Et godt organisert kontor sparer tid og gir deg en lykkeligere - og lykkeligere medarbeidere.
Å måtte vade gjennom stabler av papirer, jumbled skuffer, tangled ledninger og bokser med ting sitter rundt, kan ikke virke som en stor avtale, men det er en ekte fysisk byrde når du vurderer tiden på jakt etter ting som skal være lett å finne, men er det ikke. Uorganiserte elektroniske filer og forvirring er like stort et problem.
$config[code] not foundSå er det den mentale byrden. Uansett om du bevisst klarer det eller ikke, kan rotet stresse alle ut.
Her er 21 måter å organisere dine fysiske og elektroniske arbeidsplasser på.
Få den av gulvet
Gå vertikalt med bokhyller og hyller. Ofte går vi tom for stasjonær plass eller gulvplass. Vertikal lagring gir mer effektiv bruk av plass og legger mer på øynivå.
Opprett "Aktivitetssenter"
Sett alt du trenger for å fullføre en aktivitet i ett område, spesielt hvis du gjør en aktivitet regelmessig. Du vil unngå å kaste bort tid på å lete etter og sette sammen det du trenger. For eksempel skal pakker og forsyningsartikler og verktøy være i ett område. Eller lag en hylle for ting du tar med deg når du reiser, for eksempel din reise koffert, neoprenhylser og bærbare ladere.
Fil det, skann det, makulere det
Ikke bruk skrivebordet som innboksen, da kritisk papir (som sjekker!) Kan gå seg vill. Signerte kontrakter og andre gjenstander du vil beholde i papirformular, skal sendes straks inn. Skann alt annet i digital form. Tøm og kasser eller resirkuler papiret.
En mappe for alt
Ha en mappe for alle papirdokumenter. Pendaflex hengende mapper, sammen med manila indre mapper, er en billig løsning. Etikett begge deler. Pendaflex-mapper er din plassholder i arkivskapet, og skal alltid være der. Den indre manila-mappen er den du trekker ut etter behov. Da er det lett å refile manila-mappen i sin pendaflex når den er ferdig.
Fest datamaskinledninger
Fikk datakabler og elektriske ledninger i et sammenbrudd? Du er ikke den eneste. Heldigvis kan spesielle vridbånd og ledddeksler holde ting pent. Merk dine ledninger, slik at du kan finne den rette når du må koble fra eller flytte noe.
Bruk Corkboards til å holde "Top of Mind" -elementer foran deg
Hvis du trenger å referere til en sjekkliste for en oppgave, eller en form for påminnelse, må du pinne den til en korkplate rett i nærheten av skrivebordet ditt. Dette er bra for enhver ny prosess inntil den blir en innblandet vane. Bare ta av objektet når du ikke lenger trenger å referere til det.
Lagre alle håndbøker på ett sted
Har du noen gang behov for å henvise til bruksanvisningen til skriveren? Eller finn den lille instruksjon flyer som fulgte med Bluetooth-headsettet? Hvis du legger alle manualer i en dedikert skuff, plastkasse eller mappe - du trenger ikke å jakte på dem.
Lag oppdelte skuffer
Hvis skuffene dine ikke har innebygde skillelinjer, kan du kjøpe billige metall- eller tredeler - eller enda bedre, resirkulert plast. Organiser enhetsladere; penner; binders; notisblokker og klebrig notater; saks og andre gjenstander. Ikke bare gjør en organisert skuff sparer tid, men du vil føle deg mindre stresset hvis du ikke trenger å dykke inn i et rotet rot flere ganger om dagen.
Bruk en etikett til å holde hyller organisert
Det er ikke bare filer som trenger etiketter. Hyller og skuffer kan ha nytte av å merke dem. På den måten vet alle på kontoret det rette stedet for å returnere ting.
Hold en "å gjøre" liste
Mental rot er så mye et problem som fysisk rot. Et av hovedpunktene i systemet Getting Things Done er å få elementer ut av hodet og på papir (eller en elektronisk liste). På den måten kan du fokusere på oppgaven ved hånden. Bare hold din oppgaveliste kort og ryddig.
