Virtuell resepsjonist. Du har kanskje hørt begrepet før, og det er ikke umiddelbart klart hva de er eller hva de tjener. Er de roboter? Sitter de i hjørnet av kontoret ditt og piper som jetsons robotpike? (Nei.) Hvis du ikke vet hva en virtuell resepsjonist er, hvorfor vil du ansette sine tjenester for din bedrift? På de enkleste vilkårene svarer virtuelle resepsjonister på telefonene dine eksternt. Men det er så, så mye mer. Vi er her for å fjerne alt dette for deg: Vi forklarer hva en virtuell resepsjonist er, hva de kan gjøre for virksomheten din (mye!), Og hvorfor det er viktig at alle telefonsamtaler som kommer inn i bedriften din blir besvart.
$config[code] not foundHva er de?
Virtuelle resepsjonister er omhyggelig trente, alltid tilgjengelige kundeserviceeksperter! De gjør alt en tradisjonell in-house resepsjonist gjør, men det er dusinvis av dem, ofte tilgjengelige døgnet rundt. I utgangspunktet har du evnen til en vanlig gammel resepsjonist multiplisert noen få dusin ganger uten å rekruttere eller ansette hodepine.
Hvis du ikke har råd til å ansette en resepsjonist og finne deg selv med å bruke verdifull tid i forbindelse med telefonsamtaler, er virtuelle resepsjonister den perfekte løsningen. En virtuell resepsjonist er alt du vil at den skal være.
Hva gjør de?
Her er bare noen få av de oppgaver virtuelle resepsjonister håndterer for klienter, mens de høres ut akkurat som en del av deres virksomhet:
Svare på vanlige spørsmål: Bedrifter som spenner fra legekontorer til kampsportinstruktører til landscapers, bruker virtuelle resepsjonister til å svare på samtaler som ber om åpningstider, adresser og alle andre enkle spørsmål, og sparer tid for å fokusere på arbeidet deres.
Tar meldinger: En virtuell resepsjonistens brød og smør.De vil svare på anropet, men du vil, ta ned oppringerens informasjon og melding, og send informasjonen til deg slik at du ikke kommer glipp av noen viktige detaljer.
Samle leder: Når du ringer fra en interessert part, samler din virtuelle resepsjonist all ledelsesinformasjon, slik at du kan holde styr på oppringere og følge opp etter behov. Hvis du har en CRM eller annen kundedatabase allerede på plass, kan din virtuelle resepsjonist enkelt oppdatere de med ledende informasjon også.
Planlegging av avtaler: Virtuelle resepsjonister kan vanligvis jobbe med hvilken som helst planleggingsprogramvare du har på plass. De kan ta samtaler fra klienter og planlegge, omplassere eller avbryte avtaler etter behov for enhver form for virksomhet.
Behandler ordrer: Enhver form for ordre! Fra e-handel telefoner ordrer til vedlikeholdsforespørsler om å slå ut rapporter under en naturkatastrofe, er virtuelle resepsjonister opptatt av oppgaven.
Etterpåstøtte: Bruke virtuelle resepsjonister gir deg tilliten til at den som ringer deg, når en ekte person hver gang - aldri en talepostkasse. La dine virtuelle resepsjonister ta så få eller så mange samtaler som du vil: hele dagen, bare etterpå, helger og helligdager, eller en hvilken som helst kombinasjon av dem.
Live overføringer: Kanskje du vil ha en sjanse til å se hvem som ringer, og deretter bestemme om du vil svare personlig eller la en virtuell resepsjonist håndtere det. Overføring av live samtale gjør det mulig. Samtaler ringer til deg først, deretter til en virtuell resepsjonist etter noen få ringer hvis du ikke svarer. Det motsatte er også mulig: Virtuelle resepsjonister kan svare på alle samtaler, og deretter ringe på en kort stund mens de kontakter deg, spør om du vil ta samtalen, og videresend den som ringer til deg. Uansett har du kontroll.
Hvorfor betyr det noe?
Dette kan virke som mye arbeid for å sikre at alle telefonsamtaler blir besvart. Med internett i alles lomme, som selv ringer til bedrifter lenger, ikke sant? Hva er et ubesvart anrop nå og da, ikke sant? Feil. Feil!! Ikke glem: Du vet aldri hvem som er på slutten av telefonsamtalen. Det kan bare være din nye største klient, og hver ubesvart anrop er en ubesvart mulighet. Du har sikkert hørt det før, men vi ville ikke gjenta det hvis det ikke var sant.
Den stadig økende tilgjengeligheten til Internett har faktisk økt telefontrafikken til bedrifter, fordi det er lettere i dag for en interessert forbruker å gjennomføre et søk med noen få knapper på et tastatur og finne dem. Dette gjør både deg og dine konkurrenter enklere å finne, så hvis du ikke svarer første gang, vil de sannsynligvis ringe noen andre før du gir deg et nytt skudd. Du har ikke råd til dette, siden kunder som ringer har en høyere hensikt å handle, ifølge en rapport fra Forrester fra 2017. Faktisk er kunder som kommer ut via telefon, mer verdifulle kunder generelt: "Interessenter som initierer innkommende anrop, har en tendens til å konvertere 30% raskere, bruker gjennomsnittlig 28% mer, og beholder en retensjonsgrad på 28% høyere enn de som engasjerer seg strengt gjennom andre kanaler."
Poenget er at det å svare på hvert anrop er viktigere enn noensinne, og det er ofte ikke timer på dagen for å være sikker på det midt i alt annet som er involvert i å drive virksomheten din. Innebygde resepsjonister er dyre. Virtuelle resepsjonister er rimelige, alltid tilgjengelige, og trent til å konsekvent levere bedriftens melding akkurat slik du vil.
Bilde via Shutterstock
Mer i: Sponset kommentar ▼
