Å velge et forretningskommunikasjonssystem for din bedrift er ikke en liten oppgave.
Enten du er en solopreneur som arbeider hjemmefra eller en voksende bedrift med et fullverdig kontor og stab, er forretningskommunikasjonssystemet ditt det som gir deg tilgang til dine kunder, leverandører og alle andre du kanskje trenger å kontakte.
Her er en liste over tips for å velge et forretningskommunikasjonssystem som vil hjelpe bedriften din til å trives.
$config[code] not foundForstå den kritiske betydningen av kommunikasjon
Å plukke ut et forretningskommunikasjonssystem er ikke noe som bør tas lett. Så ikke bare velg en leverandør fordi den har et gjenkjennbart navn eller var det første selskapet du kom over. Gjør litt forskning for å sikre at du får den beste verdien og funksjonene som bedriften din trenger.
Være i stand til å kommunisere fra hvor som helst
Få småbedriftseiere i dag holder seg til bare å gjøre forretninger fra ett sted. Og med et cloud-kommunikasjonssystem, som tilbys av noen VoIP-leverandører som Nextiva, kan du få tilgang til forretningskommunikasjonssystemet fra en rekke enheter. Du trenger ikke å bli satt på kontoret ditt.
Finn en leverandør med god støtte
Kundesupport er en av de viktigste faktorene du må vurdere når du velger en kommunikasjonsleverandør. Så snakk med andre bedriftseiere, les omtaler, og gjør noen online-undersøkelser for å finne ut hvilke leverandører som har best støtte for sine systemer.
Fokus på hvordan du vil at støtten leveres
Mer spesifikt bør du finne ut nøyaktig hvordan leverandørene du vurderer tilbyr støtte, og sørg for at de samsvarer med dine preferanser. Yaniv Masjedi, direktør for markedsføring for Nextiva, sa i et telefonintervju med småbedrifter: "Noen mennesker liker å motta støtte via telefon, og noen vil helst kommunisere med deg via Twitter, Facebook, live chat eller email. Så hvis du foretrekker å kommunisere med et selskap på en bestemt måte, se på det og spør folk på firmaet, "sa han.
Spør hvor Service Reps er basert
For de som foretrekker å motta kundesupport over telefonen, sier Masjedi at plasseringen av agenter ofte er en viktig faktor. Hvis du vil være sikker på at kundestøtteselskapene dine er basert i USA eller i et bestemt geografisk område, spør du spesielt når du gjør undersøkelsen.
Ring kundeservicen
En av de beste måtene å få all denne informasjonen er bare å ringe selskaper direkte. Du kan bruke dette til å samle informasjon, men også ta hensyn til din egen erfaring. Masjedi sier: "Ring kundeserviceavdelingen og se hvordan det er. Venter du på vent i veldig lang tid, eller svarer de telefonen med en gang? Venter på vent i 45 minutter når du har et problem med kommunikasjonssystemet, er det siste du vil oppleve. "
Handle rundt for en god ide om tjenestene som er tilgjengelige
Markedet for forretningskommunikasjonssystemer har utvidet de siste årene på grunn av ny teknologi. Så det er mange alternativer å velge mellom. Når du har ringt og spurt om en bestemt leverandør, gjør det samme for flere andre selskaper og sammenlign dem deretter.
Sammenlign priser, inkludert rimelige forretningsalternativer
Som markedet har utvidet, så har prisalternativer. VoIP-tjenester tilbyr alternativer som ofte er rimeligere for små bedrifter. Og som med enhver forretningsavgjørelse, bør prisen være en del av din besluttsomhet.
Ta deg tid til å avdekke skjulte kostnader
Men du bør ikke bare ta prisen på hver tjeneste til pålydende. Noen tilbydere tilbyr innledende priser eller bare tilby bestemte priser hvis du logger inn på en langsiktig kontrakt. Se på disse faktorene før du bare velger den laveste prisen.
Les omtaler og se etter advarselsskilte
Anmeldelser kan være en god kilde for informasjon om ulike selskaper. Gjør et raskt søk på dine beste valg og se etter eventuelle advarselsskilt hvis folk har bekymringer om støtte eller pålitelighet.
Forstå bedriftens behov
Med så mange forskjellige funksjoner og typer planer, er det noe i utgangspunktet enhver bedrift. Det betyr at du må velge en plan som passer best for din type virksomhet. Hvis du trenger mobile alternativer, velger du en plan som inneholder disse funksjonene. Hvis du vil ha faksingskapasitet inkludert, velg en plan som inneholder det. Tenk på funksjonene du vil ha, og sammenlign de spesifikke planene fra ulike leverandører.
Finn et system som passer til størrelsen på bedriften din
Det er også planer som passer best for ulike forretningsstørrelser. Hvis du har noen ansatte, trenger du sannsynligvis ikke et system som er satt opp for hundrevis. Men hvis du har et anstendig størrelse lag, ikke bare hold deg til systemet du hadde da du jobbet hjemme alene.
