Det er et skriveprosjekt foran deg … og et tomt stykke papir. I en kald svette begynner du å tenke det kan være lettere å ansette en tekstforfatter (tross alt, du gikk ikke inn i virksomheten for å være forfatter). Tenk igjen. Med fem enkle trinn og litt øvelse kan du være din egen copywriter og reinvestere pengene du ville ha brukt på ekstern hjelp til din bedrift.
Hvorfor Business Writing er viktig
Årsaken til at du skriver, eller noen form for forretningskommunikasjon, er viktig, er den samme grunnen til at vi driver virksomhet: å skape positive forretningsmessige resultater. Effektiv forretningsskriving kan fremme positive forretningsresultater på mange måter, blant annet:
- Skape verdi for interessenter
- Bidrar til å justere interessenter med selskapets strategier og mål
- Tillater forfatteren å engasjere seg i kontinuerlig læring
Skriftforslagene nedenfor vil forbedre måten du skriver til enhver tid - fra en uformell e-post til et fullstendig forretningsforslag. (Det eneste som vil variere er tiden brukt på hver skriveoppgave.)
Trinn 1: Kjenn publikum.
Kommuniserer du opp, ned eller på siden? Er publikum intern eller ekstern til organisasjonen din? Dette er de mest grunnleggende spørsmålene knyttet til publikum. Hvis du stopper her i etterforskningen, har du sannsynligvis ikke nok informasjon til å gå videre i skriveprosessen.
Bli kjent med leseren din slik som mulig. Hvis det er en bestemt person, har de en assistent som kan gi deg litt innsikt? Kanskje kan personens direkte rapporter gi deg noen tips? Er det en profil for personen som vil hjelpe deg med å bestemme deres interesser og kommunikasjonsstil? Hvis du selger eller kommuniserer opp kommandoen, kan svarene på disse spørsmålene være en avgjørende faktor for om publikum leser og handler om at du skriver.
Ta et øyeblikk til å vurdere leserens foretrukne kommunikasjonsstil. Tenk på hvordan de kommuniserer med deg og andre. Ønsker de at du skal "komme til poenget", eller begynner de å spørre hvordan familien din gjør det? Den rådende visdom i amerikansk skriftlig kommunikasjon er å komme rett til poenget; derimot; mange forretningsfolk foretrekker å bygge opp et forhold først, og de vil ikke lese din e-post hvis de føler seg devaluert av kommunikasjon som hopper rett til bedrift. Å vite publikum betyr å vite hvor du skal sette hovedpunktet ditt: i begynnelsen eller slutten.
Det viktigste å huske når du vurderer publikum, er å vite hva de bryr seg om. Det er ingenting galt med spørsmålet "Hva er det for meg?" Hvis du ikke spør det på vegne av leseren din, kan meldingen bli oversett.
Trinn 2: Bestem på kommunikasjonskanalen.
Når du kjenner publikum, kan du ta en informert beslutning om hvilken kanal du skal bruke. Kanaler, eller kommunikasjonsmoduser, kan deles inn i interne eller eksterne, formelle eller uformelle. Igjen, dette er bare det første trinnet. Vurder om leseren vil passere dine opplysninger. Hvis ja, hvem skal han eller hun passere den med? Disse spørsmålene vil hjelpe deg med å avgjøre om du trenger en brosjyre, brev, notat, e-post eller annen form for forretningsskriving.
Et eksempel: Vi vil skrive til vår veileder for å overbevise ham om at en ny politikk må settes på plass ved å be om lønn. Siden dette er en mer formell, intern forespørsel, bruker vi et notatformat. Notatet skal skrives på en slik måte at veilederen kan ta det til HR-direktøren for diskusjon.
Trinn 3: Verbaliser ønsket handling.
Under workshops i virksomhetsskriving, forstår deltakerne ofte publikum og kommunikasjonskanalen, men når de må identifisere sitt overordnede mål, tenker de: "Jeg vil at de skal lese det." Dette målet mangler formålet med virksomheten skriving - for å endre atferd. Verbalizing hva du vil fra leseren oppfordrer til spesifikke handlinger. Vil du at leseren skal følge en ny policy? Vil du at de skal ringe for et show eller prøveutbud? Foreslår du en endring, eller gjør en forespørsel som krever umiddelbar handling?
Hvis du er uklart om den ideelle resulterende handlingen, vil leseren din være uklar, også - og mindre sannsynlig å handle. På baksiden, ved å ha en klar ide om hva målet med kommunikasjonen din er, er du mer sannsynlig å overbevise leseren om å handle. Tiden er av essensen i forretningsskriving. Du har bare et øyeblikk til å la publikum vite at det du må si er verdifullt og trenger handling.
