Klespersonalet spiller en viktig rolle i ethvert selskap. De ansatte er de som utfører de daglige oppgavene til et typisk kontor, og blir ofte bedt om å utføre en rekke andre funksjoner for selskapet også. Men plikter og forventninger til kontormedarbeidere er ikke alltid klare for søkere, og bør være godt definert av selskapet før de ansetter.
Telefonsamtaler
Tjenestemedlemmer har ansvar for å svare, lede og ringe. De må utføre disse anropene på en profesjonell måte og kunne overføre samtaler og ruteoppringere til den riktige voicemail-boksen hvis personen ikke er der eller er i en annen samtale. De må også være kjent med hver enkelt ansattes roller slik at anrop kan overføres riktig. De må også være kjent med hvilke samtaler som er nødvendige for å overføre, og hvilke samtaler, som telemarketers, har lavere prioritet.
$config[code] not foundPost
Kontormedlemmer er ansvarlige for både innkommende og utgående post. Innkommende mail må sorteres og leveres til de tiltenkte mottakere, eller åpnes av kontorpersonalet for å avgjøre arten av postadressen, for eksempel kundeklager, og sende den til riktig sted. Utgående post må være organisert, adressert og stemplet. I tillegg vil det kontoristlige personalet samordne med frakttjenester som Federal Express for pakkelevering og henting.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingDokument kontroll
Ansvaret for å håndtere interne dokumenter faller også i stor grad til de ansatte. Klientpersonell er ansvarlig for å skrive, kopiere, distribuere og arkivere eller ødelegge alle interne dokumenter. De opprettholder et arkiveringssystem i riktig alfabetisk rekkefølge, og sporer sensitive dokumenter som må ødelegges etter en viss tid. I tillegg vil noen store mengder fotokopiering bli delegert til en medarbeider.
Eventkoordinering
Kontormedlemmer forventes ofte å koordinere selskapshendelser. De sørger for at maten blir levert på riktig tidspunkt, og at noen utdelinger vil bli kopiert og tilgjengelig. De vil også bidra til å designe eventuelle PowerPoint-presentasjoner eller andre multimediaelementer som kan presenteres, og sørge for at konferanserommet selv er i riktig rekkefølge før hendelsen begynner.
Leveringsordre og småpenger
Tjenestemedlemmer har ofte ansvaret for å bestille kontorrekvisita etter behov, og distribuere små penger til andre medlemmer av kontoret for nødvendigheter som hyttestasjoner eller brådskede forsyninger. Tjenestepersonell utfører vanligvis en forsyningsordre en gang i uken, og andre ordrer når behovene kommer opp.
