For bedrifter som ser etter langsiktige kunder og en mer stabil tilbakevendende inntekt, kan DCAA (Defense Contract Audit Agency) overholdelse være en reell velsignelse.
Opprinnelig opprettet i 1965 for å eliminere revisjonsoverlapping mellom de forskjellige grenene av militæret, er DCAA nå inngangsporten til praktisk talt alle tjenestekontrakter og arbeidskontrakter for den amerikanske regjeringen. Dens rolle er først og fremst å holde entreprenørene ærlige og sikre at skattebetalere ikke blir tatt på tur.
$config[code] not foundDessverre, for mange entreprenører har reglene for å være en DCAA-kompatibel entreprenør forandret seg enormt i det siste tiåret. Dette har gjort det vanskeligere å beholde DCAA-kompatibel status.
Hvordan reglene har endret seg
Tidligere har DCAAs gradersystem tillatt grader av manglende overholdelse og vil til og med tilby forslag til hvordan en entreprenør kan forbedre sin karakter ved å forbedre sine mangler i samsvar.
Under de nye reglene har DCAA endret graderingssystemet til et pass / fail-system. Entreprenører kan ikke lenger ha grader av manglende overholdelse og fortsatt være DCAA-godkjent.
Ifølge DCAA,
"DCAA vil ikke lenger rapportere utilstrekkelig i deler meninger. I tillegg vil revisjonsrapporten identifisere delene av systemet som er berørt av manglene, og anbefaler at oppdragsgiver ikke godkjenner systemet (hvis det er aktuelt) og forfølge suspensjon av en prosentandel av fremskritt eller kostnadsutbetaling … Videre forslag til forbedring av systemet vil ikke lenger bli rapportert i interne kontroll revisjonsrapporter. "
Kostnaden ved å miste DCAA-samsvar
I tillegg til det åpenbare tapet av potensiell virksomhet, kan tap av DCAA-overholdelse ha alvorlige konsekvenser.
Skriving for Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko og Bill Foote, fremhever CPA noen av kostnadene: "Å gå inn på regjeringens marked uten å forstå regnskapet og andre unike krav utsettes for muligheten for å ikke vinne forretninger, miste penger og sivile eller (i ekstreme tilfeller) kriminelle sanksjoner. "
Slik forblir du i DCAA Compliance
Det er tre kontraktstyper du bør være klar over at DCAA vurderer i sine revisjoner:
- Fast pris
- Kostnad refunderes
- Tid og materialer (som inkluderer overheadkostnader som utgifter som er registrert).
Den beste måten å unngå problemer med de nye forskriftene er å være forberedt og sikre fullstendig DCAA-overholdelse før en DCAA-revisjon.
David Goldstein, president i InLine Financials LLC, skriver:
"Den mest effektive måten å forberede seg på en DCAA-revisjon er å standardisere selskapsregnskapsprosedyrer og bruke et omfattende system for sporing og registrering av arbeidstiden lenge før revisjonsprosessen starter.
"Regnskaps- og tidsbehandlingsprogramvare er avgjørende for å passere selv pre-award-undersøkelsen av DCAA-revisjonen. Bedrifter som er i stand til å demonstrere en historie med omfattende regnskaps- og tidsstyringspraksis, opplever ofte minimalisert tilsyn gjennom hele revisjonsprosessen. Kontraherer med mindre etablerte metoder for registrering av kostnader, sporing og allokering av materialer, fakturering og overvåkingsarbeid gjennomgår en mer slitsom revisjonserfaring. Hvis et selskaps regnskapsprogramvare ikke viser seg å kunne håndtere DCAA-mandat, vil det bli nødvendig med en omfattende gjennomgang av selskapets manuelle system. "
Dette understreker behovet for at bedrifter skal bruke beste praksis når det gjelder tidssporing, spesielt siden tidssporing utgjør nesten 75 prosent av hva som er involvert i DCAA-samsvar.
Å miste DCAA-overholdelse kan være et ødeleggende tap for organisasjonen din, så vel som kundenes velvære. Ved å være proaktiv og håndtere potensielle problemer før en revisjon, kan du sikre at bedriften din forblir kompatibel på tross av strengere regler.
Militærbilde via Shutterstock