Trinn 4: Tenk som en reporter.
Som en reporter, svar på "Five W's" - hvem, hva, hvor, når, hvorfor (og hvordan). Husk at forretningsskriving er tydeligere når det er til det punktet. Ikke gi historie og "interessant" bakgrunnsdetaljer, med mindre den direkte angår hva du vil at leseren skal gjøre.
Hvis du har en leser som liker betydelig detalj, bør du vurdere å svare på følgende spørsmål i skriving:
- Hvorfor bryr leseren seg?
- Hvordan har leseren nytte?
- Hva skal leseren gjøre?
- Når skal leseren gjøre det?
- Hva skjer hvis leseren gjør noe?
- Hva skjer hvis leseren ikke Gjør noe?
- Hvem andre vil ha nytte? Hvorfor?
- Hvor går leseren for mer informasjon?
Trinn 5: Lukk salget.
Be om salget på slutten av virksomheten din. Be om leseren om hva du forventer og når du forventer det. Dette er "avsluttende" teknikken som er mest effektiv med amerikanske publikum. Hvis du skriver for et internasjonalt publikum, er det forskjellige trinn involvert; Men å gi en overbevisende slutt vil styrke kommunikasjonen din.
La oss ta en titt på et eksempel som bruker alle fem trinnene i skriveprosessen.
Til: Evan Datta Fra: Soma Jurgensen, x555 Dato: 29. desember 2010
Re: Økende effektivitet av betalte tidsbegrensninger (PTO) forespørsler På et nylig stabsmøte ble jeg flyttet av ditt ønske om å forbedre effektiviteten i våre prosesser for å prioritere vår tid og oppdage mer jobb / livsbalanse som en organisasjon. Dine gjennomtenkte ideer den dagen inspirerte meg til å tilby en ide om meg selv. Vennligst vurder dette notatet som en forespørsel om endring i en prosess som koster vårt selskap utallige timer med ineffektivitet og omarbeid. Bevæpnet med denne endringsforespørselen, kan du legge til en annen taktikk for å miste din strategi for å fokusere på mennesker ved å strømline prosesser. Nåværende policy er at ansatte skal e-poste sin veileder for kraftuttak. Veiledningen undersøker deretter antall dager ansatt har og delvis utfyller et skjema for arbeidstaker å fullføre og signere før godkjenning av forespørselen. Etter hvert som vårt selskap har økt antall ansatte som rapporterer til hver leder i løpet av fjorårets restrukturering, har etterspørselen etter lederens tid for PTO-forespørsler økt eksponentielt. Med kun en assistent er HR-direktøren oversvømt med forespørsler om individuelle ansattes PTO-periodisering. Resultatet er betydelig tid brukt på å forske og tilfredsstille forespørsler, noe som også har medført mange feil. Ved å bruke selskapets intranett til å distribuere skjemaene og tilpasse HRIS-systemet med innlogging av ansatte, kan mye av forskningen og skjemaene gjøres av de ansatte selv. Det nye systemet vil fungere som følger: Vedtaket av denne prosessuelle endringen vil frigjøre tid for ansatte, ledere og HR. Den lagrede tiden kan brukes i personlig kontakt med ansatte som har mer enn rutinemessige spørsmål, og forbedrer kundeservice fra HR. Fortsatt med dagens policy vil resultere i tapt tid og ressurser. For mer informasjon om frustrasjonene om gjeldende politikk, er HR-assistenten og jeg tilgjengelige for å møte etter det første året. Vi er tilgjengelige for å gi spesifikke detaljer som støtter denne endringen i et møte med HR-direktøren. Denne nye prosessen kan implementeres i løpet av seks måneder, slik at selskapet kan dra nytte av dette kalenderåret (2011) og raskt fremheve strategien for å fokusere på mennesker ved å effektivisere politikken. Jeg vil kontakte deg innen en uke fra årets første for å diskutere denne muligheten ytterligere. Hvis du har spørsmål i mellomtiden, vennligst kontakt meg på forlengelsen min i overskriften til notatet. Vennlig hilsen, XXXX
Avsluttende merknader Husk dette - selv å dedikere noen få sekunder til å organisere tankene dine ved hjelp av denne fem-trinns prosessen, kan du forbedre arbeidet ditt, uavhengig av innholdet. Etter hver gjensidig inkluderende trinn kan du tillate forretningsforfatteren å legge til rette for sterk kommunikasjon som har positive resultater for bedriften din.
