Du bruker sannsynligvis allerede "skyen" (dvs. går online) for å drive noen aspekter av virksomheten din.
Men som Thomas Hansen, visepresident for Microsoft Worldwide SMB forklarer, selv om du er solgt på fordelene av skyen, kan det virke skremmende å komme i gang - eller gjør mer.
Han fortaler å ta trinnvise skritt. Begynn liten. Så gjør mer over tid.
$config[code] not foundSå jeg trodde jeg ville bygge på den ideen, ved å skissere 10 ting du kan gjøre - starter i dag - å hoppe på skyen eller øke bruken av sky-applikasjoner. Velg noen av disse taktiske trinnene, og du kan spare tid, drive virksomheten din mer effektivt, og ofte redusere kostnadene:
1) Angi standard filsparingssted til skyen
Det er en ting å snakke om sentral online fillagring. Men det er en annen ting, helt og holdent hvis du og dine ansatte må ta ekstra skritt for å overføre filer til din online skyplattform hele tiden.
Tenk på det. Hvis du og dine ansatte lagrer til en lokal harddisk eller enhet først, vil det ta dobbelt så stor innsats å snu og lagre disse filene til skyfiloppbevaring senere.
Men du kan "sette det og glemme det", slik at du ikke trenger å ta noen ekstra skritt. Og dine viktige bedriftsfiler blir automatisk sikkerhetskopiert i prosessen.
Bare konfigurer datamaskinene dine slik at hver medarbeiders standardplassering for å lagre filer, er selskapets online lagringsløsning av valg.
Hvis du for eksempel bruker Microsoft OneDrive som cloud storage-løsning, er det enkelt å konfigurere det i Windows 8. Klikk på "PC-innstillinger", og du bør se et menypunkt for OneDrive. Derfra kan du klikke på av / på-knappen for å gjøre OneDrive til standardplassering for fillagring.
Eller gjør et søk på nettet for instruksjoner for hvordan du endrer det til den valgte plattformen på den aktuelle enheten din. Det er mulig å angi skylagring som standard lagringsplass for mange enheter.
2) Gå for lavt hengende frukt: Cloud-basert e-post og dokumenter
Et annet logisk sted å starte er å vedta en skybasert e-post- og dokumentplattform, for eksempel Office 365. Hvis du ikke har gjort dette allerede, la meg fortelle deg at forretningsfordelene er ganske overbevisende.
Først hjelper det med personlig produktivitet av deg og ditt team. Hvis du bruker flere enheter (som jeg gjør!), Kan du få tilgang til alle kontortypedokumenter og e-postmeldinger uansett hvilken enhet du bruker. Kommer du til en konferanse, og tar din bærbare datamaskin eller nettbrett med deg? Med en skyffektivitetsplattform som Office 365 har du alt du trenger, bare ved å logge inn. Du må aldri igjen overføre filer fra tommelfingerstasjoner eller synkronisere enheter senere.
For det andre hjelper det med teamsamarbeid. I min virksomhet jobber de fleste lagmedlemmer eksternt fra deres hjem. Likevel kan vi alle fortsatt ha tilgang til filer og de samme verktøyene, bare ved å koble til med en nettleser eller mobilapp.
For eksempel bruker vi delte kalendere omfattende. På denne måten kan vi holde øye med selskapets frister som påvirker eller involverer flere personer og avdelinger, sentraliser påminnelsene, og se planlegge tilgjengelighet ved et øyeblikk.
Vi bruker også delt dokumentsamarbeid - bokstavelig talt daglig. Det vi gjør er å holde møter via konferansesamtale eller videokonferanse, og så ser teamet på og redigerer et enkelt dokument mens vi er på konferansen. Eller vi tar møte notater på et sentralt delt dokument. Det sparer mye tid. Det er ikke nødvendig å rute møte notater senere. Vi trenger ikke bekymre oss for hvilken versjon av dokumentet som er sist, fordi vi alle er der, og oppretter og redigerer det samme dokumentet.
