Excel regneark har i mange år vært en stift i både profesjonelle og personlige sirkler for å organisere, beregne og presentere data.
De har vært et universelt funksjonelt verktøy for en rekke applikasjoner, for eksempel å holde tabs på bedriftsøkonomi og administrere inventar.
Det har ikke vært en eneste teknologisk utvikling som har vært i stand til å erstatte regneark som et kontor grunnleggende (annet enn løpende oppdateringer fra Microsoft Office og lignende konkurrenter som Google Dokumenter), slik at regnearkene forblir i aktiv sirkulasjon.
$config[code] not foundFor mange bruksområder er regneark fortsatt verdifulle, men det finnes en rekke ineffektiviteter som forhindrer at de er de kraftverk de en gang var.
Grunner til at du bør slutte å bruke regneark
Hvis du er en dør-hard regneark-fan, rister du sannsynligvis på hodet ved tanken om å forlate dem. Det er imidlertid noen viktige grunner til at du bør redusere tilliten til regneark generelt:
1. Regneark er sårbare for feil. Ifølge System ID har nesten 90 prosent av alle regneark feil. Dette kan være en feil formel, feilmeldt nummer eller ineffektiv formatering som fører til feilfortolkninger. Selvfølgelig er dette ikke feil av regneark iboende - det er feilen til menneskene som administrerer dem. En rekke regnearkfunksjoner - for eksempel deres enkelhet, smidighet, mangel på kontroll og balanser, og mangel på kommunikasjon - gjør det lettere for folk å gjøre disse feilene. Fordi regneark ofte brukes til verdifull eller sensitiv informasjon, kan det hende at en enkelt feil er kostbar her, så det er ikke verdt risikoen.
2. Det finnes ingen klare formateringsregler. Excel gir deg mange muligheter når det gjelder hvordan du formaterer celler, rader, kolonner og til og med hvordan tall og data presenteres i arket. På overflaten virker dette som en flott funksjon - men det store antallet alternativer betyr at det ikke er noe klart regel for hva som er "riktig" eller "feil" for bestemte applikasjoner. Det finnes noen maler tilgjengelig i Excel, men igjen er det ingen standardformatering som alle dine ansatte, partnere og kunder kan følge. Formateringen som gir mening for deg, kan ikke være fornuftig for andre, noe som fører til forvirring og kompatibilitetsproblemer når du prøver å formidle data til en annen part.
3. Det er for generisk å være relevant for de fleste oppgaver. Kraften i regneark er deres allsidighet - men det kan også være en svakhet. Regneark er en slags "jack of all trades, master of none." De er anstendig å utføre i en rekke forskjellige applikasjoner, men de er ikke den ideelle løsningen for en bestemt funksjon. På grunn av mangfoldet av teknologiske verktøy som er spesielt utviklet for individuelle funksjoner, er regnearkene utelukket i nesten alle programmer du kan tenke på. Det er som å gå til en spesialitetsrestaurant, i stedet for en som tilbyr litt av hvert kjøkken - den spesialiseringen gjør det ferdige produktet overlegen.
4. Bare en person kan bruke et regneark om gangen. Dette er en subtil, men sterk svakhet i regneark. Bare en person kan jobbe på et regneark på et gitt tidspunkt. Selv i skybaserte regnearkalternativer, kan bare én person foreta aktive endringer, mens de andre jobber med en kun-visning. Dette gjør det svært vanskelig for teamet ditt å holde seg i aktiv, pågående kommunikasjon eller samarbeide på et enkelt ferdig produkt. I vår moderne verden, med eksterne arbeidstakere og mer sofistikert teknologi, trenger du flere løsninger for enkel samarbeidsadministrasjon.
5. Real-time oppdateringer er umulige. Ifølge Forrester Research er datastreaming og oppdateringer i sanntid noen av de viktigste opptattende teknologiene innen detaljhandel (samt en rekke andre næringer). Med volumet av informasjon tilgjengelig og økningen av brukerens krav, teller ting som lagersporing og kundedata i retning av sanntidsstrømning for raskere og mer nøyaktig informasjon. Regneark bidrar ikke til sanntidsoppdateringer, de kan ikke integreres i andre systemer for automatisk oppdatering, og som vi allerede har sett, kan bare en bruker gjøre endringer om gangen. Real-time oppdateringer er langt mer verdifulle.
Hva skal du bruke i stedet
Så det er mange gode grunner til å slutte å bruke regneark, men det gjør ikke dine behov gå vekk. Du trenger fortsatt å følge opp inventar. Du må fortsatt rapportere om økonomi og sjansene er at du trenger en enkel måte å overføre gamle materialer til et nytt system. Hva kan ta plass til regneark?
Det enkle svaret er spesialisert programvare. Det finnes tusenvis av typer sporing og administrasjonsprogramvare der ute, hvorav noen dekker mange behov generelt (som teamsamarbeidsprogramvare), og noen av dem begrenser seg til en fokusert nisje (som regnskapsprogramvare). Din beste innsats er å velge en serie programvaretjenester, a la carte, som best imøtekommer bedriftens spesifikke behov. Det finnes ingen løsning for alle størrelser der ute (det er derfor regneark blir foreldet), så kjøp og vurder alternativene nøye.
Regneark Foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
