Hva du må vite om nye overtidsregler: 9 punkts sjekkliste

Den 18. mai annonserte US Department of Labor (DOL) endelige oppdateringer til Fair Labor Standards Acts "white collar" overtakelsesfritak.

De nye overtidsreglene (kalt "endelig regel") øker lønnstrømen som kreves for å kvalifisere for overtidsslipp fra $ 455 per uke ($ 23.660 per år) til $ 913 per uke ($ 47.476 per år.) Og påvirker 4,2 millioner arbeidstakere.

Også det totale årlige kompensasjonskravet som trengs for å møte den høyt kompenserte ansattes (HCE) unntak, vil øke fra $ 100 000 per år til $ 134 004.

$config[code] not found

Enhver virksomhet som sysselsetter arbeidstakere med lønn under den nye terskelen, må vurdere sitt beste handlingsforløp eller møte å betale tusenvis i høyere lønninger. De kan også bli gjenstand for ansattes rettssaker for manglende overholdelse av regelen. Ingen virksomhet er unntatt, uansett størrelse.

I tillegg til lønnsgrenseendringene vil de nye overtidsreglene:

Oppdater automatisk lønnsgrensen hvert tredje år, basert på lønnsvekst over tid, økt forutsigbarhet;

Styr overtidsbeskyttelse for lønnede arbeidstakere som allerede har rett til overtid;
Endre lønn grunnprøven slik at arbeidsgivere kan bruke ikke-skjønnsmessige bonuser og incitamentsutbetalinger (inkludert provisjoner) for å tilfredsstille opptil 10 prosent av det nye standardlønnnivået;
Gi større klarhet for arbeidere og arbeidsgivere.

Den endelige regelen trer i kraft 1. desember 2016.

Når det gjelder endringene, sa Mike Trabold, direktør for overholdelse av Paychex, en leverandør av HR-teknologitjenester, i en telefonsentral med Small Business Trends,

"Historisk, for enkeltpersoner i bestemte yrkeskategorier (inkludert ledende, administrativ og profesjonell) var det en langtids lønnsgrense på 23.660 dollar i året. Hvis du hadde en ansatt i en av disse kategoriene … som overgår denne terskelen, måtte du ikke betale den enkelte overtid dersom personen var en fritatt arbeidstaker.

"Det som skjedde i løpet av årene, var en økende bekymring for mange av de ansattes advokatgruppene at $ 23 660 tallet var for lavt - og de praktiske konsekvensene av det var at du hadde folk som kunne ha vært en leder på en restaurant som tjente $ 25 000 i året. Men fordi de ble utpekt som fritatt, var de ikke kvalifisert for overtid. Så vi hadde folk som jobbet 50-60-70 timer i uken og ikke kvalifisert for overtid. "

$config[code] not found

For å takle advokatgruppens bekymringer økte Obama-administrasjonen lønnsgrensen til 47 476 dollar i året, mer enn det dobbelte av den eksisterende grensen, sa Trabold.

Betalingsalternativer for medarbeider etter nye overgangsregler

Arbeidsgiverne har noen avgjørelser å gjøre når det gjelder å betale ansatte under de nye overtidsreglene, ifølge Trabold.

"Øvelsen som mange arbeidsgivere går gjennom nå, er at de har folk i den terskelen mellom hva det for øyeblikket var og hva det vil være nå," sa han. "De skal ta en beslutning om å øke lønnen til de individer over $ 47.476 terskelen, slik at de ikke vil være kvalifisert for overtid, eller de må utpeke dem som timelønn og betale dem for overtid hvis de jobber over 40 timer i uken. "

Å begrense ansatte til ikke mer enn 40 timer i uka kan være utfordrende og føre til produktivitetsnedgang, sa Trabold.

"Det har potensielt innvirkning på arbeidsgiveren, fordi mange mennesker som for tiden er fritatt fra et praktisk synspunkt, jobber mer enn 40 timer i uken," sa han. "Du kan ha en arbeidsgruppe som for tiden blir ferdig, og du må finne ut hvordan du skal håndtere når de nye reglene trer i kraft."

9 måter arbeidsgivere kan forberede seg på den endelige regelen

Trabold ga følgende sjekkliste for å hjelpe arbeidsgivere til å forberede seg før de nye overtidsreglene trer i kraft 1. desember 2016.

1. Bestem sluttregelens innvirkning på bedriften din

Arbeidsgivere bør bli kjent med reglene endres for å bestemme overtidssituasjonen.

Trabold sa at nylig undersøkelse utført av Paychex fant at en av fem arbeidsgivere ikke var klar over den endelige regelen, og 55 prosent trodde ikke at det gjaldt dem.

2. Gjennomføre en revisjon

Gjennomføre en revisjon av de ansatte som sannsynligvis vil bli påvirket. Trabold rådet til å begynne med en grunnleggende gjennomgang av nåværende stab, unntatt status og kompensasjonsnivå.

