Klientlige oppgaver, som å skrive, arkivere og svare på kontortelefoner, ble en gang henvist til sekretærer, utøvende assistenter og administrative ansatte. Men med flere jobber som krever teknologiske ferdigheter, er det ikke en uvanlig forventning for fagfolk (inkludert advokater, leger, lærere, etc.) for å bruke klare ferdigheter til å utføre sine daglige oppgaver. Fordi mange arbeidere bruker datamaskiner, har kontorarbeid blitt en viktig del av praktisk talt alle jobber og yrker. GoodTemps bidragsyter Carissa Doshi diskuterer hvorfor disse seks skriftlige ferdighetene er viktige for kontorarbeidere: skriving, arkivering, dataregistrering, telefonbruk og ferdigheter med Microsoft Word og Excel.
$config[code] not foundTypiske kontorferdigheter
Uansett om du søker om å være en utøvende assistent eller en advokat, bør du ha litt skriveferdigheter. Avhengig av din rolle, kan du kanskje ikke referere til disse ferdighetene som strengt klientisk - å beskrive dem som kontorferdigheter, kan være mer nøyaktige.For eksempel vil en administrativ assistent naturligvis tilbringe størstedelen av hans arbeidsdag som utfører kontoroppgaver. Når det er sagt, er advokater, sykepleiere og andre fagfolk også avhengige av deres skrive- og beslektede teknologiske ferdigheter i å utarbeide klientbrev, komponere medisinske besøkssammendrag, skrive juridiske brev eller ta notater på den bærbare datamaskinen under prøveperioden. Administrativ assistent kan referere til hans "klientiske ferdigheter" når han beskriver sine kvalifikasjoner, mens personalets advokat bare kan bruke begrepet "kontorferdigheter" for å forklare at hun kjenner henne rundt et tastatur. Du skylder den utbredt og kryssfunksjonelle bruken av kontorlige og typiske kontorferdigheter til datamaskiner, bærbare datamaskiner, tabletter og smarttelefoner.
Forbedre evnen til å skrive, Microsoft Word og Excel
Forstå plassering av bokstaver på tastaturet og bokstavene du hviler på, er nøkkel (ingen ordspill beregnet) for rask og presis skriving. Før du sender inn søknaden din til en jobb som ber om å skrive som en nødvendig kvalifisering, ta en online typingstest som den som tilbys på LiveChat. En online typingstest vil måle hastigheten din (ord per minutt eller WPM) og nøyaktighet. Mange arbeidsgivere setter pris på nøyaktighet over fart. For eksempel, hvis du skriver 100 ord per minutt og nøyaktigheten din bare er 60 prosent, vil du bruke tid på å korrigere feilene dine. Du kan like godt strebe for å skrive 50 WPM med 100 prosent nøyaktighet. Det er mange online opplæringsprogrammer som hjelper deg med å forbedre dine skriveferdigheter.
Klientferdigheter i dag er generelt synonymt med evnen til å bruke produktivitetsapplikasjoner - som Microsoft Word, Excel og ofte PowerPoint og Access - på datamaskinen. Din ferdighet med Microsoft Word, Excel og andre programmene avhenger delvis av dine skriveferdigheter. Det samme med dataoppføring. Når du skriver korrespondanse, rapporter eller andre skriftlige materialer i et fortellende format, vil du sannsynligvis bruke Microsoft Word. Regnearkene du lager, krever dataregistreringsferdigheter og kunnskap om Microsoft Excel - som begge krever nøyaktighet og i noen tilfeller hastighet, avhengig av hvor raskt du må produsere arbeidet ditt. Begrepet "dataregistrering" refererer vanligvis til tastaturkompetanse (dvs. skrive) som involverer tall, sammen med nivået på komfort med høyre side av tastaturet som ligner på en 10-tasts tilleggsmaskin.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingTelefon og kontorskommunikasjon
Sekretærer, administrativ assistenter og resepsjonister er vanligvis pålagt å svare på kontortelefoner, som kan variere fra en enkelt telefonlinje til en telefonlinje med flere linjer eller ombordstavler som Voice Over Internet Protocol (VOIP).