Plus, du kan spre ut prisen månedlig. Det er ingen stor oppkjøpsavgift - det er mye enklere å budsjettere og ha råd til.
3) Lag et sentralt elektronisk arkiveringssystem
Når du får alle til å lagre i skyen, trenger du en enkel måte for teamet ditt å finne ut hva som finnes der for vanlige filer.
For å gjøre dette, opprett et elektronisk arkiveringssystem. Organiser det voksende antallet dokumenter og filer virksomheten din oppretter daglig.
Bruk en rekke tydelig merkede mapper. Organiserer du arbeidet ditt med prosjekter? Av klienter? Av avdelinger? Lag et system som gir mening for bedriften din.
Med et filsystem på hele bedriften lagrer teamet mange timer de ellers ville bruke på å søke etter gjenstander eller duplisere innsatsen fordi de ikke finner noe.
4) Oppmuntre klienter og entreprenører til å dele via skyen
Hvor mange ganger finner du deg selv og sender filer frem og tilbake? Deretter må du jakte gjennom e-postmeldinger senere for å finne en fil du trenger.
Du sparer tid ved å dele filer direkte via skyen.
Du kan ikke "tvinge" tredjeparter til å bruke plattformen for deling av sky, ved hvorfor ikke spørre? Fortell fordelene raskt, for eksempel "Vi liker å dele og redigere filer på OneDrive eller Dropbox eller en annen plattform fordi det sparer tid på å jakte gjennom e-post. Kan jeg dele dette med deg der? "
Noen vil ikke være komfortabel å dele filer på denne måten. Men du kan bli overrasket hvis du nevner det som et alternativ.
5) Bruk elektroniske signaturapplikasjoner
Sender du eller mottar mange dokumenter som trenger signaturer? Hvis det er tilfelle, bruker du og teamet ditt mye tid på e-post, utskrift, signering, skanning, faksing - du kjenner boret.
Her er et tips: sjekk ut skybaserte, elektroniske signaturapper. Tenk, Hello Sign eller DocuSign. Det er også mange andre elektroniske signaturalternativer der ute.
De sparer masse tid. Ikke bare det, fjerner elektroniske signaturprogrammer noen av procrastinasjonsfaktoren fordi du kan signere et dokument umiddelbart, selv mens du er på vei, i stedet for å vente til du er i nærheten av skriveren eller faksmaskinen.
De tar også mye av bryet med sirkulerende dokumenter for signering. De ruter dokumenter til alle parter for signaturer, og til og med sender påminnelser.
6) Opprett digitale ressursbiblioteker i skyen
La meg stille deg et spørsmål: Hvor mye tid bruker du jakt på eller videresending av selskapets digitale eiendeler?
Jeg snakker om logoen din, den brosjyren du tok til messen noen år tilbake, brettspillmalen du brukte i fjor, din blank ytelsesrevisjonsskjema, offisielle firmafotografier, executive bios, pressesett og andre eiendeler.
Hvis bedriften din er noe som min pleide å være, bruker du helt for mye tid til å grave rundt for det slags materiale.
Lag et bibliotek med digitale eiendeler. Sett opp en sentral delt mappe eller mapper på plattformen for sky lagring. Nå vil disse eiendelene være tilgjengelige for alle i teamet ditt som trenger dem, hvor som helst, når som helst. De trenger ikke å jakte på dem eller plage noen andre til å finne dem.
7) Konverter et viktig forretningssystem til skyen
Du trenger ikke å takle alle forretningssystemene dine og flytte alt til skyen samtidig. Start med å se på de tre viktigste maskinene dine. Det kan være QuickBooks, din kontaktdatabase og ditt lagerstyringssystem.
Hvis du fortsatt bruker lokale eller desktop-baserte versjoner av disse systemene, må du begynne å vurdere fordelene med skybaserte (online) versjoner. Med skyversjoner får du mye når det gjelder muligheten for at hele laget har tilgang til informasjon og samarbeider bedre. Og sky-systemer gjør det enklere å overføre data fra ett system til et annet, eliminere duplikat dataregistrering og silo-effekten av informasjon som blir marooned i ett system.
