Hver dag er en kamp for produktivitet når du er en liten bedriftseier eller konsulent. Og hvis vi er ærlige, kan produktiviteten være spesielt vanskelig å holde på i løpet av de varme sommermånedene når grillfest og stranddagsdrømmer blir ødeleggelse på vår tid.
Hvis du noen gang har satt deg tilbake og lurt på hva som skjedde mellom 9-5, kan en ny undersøkelse fra skaperne av OfficeTime interessere deg. Her spurte tidsporingsstedet respondentene for å svare på spørsmålet "hvor går vår tid" og identifiserte noen av de største skyldige til arbeidsplassproduktivitet.
Tidligere i år annonserte OfficeTime de fem beste tidenes mordere og formelt utgått Email (47 prosent), Procrastination (42 prosent), Social Networking (36 prosent), Møter (34 prosent) og Surfing the Internet (30 prosent) som de beste vices stjeler timer fra vår dag. Denne gangen ble OfficeTime sjekket inn for å se nøyaktig hvor mye tid vi brukte i disse fem tidssugningsområdene.
Advarsel, funnene kan skremme deg:
- 64 prosent bruker opptil 1 time på sosiale nettverk hver dag
- 59 prosent bruker opptil 1 time hver dag på Internett
- 49 prosent bruker opptil 1 time hver dag i møter
- 40 prosent bruker gjennomsnittlig 1-3 timer med e-post
- 34 prosent bruker 30 minutter til 1 time "procrastinating"
Legg opp den høye enden av disse tallene, og det er ganske enkelt å forstå hvorfor noen av oss forlater kontoret, lurer på hva vi oppnådde i utgangspunktet.
Hvis du føler at du ikke strekker dine dager så langt du kan, er det noen raske produktivitetstips for å hjelpe deg med å unngå noen av de tidspunkter som er oppført ovenfor.
1. Lag en plan
Hver søndag setter jeg meg på datamaskinen, finne ut hva det er jeg må gjøre ferdig i løpet av neste uke, og opprett et kart for de neste 5-6 dagene på hvordan / når hver oppgave skal bli fullført. Jo, det er uunngåelig at andre ting vil dukke opp og at jeg må skifte planen min, men å gå inn i uken med en innstilt struktur hjelper meg å fokusere på arbeidet som er egentlig viktig. Ellers er det lett å forlate uken på samme måte som du kom inn - med en haug med arbeid fortsatt på bordet fordi du ble "sporet" på andre områder. Vet hva du trenger å få gjort i dag og uke, og hold deg selv ansvarlig for det.
2. Planlegg e-post
Det er ikke overraskende at e-post er gang på gang oppført som den største synderen til produktivitet. I undersøkelsen nevnt ovenfor sa 40 prosent av respondentene at de bruker mellom 1-3 timer en dag svarer på e-post, og jeg vedder på at du har hatt dager der du har brukt langt mer enn det. Prøv å planlegge angitte tider hvor du svarer på e-post, slik at du ikke bruker hele dagen til å bobbing inn og ut. Kanskje du takler e-post for en time om morgenen og deretter sjekker inn i 20 minutter før lunsj og før du går ut på kvelden. Velg hva som fungerer for deg, men kom til det punktet hvor du administrerer e-posten din, ikke omvendt. Og, hvis det er mulig, unngå å svare på e-post så snart du kommer inn på kontoret. Du finner at det å være i stand til å slå noen ting av tallerkenen din først, vil bidra til å sette fart for resten av dagen.
Dette innlegget på 7 Gmail-tips Hver SMB bør vite kan hjelpe deg med å bruke din Gmail-konto smartere ved å utnytte gratis verktøy og funksjoner.
3. Finn kontoverktøy
Jeg vet ikke om deg, men min største hindring for produktivitet holder meg selv ansvarlig. Når du jobber for deg selv, har du ingen andre der for å spre pisken og holde deg på oppgave. Kanskje du er disiplinert og ikke trenger det, eller kanskje du er som meg, og stole på verktøy for å holde deg så ansvarlig og produktiv som mulig.
Online tidsporingsverktøy som Harvest, Toggl og OfficeTime (opphavsmannene til undersøkelsen) kan være utrolig nyttig for en person eller et lag for å hjelpe nøyaktig å spore tid og analysere hvordan den brukte. Hvis du tar betalt per time, kan disse verktøyene også holde styr på kundebudsjettene og vise dem hvordan du bruker pengene sine.
Hvis du ikke er en fan av linjeverktøyspordere, er det kanskje en pålitelig gammel eggutløser som du foretrekker å holde deg på sporet. Jeg holder en eggutløser på skrivebordet mitt og bruker det religiøst når jeg skriver innhold. Uansett hvilket verktøy du bruker, trenger ikke å være prangende, bare noe du vil være ansvarlig for.
4. Identitets- og begrensningsdistraksjoner
Noen distraksjoner vi er godt klar over - det er det blinkende lyset på vår smarte telefon, det er Twitter, eller det er vår favorittblogg som ikke har noe å gjøre med arbeidet. Etter å ha blitt identifisert, er det lett nok å dempe disse når vi vil. Drep Internett hvis du ikke trenger det for øyeblikket, kast telefonen i en skuff der du ikke kan se den, etc.
Men det er andre distraksjoner som kommer inn i vår tid som vi kanskje ikke skjønner.
Som Office Messenger-systemet (Skype, kanskje) som er fylt med flere samtaler om lunsjalternativer enn arbeid, eller den personen som liker å ringe møter når en e-post ville vært mer effektiv. En av fordelene ved å bruke et online-tidssporingsverktøy er at det kan hjelpe deg å spotte tid suger du kanskje ikke har lagt merke til. Hvis du ikke har brukt en før, kan du prøve det i noen uker bare for å hjelpe deg med å analysere hvordan du bruker dagen. Kanskje finner du at du bruker en tredjedel av dagen i møter, eller du har en venn som tekster deg hver time. Når du vet, klipp ut støyen. Du vil bli overrasket over hvor enkle løsninger du kan legge til timer tilbake til dagen din.
Hva er noen av dine største syndere til arbeidsplassproduktivitet? Faller de på listen, eller har du andre hemmelige vitser?
Oppdaterer Social Media Photo via Shutterstock
13 kommentarer ▼