Uavhengig av antall telefonlinjer du må svare, er riktig telefon etikett et viktig område for kontorarbeid. En kontorarbeiders vanlige telefonoppgaver inkluderer å svare på en klar og profesjonell måte til innringere, samt å vite hvordan man skal rette og viderekoble anrop. Selv om du ikke er resepsjonist, bør du vite riktig måte å svare på innringere i tilfelle du mottar et feilkalt anrop. Hvis du søker om en ikke-administrativ stilling, må du ikke oppgi telefonkunnskaper på ditt CV - bare henvise til dine skriftlige og muntlige kommunikasjonsferdigheter, fordi det er lite sannsynlig at du vil bli tildelt telefonplikt. På den annen side, hvis du er interessert i en ikke-administrativ stilling, og du er mottakeren, eller hvis du administrerer kontorpersonalet, angi du kunnskapen om komplekse telefon- eller sentralbordssystemer, slik at det er klart at du er kjent med utstyret.
Beskrive dine klare evner
Hvordan du beskriver dine ferdigheter og evner kan avhenge av hvilken stilling du søker. Hvis jobbsendingen spesifikt sier at arbeidsoppgavene er en del av jobben, så betyr alt ditt CV og søknaden en del for "Clerical Skills." I denne seksjonen angir du programvarene du er dyktig i; Hvis du er en avansert bruker, ta med det i beskrivelsen. Hvis du har trening eller sertifisering i disse programmene, kan du også inkludere det i beskrivelsen av dine ferdigheter eller i en annen del av CV-en din for opplæring og sertifisering. I tillegg, hvis du har et betydelig antall års erfaring med bruk av visse applikasjoner, opplist det også.
Eksempelvis kan ditt CV si: "Microsoft Word - 10 års erfaring, inkludert sterk kompetanse til å skape komplekse rapporter, komponere korrespondanse og utnytte brevfusjonsfunksjoner for effektiv håndtering av masseutskrifter. Microsoft Excel - 8 års erfaring, inkludert 3 år bruker funksjoner som å lage multi-referanse formler, pivottabeller og VLOOKUP. "
Hvis du søker om en jobb hvor du ikke er en del av administrativ team eller hvis du ikke søker om en kontorlig jobb, bør du vurdere å beskrive dine teknologiske ferdigheter på en måte som ikke ser ut som om du er en regnskapsfører som ser etter en sekretær stilling. For eksempel, hvis stillingen er for en regnskapsfører med kunnskap om programvare og produktivitetsapplikasjoner, må du ikke oppgi "Klientferdigheter" på CV. Ta med en kort beskrivelse av dine ferdigheter med spesifikke applikasjoner, som Microsoft Excel, Access og PowerPoint. Dette er ofte de programmene som ansatte i profesjonelle roller skal bruke. Igjen, hvis du er en avansert Excel-bruker eller har mottatt opplæring eller sertifisering i et program som regnskapsførere bruker, inkludere det på ditt CV. Du kan bruke overskriften "Produktivitetsprogrammer" eller noe lignende slik at det ikke ser ut som om du er mer fokusert på de klare aspektene av jobben du vil ha, i stedet for kvalifikasjonene du tar med til bordet, for en høyere stilling.
Administrativ assistentjobb som krever klerkompetanse
Administrativ assistent roller krever kontorlig kompetanse, selv om stillingen ikke kan spesifikt angi "Her er de ferdigheter du trenger for å fungere i denne rollen." Arbeidsoppgavene som er oppført, er eksempler på oppgaver som krever klerkompetanse. Her er en eksempelpostpostering for en administrativ assistentposisjon som krever kontor- og kontorferdigheter:
ABC folkhelseinstituttet søker en administrativ assistent som støtter Helse Laboratoriesjefen og bistår med den daglige driften av helsevesenet. Denne utøvende administrative assistenten vil være lokalisert på instituttets syvende etasje for å hilse på besøkende, studenter, fakultet og ansatte. I tillegg til å yte det høyeste nivået av kundeservice, vil denne personen gi generell kontorsstøtte til laboratoriebasert fakultet og medarbeider samtidig som han bistår Helsedirektoratets laboratoriesjef og Helseinstituttets administrerende direktør med en rekke administrative aktiviteter og relaterte oppgaver.