Hvilken app vil levere det største banget ved å flytte til skyen? Det er spørsmålet å spørre.
8) Insistere på Cloud-Updated Malware Protection for alle arbeidere
Dette er spesielt viktig med eksterne arbeidstakere.
Store bedrifter har typisk en IT-avdeling som etablerer et bedriftsnettverk med beskyttelser som beskyttelse mot skadelig programvare.
Men små bedrifter har kanskje ikke et nettverk.
Eller et lite bedriftsteam jobber ofte med folk som ikke er på nettverket sitt. Fjernarbeidere kan koble fra egne enheter hjemmefra, ved hjelp av offentlig sky. De logger seg ganske enkelt på Internett.
Så det er viktig at alle som får tilgang til systemene eller dataene dine, eller deler filer, har skadelig programvarebeskyttelse, oppdatert jevnlig med nye malware signaturer via skyen.
Microsoft tilbyr et innebygd Windows Defender-produkt for stasjonære og Windows-baserte enheter - og det er gratis. Pass på at den er aktivert. Eller ha et annet malware-beskyttelsesalternativ på plass.
Også når Windows 10 kommer ut senere i år, vil det ha lagt til sikkerhetsfunksjoner innebygd via Windows Update. Windows 10 vil også tilby et alternativ kalt Windows Update for Business. Dette gir raskere tilgang til sikkerhetsoppdateringer og kritiske reparasjoner og kontroll over distribusjon av oppdateringer, for IT-administratorer. For eksempel, hvis du har en IT-avdeling, vil den kunne levere oppdateringer til eksterne nettsteder, med begrenset båndbredde.
9) Installer et Cloud-Based Phone System
Vurder enten en Voice-over-IP (VoIP) telefontjeneste, eller et programvarebasert virtuelt sentralbord og talepostsystem.
Med skybaserte telefonsystemer får du muligheten for at eksterne arbeidstakere har tilgang til et sentralt telefonsystem - til svært lave kostnader. For små bedrifter med eksterne arbeidstakere eller de som jobber hjemmefra, er dette spesielt viktig. Selv om lagmedlemmer bruker sine egne mobile enheter, kan du fortsatt koble alle til sentrale utvidelser og firmaets telefonsvarer.
Du får også et profesjonelt inntrykk i form av en automatisk stemmehilsen.
Voicemail meldinger kan sendes som lydfiler via e-post, slik at de kan videresendes til andre lagmedlemmer.
Du får også bruksstatistikk for å hjelpe deg med å se hvordan laget ditt bruker telefonen - perfekt for å administrere en kundesupportfunksjon, for eksempel.
10) Bruk videomøter
Sist men ikke minst, gjør bred bruk av virtuelle møter via video. Hvis du allerede bruker dem, fantastisk - gjør flere av dem.
Video leverer effekten av personlig samhandling til kunder og salgsperspektiver, uten bekostning av personlig reise.
Videomøter er også gode for teamet. Personer som jobber hjemmefra eller ligger i forskjellige kontorer, kan føle seg isolert. Dette kan være demotiverende. E-post og direktemeldinger er nyttige, men de er ikke erstatning for å høre et lagmedlems stemmebøyning eller se sjefen smil. Video gjør at folk føler seg inkludert. Det glatter veien til å fungere sammen.
Mange små bedrifter bruker Skype fordi det er gratis og så mange bruker det for personlige formål at de allerede er kjent med det. Uansett konferanseløsning du velger, gjør du det bare.
Jeg håper at disse 10 ideene ansporer deg til å gjøre mer med skyen - eller bekreft at virksomheten din er i god form når det gjelder skyen.
Ikke umiddelbart takle alle disse. Bare velg en eller to - og kom i gang.
På tidspunktet for denne skrivelsen deltar Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador Program.
Low-Hanging Fruit Photo via Shutterstock
3 kommentarer ▼