Men søk også ut skalerbare løsninger
Men selv om du ikke ønsker å betale for mer enn du trenger, er en løsning som kan vokse med din bedrift et klart pluss. Finn en som gir deg muligheten til å legge til linjer eller lagmedlemmer. Eller i det minste, ikke melde deg på en langsiktig kontrakt hvis du planlegger å vokse ut i den tidsrammen. Masjedi sier: "Så mange bedrifter starter små og så har de i løpet av få år hundrevis av ansatte. Så du vil ikke ha et telefonsystem designet for ti ansatte eller mindre. Du vil ha en leverandør som vil støtte deg når du vokser. "
Lær hvor ofte oppdateringer er gitt
Med så mye vekst i bransjen, vil du ikke gå glipp av nye funksjoner som kan være nyttige bare fordi du sitter fast i en kontrakt. Før du registrerer deg for noe, spør om nye funksjoner bedriften jobber med, og hvor ofte oppdaterer de teknologien.
Ikke overse små funksjoner
Selv små funksjoner kan gjøre en stor forskjell når det gjelder ditt kommunikasjonssystem. For eksempel sier Masjedi at mange av Nextivas kunder virkelig setter pris på evnen til å endre utgående eller holde meldinger enkelt. Hvis du har et lite kjæledyr med ditt nåværende system, eller noe lite du ønsker å kunne gjøre med det, spør du om det når du ser på leverandører. Det er ingen detaljer for liten.
Ta systemet ditt mobil
Mobilkommunikasjonssystemer blir stadig populære nå, da mange av dem er skybaserte. Bedrifter som Nextiva tilbyr selv mobile apper som bedriftseiere kan bruke til å ringe på forretningslinjer fra hvor som helst.
Se etter alternativer som en separat forretningslinje
For enkelte entreprenører kan det bare være et stort pluss at bare å ha et eget nummer for virksomheten. Masjedi sier at advokater spesielt har en tendens til å sette pris på evnen til å ringe og motta samtaler på en egen linje, selv om de faktisk bruker sin personlige mobiltelefon, fordi de lar dem unngå å gi ut sitt personlige nummer.
Utforsk eventuelle nyskapende nye funksjoner
Det finnes utallige måter å bruke forskjellige kommunikasjonssystemer på. Så hvis det er en funksjon eller evne du vil, er det sannsynligvis en leverandør som tilbyr den. For eksempel sier Masjedi at noen bedrifter virkelig setter pris på Nextivas vFax-funksjon, som gjør at de kan sende virtuelle dokumenter som fakser, selv om du ikke har en faktisk faksmaskin.
Finn ut om Analytics
Analytics kan være en annen nyttig funksjon. Selv om du for øyeblikket ikke bruker dem, kan de hjelpe virksomheten din på en rekke måter. Så det er en faktor som er verdt å se på.
Samle dataene for å vokse virksomheten din
Analytics-informasjonen kan gi deg data du kan bruke til å utvide operasjonene dine. Masjedi tilbød dette eksempelet:
"Hvis du er en renser og nærmer deg 5 hver dag, men du ser at samtaler kommer av en eller annen grunn på lørdager til 7, vet du kanskje at du må holde den åpen en ekstra to timer på lørdager, " han sa.
Bruk registrerte samtaler for å trene ansatte
Mange telefonsystemer gir deg også muligheten til å ta opp samtaler. Du kan bruke denne funksjonen til å evaluere telefontjeneste og til og med bruke anropene til å trene ansatte og forbedre tjenesten.
Tegn på teknologi for å optimalisere ditt lag
Du kan også bruke anropsopptak og analyser for å holde øye med ansattes vaner. Du vil ikke se at lagmedlemmer bruker hele dagen på unødvendige samtaler. Så du kan bruke dataene for å sikre at alle er på oppgave.
Ikke stole på leverandøren din for hver liten oppdatering
En annen viktig fordel ved VoIP og lignende tjenester er at de gir brukerne muligheten til å oppdatere deler av deres tjeneste på egen hånd. Dette betyr ikke at du ikke kan ringe for service eller hjelp. Men hvis du bare vil oppdatere din utgående melding eller noe som er liten, kan du gjøre det uten å måtte sitte på vent eller ringe et firma rep til din plassering. Så hvis det er noe som er viktig for deg, finn en leverandør som gir deg muligheten til å administrere deler av kontoen din selv.
Men sørg for at de vil hjelpe når du trenger det
Men god service er fortsatt viktig for din virksomhet. Pass på at leverandøren din er åpen og tilgjengelig for å hjelpe deg med alt du trenger, ikke bare et lite sett med alternativer på sin forhåndsinnspilte telefonmeny.
Cans Photo via Shutterstock
Mer i: Nextiva 3 Kommentarer ▼