Gjør ukentlig vedlikehold og opprydding
På slutten av hver arbeidsuke legger du ting som er brukt i uken tilbake på deres plasser. Strimler eller filstabler. Hvis du ikke lar rotet samle seg for lenge, er det lettere å holde orden.
Bruk en Central Cloud-posisjon for firmadokumenter
En fantastisk måte å spare tid på og unngå at alle skal sette opp sitt eget "virtuelle arkiveringssystem", er å bruke en sentral skyplassering for bedriftsdokumenter. Alternativer som Google Disk eller OneDrive lar deg sette opp sentrale mapper etter emne eller klient for å dele dokumenter.
Bruk Prosjektledelse eller Oppgavebehandling Programvare
Et prosjektstyringssystem holder ansatte på sporet med prosjekter. Enda viktigere, eliminerer det papirkurvlister og e-postinstruksjoner, og forvirring som oppstår fra dem.
Skann kvitteringer og lagre i skyen
Deretter kan du kaste bort papirkvitteringer. Med nyere mobilapper trenger du ikke en skanner - du tar bare et bilde. Med avanserte apper kan du synkronisere opp kvitteringer med regnskapspostene dine eller kredittkortoppføringer automatisk (unngå manuell tasting).
Bruk nettleserbokmerker for hurtigreferanse
Har du noen gang brukt tid på å jakte på koblinger til tilbakevendende referansesider eller påloggingsskjermer? Eller ikke husk hvor du finner dem? Bokmerk dem og organiser bokmerker i mapper, slik at du kan komme til dem med et par klikk.
Lagre Favoritter Lister for gjentatte bestillinger
En annen timesaver er å lagre favorittlister på nettbutikker du bruker regelmessig. På den måten trenger du ikke å slå opp de samme forsyningene hver gang du kjøper. Nettsteder som Staples.com lar deg lagre favorittlister, og det er super praktisk.
Arkiver gamle filer
Hvis du ikke har brukt datafiler (spesielt e-postmeldinger!) I det siste året eller så, arkiver dem. Du vil fortsatt ha dem, men du må ikke vade gjennom dem for å finne aktuelle gjenstander. Vurder å sette inn en policy for å slette arkiverte filer etter en viss tid også.
Ha tilstrekkelig anti-virus og anti-malware programvare
Få ting kan forårsake mer forstyrrelse og forvirring enn tapte filer, eller tapt tid, på grunn av datavirus og malwareangrep. Sa Nuff!
Bruk en notat organisering App
Merk applikasjoner som Evernote, Microsofts OneNote og SimpleNote kan hjelpe deg med å organisere og lagre Web-undersøkelser og elektroniske notater.
Virkelig "Smart" telefoner er tidsparere
Smarte telefoner brukes klokt og sparer tid og kan gjøre oss lykkeligere. Vi kan være i stand til å unnslippe kontoret for en familiebegivenhet uten skyld, fordi vi fortsatt har kontakt i tilfelle noe kritisk kommer opp. Ha kraftige smarttelefoner med nok internt minne til å kjøre nødvendige programmer.
Automatisk synkronisering for alle enheter
Når det gjelder smarttelefoner, bruker bedrifter og ansatte både flere enheter - kanskje en stasjonær datamaskin, nettbrett og smarttelefon per person, alle på samme dag. Cloud fil lagring eller i det minste muligheten til å automatisk synkronisere filer er viktig for å spare tid og unngå forvirring fra ikke å ha den nyeste filen.
Oppgrader datamaskiner til minne og hastighet
Du kan ikke engang innse hvor mye tid er bortkastet når alt du tar tar lengre eller verre, fryser eller krasjer regelmessig. Tilstrekkelig minne og prosessorhastighet i fjor, kan ikke være opp til oppgaven i år. Så oppgradere!
Det er mine 21 kontorlagrings- og organisasjonsideer. Hva er dine beste tips for å organisere kontoret ditt og tamme disorganiseringen og rotetyret?
Kontorfoto via Shutterstock
10 kommentarer ▼
