Hvordan små bedrifter bruker webapplikasjoner - og hva du skal se etter

"For tjue år siden da du satte opp en liten bedrift måtte du gå og kjøpe en personlig datamaskin eller en liten server … og du måtte ha en IT-profesjonell, og du måtte kjøre den internt.

Det rette for en liten bedrift å gjøre nå er å ikke ha noen datamaskiner bortsett fra de tingene som er på folks skrivebord og på smarttelefonene … og gjør alt i skyen. … Komponentene ville være et e-postsystem, et kalenderen system, et salgsautomat automasjonssystem, og deretter ting som er vertikale for hva deres virksomhet er. "

Disse kommentarene fanger opp den grunnleggende forandringen som små bedrifter går gjennom, i løpet av det siste tiåret. I økende grad overgår småbedrifter våre datamaskiner til en "cloud computing" -modell. Selv om jeg ikke tror det er mulig for alle små bedrifter å eliminere lokale servere og bruke programvare som er helt i skyen som Schmidt foreslår, er det en ting klart: gradvis, år etter år, er vi på vei i den retningen.

I dag kan du ikke bare få e-post og kalenderapplikasjoner "i skyen", men du kan finne et hvilket som helst antall andre forretningsapplikasjoner:

• dokumentopprettelse, regneark og presentasjon
• HR og lønnsprogrammer
• lagerstyring
• regnskap
• fakturering og betalingsapplikasjoner
• e-postmarkedsføringstjenester
• prosjektledelse apps
• CRM-programvare
• helpdesk
• og mye mer

Faktisk lister Small Business Web på 26 forskjellige kategorier av web-baserte programvareprogrammer i sin katalog med nesten 200 apps for små bedrifter.

Fordeler med Cloud Computing

Veksten i cloud computing er et klart positivt for små bedrifter, på grunn av viktige pengerbesparende fordeler.

Vanligvis er det ingen stor up-front bekostning i form av en heftig programvare lisens. I stedet betaler du en mye mindre månedlig serviceavgift. Dette gjør at du kan spre kostnadene dine og lette kontantstrømmen.

Du er også lettet over kompleksiteten og bekostning av å laste og vedlikeholde programvare på dine egne datamaskiner. Alt du trenger er datamaskiner for sluttbrukere å få tilgang til programmet med en Internett-tilkobling og en nettleser. Og siden du ikke trenger å opprettholde programvaren internt, kan du komme forbi med et mindre IT-personale (eller kanskje få med uten intern IT).

Hva du bør vurdere når du velger en Cloud App

Men ettersom flere programmer flytter til skyen, tar enkelte hensyn større betydning. Her er 3 ting du bør vurdere når du velger web-baserte programvare

(1) Integrerer programvaren appen med annen programvare eller apper vi har? - De fleste apps pleier å gjøre et smalt sett med funksjoner. Hvis du prøver å automatisere hele virksomheten din eller automatisere en end-to-end prosess, må du sannsynligvis styre flere programmer fra forskjellige leverandører. Hvis de elektroniske programvaretjenestene ikke samhandler med hverandre, kan du og dine ansatte ende opp med å gjøre manuelt arbeid for å flytte data fra ett system til et annet via regneark eller ved å taste inn samme informasjon i flere systemer. Eller du må gå gjennom bekostning av å betale for programvareutvikling for å gjøre forskjellige pakker interoperert.

Small Business Web hjelper med noe av dette problemet. I sin katalog angir det hvilke programvareapper som er integrert med andre programvareapper. Det indikerer også om det finnes en publisert API - på den måten, hvis du må kode noen programvare for å flytte data fra en app til en annen eller lage to programvarepakker, blir oppgaven enklere, billigere og raskere.

(2) Hvor sikre er dataene våre? - Med web-baserte programvaretjenester vil dataene som brukes i programmene sitte på en server et sted "i skyen". Med andre ord vil dataene dine være i hendene på et annet selskap. Forespør om selskapet hva de gjør for å holde data sikre og private.

Det er et viktig spørsmål å spørre, men vanskelig å få svar du kan bekrefte. En måte å tilfredsstille selv er å søke på Google for å se om det har vært offentlige rapporter om sikkerhetsbrudd som involverer selskapet. Også vurdere størrelsen på programvareleverandøren. Store selskaper har en tendens til å ha revisjons- og forsikringskrav som tvinger dem til å vurdere prosessene sine og sette i gang beskyttelsesforanstaltninger mot brudd på data. Små tilbydere og oppstart kan ha loosere (eller ikke-eksisterende) retningslinjer og prosedyrer for håndtering av dataene dine.

(3) Vil leverandøren være rundt for lang tid, og fortsette å støtte og forbedre appen? Dette er viktig å be om programvare, men det tar ny mening når et selskap har konfidensielle data. Du må ha viss sikkerhet for kontinuitet med programvaren, slik at du ikke opplever forstyrrelser i virksomheten din. Se på leverandørens track record. Hvor lenge har selgeren vært? Hvis det er et produktforum eller kundeforum, er det mange uløste klager? Er det tegn på kontinuerlige forbedringer? Undersøk før du gjør en forpliktelse, da det kan være vanskeligere å bytte senere.