Den administrerende administrativ assistenten vil: Velkommen, orientere og henvise besøkende; direkte telefonsamtaler, ta meldinger og svar på spørsmål om folkehelseinstituttet og folkehelsevesenet; assistere i bestilling, mottak, strømpe og distribusjon av kontor-, laboratorie- og undervisningsartikler; bistå med andre relaterte kontoroppgaver som fotokopiering, faksing og arkivering, etter behov overvåke og lagre kontorrekvisita på daglig basis, inkludert forsyninger som papir og toner for kopimaskiner og skrivere; overvåke konferanserommene regelmessig for å sikre at de er tilstrekkelig lager med kontorrekvisita og presentasjonsmaterialer; opprettholde rensligheten og sikkerheten til arbeidsmiljøet i den sentrale kontorpakken og andre offentlige områder i hele syvende etasje; følg sikkerhetsprosedyrene for ansatte og kreve at sikkerhetsprosedyrer overholdes for besøkende gjennom kontorlokaler; plassere bestillinger ved hjelp av interoffice innkjøpsprosessen, og opprettholde regnskapsføring av ordrer og forsyningsbruk i hele syvende etasje; reservere syvende etasje konferanserom for folkhelseinstituttet; tjene som hovedkontakt for laboratoriefaglærer og ansatte; sende vedlikeholdsforespørsler for kontorutstyr og møbler koordinatavhenting og levering av over- og ekspress-posttjenester (for eksempel FedEx, UPS); og tjene som primært kontaktpunkt for fakultet, besøkende og studenter.
Personaleansvarlig (ikke-administrativ) stillinger som krever klerkompetanse
På samme måte er det andre stillinger som ikke er administrativ assistent-type roller, men som krever lignende skriveferdigheter, som for eksempel en regnskapsfører. Denne eksempelpostposten for en regnskapsfører har flere plikter som krever klerkompetanse. Imidlertid er de ikke spesifikt oppført som kontor- eller kontorferdigheter. For eksempel:
Revisor for XYZ Industries vil være ansvarlig for å utarbeide journalposter, månedlig og årsskift, bankavstemming, vedlikehold av anleggsmidler og generell avstemming. I tillegg vil du delta i samsvar, gjennomgangsplaner for rapporteringsprosessene, og arbeide sammen med våre eksterne revisorer for kvartalsrapporter og årlige revisjoner. Viktige ansvarsområder - utarbeide journaloppføringer og kontosammenheng, inkludert, men ikke begrenset til, kontanter, forskuddsbetalt utgifter og lønn gjennomføre månedsslutt, journaloppføringer, uten tilsyn opprettholde driftsmidler, avskrivninger og avstemming; analysere resultatregnskap og balanser og kommunisere funn til ledelsen delta i institutt-brede initiativer; bistå i slutten av kvartalet, kvartalsvis og årsskiftet, inkludert månedlig finansiell nært arbeidsbok forberedelse; implementere, vedlikeholde og overholde interne kontroller under SOX og regnskapsrutiner som sikrer overholdelse av GAAP; rapportere om økonomiske data og formidle den på en nyttig og forståelig måte; administrere kapitallease og månedlige betalingsplaner.
Jobkrav inkluderer: bevist analytiske ferdigheter, for eksempel å identifisere problemer, samle relevante data, tegne gyldige konklusjoner og anbefale forbedrings- og korrigerende tiltak; erfaring med fakturering og fortrolighet med kontoforsoning; kundefordring erfaring foretrukket, samt ferdigheter med Microsoft Excel; grunnleggende kunnskap i journaloppføringer og leverandørgjeldsopplevelse; organisatoriske, skriftlige og verbale kommunikasjonsevner; og evne til å jobbe i regneark og databaser; engasjement og nødvendige ferdigheter for å møte kritiske forretningsfrister.
Undervurder aldri relevansen av den klare opplevelsen
Enten du søker om å være en administrativ assistent eller en advokat advokat, undervurderer ikke betydningen av lærerike ferdigheter eller lærerfaring. Å kjenne deg rundt kontoroperasjoner og ferdigheter er en nyttig kvalifikasjon i enhver jobb. Din kjennskap til kontorprosesser og hvordan du håndterer dem er åpenbart viktig i en administrativ rolle. Hvis du søker etter en rolle der du forventes å føre tilsyn med kontormedarbeidere, trenger du ledelsesevner, men forstå at viktigheten av kontorferdigheter også er verdifull fordi det betyr at du kan koordinere arbeidsbelastninger og administrere arbeidsforventninger til andre som rapporterer til deg. I tillegg, i en ikke-administrativ eller ikke-klerisk rolle, med kontorkompetanse, foreslår også at du er i stand til å pitching inn som et medarbeider når administrativ assistent eller sekretær ikke er tilgjengelig eller jobber med andre prioriteringer.
