempel juridisk ordforråd.
Admins kan oppnå frivillig sertifisering fra International Association of Administrative Professionals. Sertifisering krever fra to til fire års erfaring, avhengig av administrasjonens utdanning, og søkere må også bestå en eksamen.
