Etter hvert som bedriften din vokser, legger du til flere prosesser, programvare og mennesker. Hvis du ikke har vært proaktivt strømlinjeformet hele tiden, kan du bli overrasket over å finne ut at systemene dine er kompliserte og overflødige.
Konsolidering av arbeidsflyt vil hjelpe din voksende virksomhet å fortsette å blomstre og holde folk jobber med viktige ting.
Slik konsoliderer du forretningssystemene dine
Reduser datainngangstiden
Hvis du skriver inn samme data på flere steder, spilder du tiden din. Programvareappsintegrasjon lar deg legge inn data en gang og synkronisere den på andre steder automatisk.
$config[code] not foundEn stor timesaver? Se etter programvare for kundeforholdsstyring (CRM) som tilbyr appintegrasjon med andre tjenester, for eksempel e-postmarkedsføring, regnskap og innholdshåndtering. For eksempel integrerer Insightly med Evernote, Gmail, Google Kalender, Google Disk, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio og Zapier. Snart vil Insightly også integrere med QuickBooks Online.
Integrering gjør at du effektivt kan administrere oppgaver i CRM uten å duplisere arbeid, for eksempel å koble prosjektinformasjon fra Evernote til en organisasjon i CRM, eller lage personlige anførselstegn med CRM-informasjon via Quote Roller.
Arbeid i skyen
Dagene for å ikke kunne jobbe på et prosjekt fordi data er lagret på et skrivebord du ikke har tilgang til, er over. Nå er alle i teamet ditt, dine kunder og alle andre som trenger å samarbeide på et prosjekt eller dokument, i stand til å se og bruke viktig informasjon fra ethvert sted via Internett. Data lagret i skyen er motstandsdyktig mot korrupsjon på grunn av datalog, fordi den ikke er lagret på en persons datamaskin.
Vær oppmerksom på at når noen sky apps har uventet nedetid, kan det påvirke din evne til å jobbe. (Var virksomheten din berørt da Google Disk gikk ned i mars?)
Hvis du er bekymret for nedetidsproblemer, bør du vurdere kombinasjonsprogrammer som lar deg jobbe fra sikkerhetskopieringsdata som er lagret lokalt, eller de som har frakoblet modus. Populære sky apps for virksomheten inkluderer Google Apps for Business, Office 365, Box og RebitPro. I tillegg er mange cloud apps lavere kostnader alternativer til å kjøpe en blokk med programvare lisenser for din bedrift.
Bruk bare én kalender
Få ting er mer frustrerende enn mangler en frist fordi noen sjekket feil kalender. Den beste måten å unngå dette på er å bruke bare en kalender for alle og hvert prosjekt.
Velg en kalender som vil integreres med programvaren du bruker til CRM og prosjektledelse, i tillegg til de mobile enhetene laget ditt regelmessig bruker. Ikke bare vil du kunne synkronisere viktige prosjektfrist, men teamet ditt kan administrere sine egne tidsplaner i samme mobilapp, samtidig som du holder deg over viktige selskapsfrister.
Følg "K.I.S.S. Regel"
Akkurat som du lærte i skolen, Hold det enkelt, dumt.
Hvis du vil unngå å komplisere rutinemessige forretningsoppgaver og skape redundans i arbeidsflyten, må du alltid fokusere på enkelhet. Den nyeste teknologien forbedrer ikke alltid hva du allerede har på plass. Hvis du kjøper etter bedre forretningssystemer, vær sikker på at du ikke dupliserer noe du allerede har. Dette er ett sted hvor plugins, apps og utvidelser er veldig nyttige.
Du kan finne programvare, for eksempel CRM eller en nettleser, det gjør en ting veldig bra. Deretter kan du legge til et plugin som automatiserer en prosess eller legger til funksjonalitet du har administrert med et uni-tasking-program. Det frigjør deg og ditt team opp fra ett program og en prosess å lære.
Hvis du har forsømt å effektivisere forretningssystemene dine, kan det være litt overveldende første gang du tar en hard titt på alternativene. Når du tar deg tid til å finne de riktige appene for jobbene du trenger automatisert og utrydde eventuelle redundante systemer og programvare, vil du bli bemyndiget til jevnlig å vurdere systemene dine, noe som gjør vedlikeholdet mye enklere framover.
Muligens er den beste betalingen for strømliningsystemer frigjort teamet ditt til å jobbe med prosjekter - i stedet for å brenne tid som gjør overflødige oppgaver.
10 kommentarer ▼
