11 forretningsdokumenter du burde alltid ha i trykt form

Takket være moderne teknologi er mange kontorer nå nesten helt papirløse. Viktige dokumenter blir opprettet, signert og sendt utelukkende online, og lagret for enkel tilgang av alle parter. Selv om det er praktisk å ha alt papirarbeidet ditt i digital form, vil du kanskje ikke bli kvitt skriveren din ennå. Vi spurte et panel av eksperter fra Young Entrepreneur Council følgende:

$config[code] not found

"Mange forretninger blir gjort online nå, og mange dokumenter skrives aldri ut i det hele tatt. Likevel er det noen situasjoner hvor en hard copy er nødvendig. Hva er et dokument du bør alltid ha en fysisk kopi av, og hvorfor? "

Forretningsdokumenter du bør alltid skrive ut

Her er hva YEC-fellesskapsmedlemmene måtte si:

1. Bedriftens verdier

"Å få elementer trykt på papir gjør dem alltid litt mer virkelige. Evnen til å berøre og føle, kommentere eller kaste bort gjør dem alle mer virkelige. Jeg personlig liker å ha bedriftens verdier trykt og sittende på skrivebordet eller hengt på veggen, for å tjene som en konstant påminnelse om hva du er (og ikke). "~ Corey Eulas, Factorial Digital

2. Kontrakter

"Den ene typen dokument som jeg tror du alltid skulle ha skrevet ut og lagret på nettet, er en kontrakt. Dette er viktige forhandlinger og juridiske dokumenter, og du vet aldri når du må gå tilbake og referere til det. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.

3. Lisenser, Tillatelser og "Hevet Seal" Dokumenter

"Du bør beholde papirkopier av forretningslisenser og tillatelser, fordi ofte regelverk krever at du gjør det. Også fysiske dokumenter av alt med en original signatur eller en hevet tetning bør holdes og plasseres et sted trygt. Reproduksjon av gjenstander med forseglinger vil ikke vises riktig i digital form og vil ikke bli vurdert som originale dokumenter av mange enheter. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker

4. Nødplaner

"Det er viktig å opprettholde en fysisk kopi av all informasjon eller fremgangsmåte som trengs hvis en nødsituasjon gjør at datamaskinen er umulig. Dette kan inkludere nødkontaktinformasjon, brannsikkerhetsprosedyrer, evakueringsprosedyrer for kontor og forretningsplaner. "~ Roger Lee, Human Interest

5. Dine mål

"Jeg bruker ikke penn og papir lenger. Alt er lagret på datamaskinen eller mobilenheten min. Jeg tror også på å være grønn og kutte på papir. Men hvis jeg skulle skrive ut et stykke papir, ville det være mine mål. Jeg har en liste over kvartalsvise, årlige, treårige og tiårige mål som jeg vurderer hver måned for å være sikker på at jeg er på sporet. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing

6. Ditt CV

"Det ene dokumentet du alltid skal ha en fysisk kopi av, er ditt CV. Det er alltid godt å ha CV-en med deg som referanse i et intervju. Det viser også at du er forberedt og benytter anledningen seriøst. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc

7. passord

"Hold en fysisk kopi av alle relevante passord som du bruker hele dagen. Denne informasjonen bør sannsynligvis ikke lagres overalt i det hele tatt, for å hindre sjansen for hacking eller identitetstyveri. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance

8. Aksjesertifikater

"Når du utsteder lager til forretningspartnere eller ansatte, er det viktig å holde en kopi og en digital kopi, dersom harddisken går seg vill. Vanligvis vil ansatte få en kopi når de har utøvd muligheten til å kjøpe aksjen. "~ Syed Balkhi, WPBeginner

9. Eventuelle filer som er avgjørende for dine operasjoner

"Det finnes flere typer dokumenter vi finner praktisk å holde på trykt. Disse inkluderer signerte kundekontrakter, HR-HR-filer og halvårlige anmeldelser, våre firmahåndbøker (en per ansatt), våre selskaps kjerneverdier (henget med stolthet), visuelle oversikter for salg, sentrale kvartalsvise målutviklinger, og den nødvendige bedriftens, forsikring og statliggjorte HR-posteringer. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing

10. Betalingsmottak

"Mens digitale kvitteringer er flotte, er det fortsatt godt å ha muligheten til å skrive ut kvitteringer når det er nødvendig av skattemessige grunner eller for annen dokumentasjon." ~ Serenity Gibbons, NAACP

11. Visittkortet ditt

"Jeg holder alltid visittkort hendig. Du vet aldri hvor eller når du møter noen mens du er ute og om hvem som vil ha kontakt med deg senere. Jeg holder 10 eller så på forskjellige steder, for eksempel min bag, jakke, bil, lommebok, passepartner, skrivebord og hjemme. Sørg også for at kortene dine er like minneverdige som deg. Det er lett å miste dem, så gjør det du kan for å designe noe som gjenspeiler ditt unike. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com

Bilde via Shutterstock

4 kommentarer ▼