Hva tror du: Undervurderer vi alle viktigheten av e-post? Kanskje fordi det går seg vill i spam, eller på grunn av alternative kanaler i Twitter, LinkedIn og Facebook? En smart person minnet meg nylig at e-post er ryggraden i sosiale medier.
Og i et nylig innlegg på forretningsetikett i American Express OPEN Forum skrev småbedriftsekspert Steve Strauss:
"Email er nå den dominerende formen for virksomheten kommunikasjon og bør behandles som sådan. Noen ensartede retningslinjer hjelper alle å holde seg på sporet. "
$config[code] not found
Jeg sier at selv med "e" foran den, er det fortsatt mail. Det er din forretningskommunikasjon. Det er ikke bare salg. Og vårt å være nedsenket i rask og uforsiktig tekstkommunikasjon betyr ikke at vi ikke bør være oppmerksomme på våre egne e-poster. Og hvis du skal gjøre det - og møter det, er du - gjør det riktig. Jeg tror at listen min er ingenting vi ikke alle vet allerede, men vi må kanskje ha påminnelsene. Jeg håper dette hjelper:
1. Hold det kort. Vi er alle opptatt. De fleste av oss skummer på e-postene våre, ser etter de viktigste punktene, og prøver å komme inn og ut av dem raskt. Jeg har aldri skrevet noe som ikke var mer nyttig når det ble kuttet til halv lengde.
2. Gjør emnelinjen et sammendrag. Dette virker åpenbart, men skann dine egne e-poster, og du finner det meste av faglinjene som er tilfeldige i beste fall. Vi har tråder som vokser som snøballer knyttet til emnet for den første meldingen, et emne som lenge har blitt endret. Vi har kommet på temaer som overskrifter, og prøver å lure oss til å lese videre. Ikke hør som en spammer. Beskriv meldingen i emnelinjen.
3. Start og slutt med "deg". Dette er en av grunnleggende for virksomhetsbrev skriving: Adresse leserens egeninteresse. Start ditt første avsnitt med ordet "You" og ta med noe som "du spurte meg …" eller "du ønsket …" eller "du nevnte" eller "du trenger." Start det siste avsnittet med "deg" igjen og stress hva din leseren kommer ut av å gjøre hva det er som du spør.
4. Bare ett emne per melding. Du finner dine faktiske resultater av e-postmeldinger gå opp når du bryter e-postene dine inn i en enkelt melding for hvert emne. De tilleggsmeddelelsene du vil inkludere, er mye mer sannsynlig å gå seg vill. Bryt meldingene opp.
5. Bruk passende tone. Vær forsiktig og vær riktig med tone. Sarkasme, parodi og ironi er vanskelig å sette i kald hard svart og hvit tekst. Toner er veldig lett misforstått. Skriv aldri en e-post som kan feilfortolkes og videresendes til noen utenfor konteksten. Skriv aldri en epost som ville være pinlig hvis du sitert.
6. Ikke send ekstra eksemplarer. Det er en melding, ikke et arkiv eller et hvelv. Vi hater alle de dekkene som dekker deg på baksiden, over hele e-posten til noen som kanskje unngår en dag for ikke å ha sendt noe, eller håndtert noe eller fulgt opp. Send e-posten til personene den er ment for, og ingen andre.
7. Respekter staving og grammatikk. Bruk en stavekontroll i det minste, men gjenkjenne som du gjør at stavekontrollere ikke får mange glaringly feil. Bruk "der" for "deres", for eksempel, eller den vanlige forvirringen av apostrofer og flertall, som om hvert flertall ord trengte en apostrof. Prøv dette google-søk eller min personlige favoritt, 10 vanlige feilstavinger på oatmeal.com. Disse feilene gjør for din kommunikasjon hva et stort stykke spinat fanget i tennene dine gjør mot smilet ditt.
8. Husk det er ikke privat. Din e-postadresse tilhører selskapet, og din personlige e-post kan bli ringt opp i retten. Folk som vil og vet hvordan kan snoop i e-post. Skriv aldri i e-post noe som er flaut for deg eller mottakeren din, upassende, bigoted, ulovlig eller dum.
9. E-post er ikke for argumenter. Sint ord er ikke biologisk nedbrytbart. Gjør aldri argumenter i e-post. Gå ned i hallen eller kom deg på telefon. Jeg har lært dette selv på den harde måten, og tenk på at mitt briljante bruk av det engelske språket på en eller annen måte kunne gjøre et poeng bedre enn jeg kunne med gammeldags snakk. Det gjør det aldri. E-post vinner nesten aldri et poeng eller stopper et argument. Det gjør nesten alltid tingene verre, ikke bedre.
10. Husk disse tråden. Mesteparten av e-postprogramvaren vår bygger lange e-postadresser som barna bygger snøballer som ruller nedoverbakke. Hver ny e-post er samlet opp under tråden. Er det noen der ute som ikke minst har oppdaget i forferdelse, for sent, at du ved et uhell har sendt en lang tråd som inkluderte for mye informasjon eller noen pinlig kommentar om noen underveis. Hater du ikke det når det skjer? Og da, bortsett fra det problemet, er det bare det vanlige glutet av ubrukelig informasjon, da hver ny e-post i tråden inneholder alle de tidligere e-postene. Tenk på hvor mye slam vi sender gjennom rørledningen. Trenger alle å bli påminnet i hver e-post om alt som ble sagt i alle relaterte e-poster?