Ansatte som i dag er klassifisert som unntatt fra overtidsbeskyttelsen i Fair Labor Standards Act, må oppfylle oppgavene for fritaket og lønnstrømen.

"Arbeid med regnskaps- og HR-teamene for å vurdere lønnslisten din og identifisere unntatte medarbeidere med nåværende lønn under eller svært nær de foreslåtte terskelene," sa Trabold.

3. Spor fritatt ansattes tid

Arbeidsgivere bør begynne å spore sine fritatte arbeidstids timer - de som lager under kr 47 476 terskelen. Det er kritisk at arbeidsgivere har nøyaktige timedata og et klart revisjonsspor for når deres ansatte har jobbet for noen grunner.

"Det vil være mange arbeidsgivere som, for å håndtere denne utgiften, vil flytte folk som for øyeblikket er fritatt for hver time," sa Trabold. "Det kan gi mye mening når det gjelder å forvalte økonomien, men vil gjøre det viktigere, selvfølgelig, siden de nå er timepersonale, for nøyaktig å spore tid og timer de jobber, slik at de blir betalt riktig. ”

Trabold sa også at arbeidsgivere må spore tidsfrit ansatte som bruker arbeid hjemmefra etter timer, siden det også ville være kompensabelt.

4. Bestem hvilke ansatte som vil overgå til ikke-fritatt status

Når arbeidsgivere har identifisert de fritatte ansatte som vil bli påvirket av regelen, må de avgjøre om de skal øke lønnsnivået for å opprettholde unntatt status eller overgang arbeidstakeren til ikke-fritatt status.

"Arbeidsgivere som velger å overføre ansatte til en ikke-fritatt status, må bestemme grunnlaget for lønn (timelønn eller lønn) og sikre at de oppfyller minimumslønnsbehovet for antall timer arbeideren forventes å jobbe," sa Trabold. "De bør også vurdere om overtid vil være nødvendig og tillatt. Konsistens er avgjørende for å redusere eksponering for diskrimineringssaker. "

5. Utvikle en plan

"Se på dine historiske overtidspenger og avgjøre om kostnadene dine sannsynligvis vil øke på grunn av arbeidstimer," sa Trabold. "Utfør noen scenarier med dine rådgivere og spør følgende spørsmål: Skal du øke budsjettene for viktige ansatte? Skulle du vurdere å ansette flere ansatte eller revidere kompensasjonsmodellen din for bestemte ansatte? "

Når man ser på virkningen av de nye reglene på bedriftens økonomiske bilde, vil arbeidsgivere i en bedre posisjon kunne ta den mest hensiktsmessige form for handling, sa han.

6. Oppdater Timekeeping Policy

Oppdatering av krav til rekordføring og prosedyrer kan være kritisk for å sikre full overholdelse, ifølge Trabold.

"Gjennomgå tidsporingsmetoder og vurdere om det er behov for mer automatisering," sa han. "Skulle den nye regelen betydelig påvirke antall ansatte som trenger å spore deres arbeidstimer, kan en alternativ metode for sporing, for eksempel tid og nærvær, bedre passe dine behov."

Trabold indikerte at det også var viktig å etablere klare, skriftlige ansattes retningslinjer for registrering av arbeidstid og overtid.

7. Utvikle treningsprosedyrer

Arbeidsgivere må utdanne medarbeiderne på selskapets tidsmessige og overtidsgodkjenningsprosedyre etter oppdatering av opptaks- og overtidspolitikk.

8. Lag en kommunikasjonsplan

Den nye regelen om overtidslønn forventes å påvirke et betydelig antall bedrifter i år. For å bekjempe spørsmålene eller bekymringene som oppstår, anbefaler Trabold å utvikle en kommunikasjonsplan for å kunngjøre endringene internt.

"Bedrifter bør klart kommunisere endringer i retningslinjer og prosedyrer med ansatte, og sørge for at det er mye åpenhet om eventuelle endringer og hva nye forventninger til ansatte er," sa han.

9. Start forberedelsen nå

Arbeidsgivere med ansatte som kan bli berørt bør ta initiativ for å evaluere selskapets stående, se på hvordan ulike scenarier vil påvirke bunnlinjen og avgjøre hvordan de skal bevege seg fremover, for best å unngå lønnskrav og andre problemer.

"Arbeidsgivere må begynne å lage planer nå for å sikre at de forstår hva forskriftene innebærer fordi implementeringsdatoen ikke er veldig langt unna," sa Trabold.

Han anbefalte at arbeidsgivere vurderer å jobbe med en profesjonell HR-konsulent eller kompensasjonspartner for å forstå bedre den potensielle virkningen av regelen endres og deres muligheter går videre.

Skriv ut denne nye overtidreglene sjekkliste for å holde de viktigste hensynene topp-of-mind:

Last ned det nå!