Opptaksbilding er en viktig del av mange forretningstyper i dag. Enten du jobber på et medisinsk kontor, et universitet, et advokatfirma eller en annen institusjon, er det ofte en heltidsjobb som styrer skjemaene som holder disse bedriftene i gang. Til tider kan mengden papirarbeid generert av organisasjonen virke overveldende. Vanlige problemer som rekordstyring står overfor, kan lindres ved å ha systemer på plass for å håndtere dem.
$config[code] not foundTapte poster
Lost records kan variere fra et mindre ulempe for bedrifter til et enormt problem som tar måneder, eller til og med år, å løse. For eksempel, hvis kunder forespørsler om dokumenter fra selskapet regelmessig, og du ikke klarer å gi dem rettidig (eller i det hele tatt), risikerer du tap av deres virksomhet i fremtiden. Hvis det er nødvendig med viktige dokumenter for en juridisk sak, for eksempel å forsvare selskapet mot en søksmål, kan det ikke koste store penger, eller til og med bety fullstendig oppløsning av virksomheten. En måte å unngå å miste poster er å ha en detaljert organisasjons- og lagringsprosess.
Opptaksorganisasjon
Riktig filorganisasjon er en av hjørnesteinene til god rekordbehandling. Vanligvis organiserer selskaper filene kronologisk etter år og deretter alfabetisk etter navn på klienten. I tillegg til papirkopier av firmaets poster, er elektronisk lagring et levedyktig alternativ som sparer både plass og tid som bedriften din kan legge til andre bruksområder. Men selv om du velger å lagre de fleste verdifulle filene på organisasjonens datamaskiner, har harddisker plass i lagringsplass og organisering. Originale dokumenter, som de med notariserte signaturer, må ofte holdes i et visst antall år eller, noen ganger, på ubestemt tid.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingLagre lagring
Avhengig av hva slags virksomhet du registrerer, så vel som hvor lenge bedriften har operert, kan du finne deg selv tom for alle arkivskapene verdt verdier du må beholde. En potensiell løsning på dette problemet er ikke å holde noen utenlandske poster. Vurder hvor lenge virksomheten din virkelig trenger å ha disse skjemaene for hånden. For føderale skattemessige formål kan hovedparten av dokumentene avhendes etter en bestemt tidsperiode, slik det er oppgitt av Internal Revenue Service (IRS), avhengig av hvilken type retur som er innlevert (se delen Ressurser). Ulike virksomheter, for eksempel juridiske og medisinske kontorer, er pålagt å beholde kundeinformasjon for bare et bestemt antall år, avhengig av tilstanden de opererer i. En annen løsning er å lagre poster på et eget anlegg, for eksempel en utleieenhet. På den måten tar de ikke opp verdifull plass i stedet for virksomheten din, som du kan bruke til å drive organisasjonen. Vær imidlertid oppmerksom på at slike enheter kan være kostbare avhengig av antall poster du må lagre.
