E-post kan være viktig, men hvis du ikke kommuniserer på riktig måte, kan du faktisk skade virksomheten din.
Det er noen forretningsmessige e-etikettregler og retningslinjer du kan følge for å sikre at e-postkommunikasjonen din er solid. Her er 50 tips.
E-post Etiquette Tips
Har en profesjonell e-postadresse
Før du begynner å sende e-post, må du forsikre deg om at din e-postadresse er riktig. Ideelt sett har du en offisiell e-postadresse som slutter med bedriftens nettadresse. Men hvis du bruker en personlig Gmail-konto eller noe lignende, bare sørg for at du holder det enkelt med navnet ditt eller initialene, i stedet for å prøve å bli søt eller morsom.
$config[code] not foundInkluder en direkte emnelinje
I hver e-post bør du inkludere en emnelinje som gjenspeiler innholdet i e-posten. Bare noen få ordsammendrag vil gi mottakeren en ide om hva de kan forvente før de faktisk leser meldingen.
Bruk bare 'Svar alle' når det er nødvendig
Når du får e-postmeldinger som inkluderer alle i organisasjonen din eller til og med noen få personer, kan du bli fristet til å bare inkludere alle i ditt svar. Men dette kan føre til mye bortkastet tid for folk hvis meldingen ikke er relevant for dem. Så bruk omsorg og bare svar alle når det er absolutt nødvendig.
korrekturlese
Du ønsker ikke å ta deg tid til å lage en god e-postmelding bare for å få det til å stryke med stave- og grammatikfeil. Så ta et minutt til korrekturlesning og stavekontroll før du sender, slik at du kan fange eventuelle mulige feil.
Re-read for Tone
Men du bør også faktisk lese gjennom meldingen din med tanke på hvordan mottakeren din vil lese den. Noen ganger kan tonen gå seg vill i e-post. Så bare sørg for at det leser hvordan du har til hensikt.
Pass på manerene dine
Og selvfølgelig bør du inkludere niceties som takk og takk i hver melding.
Hold det mer formelt for klienter / overordnede
Det er mange forskjellige nivåer av formalitet når det gjelder e-post. Så sørg for at du vurderer forholdet ditt med hver person før du blir for komfortabel. "Hey guys" kan være en passende hilsen til vennene dine. Men når du arbeider med klienter, vil du sannsynligvis holde den litt mer profesjonell.
Bruk formalitet for nye kontakter
På samme måte er det en god ide å holde ting ganske formelt med folk du sender på for første gang, til du blir kjent med dem godt nok til å endre det.
Bruk en akseptabel hilsen
Nærmere bestemt vil du vurdere hilsenene du bruker for hver person. Vanligvis bør du holde "Hei …" til folk du kjenner ganske bra. "Hei" og fulle navn er mer hensiktsmessige for kunder eller første gangs kontakter.
Hold deg til poenget
I selve kroppen av e-posten din, vil du beholde den så kort som mulig. Ikke la mottakeren lese en roman bare for å finne ut hva hovedpunktet ditt er.
$config[code] not foundBryte opp lange meldinger
Hvis du har flere poeng å lage, bryter du opp teksten med forskjellige avsnitt eller tall for å gjøre det lettere å lese.
Vær klar med din oppfordring til handling
Du bør også vurdere hva du vil at mottakeren skal gjøre med meldingen din. Hvis du leter etter at de skal svare med en bestemt informasjon, fortell dem det riktig på slutten av e-posten din.
Bruk forsiktighet med akronymer og sjargong
Hvis du har tatt med noen akronymer eller bransjespesifikt jargong i e-postene dine, må du vurdere kunnskapen til mottakeren. Hvis du har for eksempel klienter i ulike bransjer, kan du for eksempel legge til litt mer informasjon enn du ville med medarbeiderne dine.
Vurder din avslutning
Da på slutten av hver e-post, vil du ønske å velge en passende avsluttende erklæring. Bruk noe som "takk" eller "best" for forretningsmails.
Inkluder en signaturblokk
Du kan også inkludere en signaturblokk som inneholder litt mer informasjon nederst i e-postene dine. Ta med ditt navn og noen kontaktinformasjon.
Legg merke til eventuelle vedlegg
Hvis du legger til noen dokumenter i en epost, la mottakeren vite hva det er slik at de ikke trenger å åpne den bare for å finne ut.
Ikke glem å legge ved
Det er også ganske vanlig for folk å si at de knytter til noe og så glemmer å faktisk gjøre det. Så dobbeltsjekke før du sender.
Sjekk filstørrelsen
Men vær forsiktig når du legger til store filer. Gjør det bare når det er absolutt nødvendig. Eller du kan prøve å endre størrelsen på bilder eller slå opp filen til mindre stykker for å gjøre det mer overskuelig.
Zip store filer
Når du må legge ved store filer, legg dem inn i en.zip-fil for å gjøre det enklere for mottakeren din.
Spør om disse vedleggene først
Det er også god praksis å spørre mottakeren din hvis det er greit å sende en stor fil på forhånd. Og så finn ut når det vil være den beste tiden for deg å sende en slik fil.
Forespør om filtyper
I tillegg sjekker og ser hvilke programmer mottakerne dine har tilgang til, slik at du kan være sikker på at de vil kunne åpne vedleggene du sender.
Send PDF-filer når det er mulig
Men PDF-filer er enkle å vise på alle typer enheter. Så hvis mulig, send PDF-filer i stedet for filer som krever et bestemt program.
Ikke åpne vedlegg fra folk du ikke vet
På den andre siden av den ligningen, når du får et vedlegg i en e-post som du ikke hadde forventet, vær forsiktig med å åpne den. Hvis du er usikker på noe, spør avsenderen om vedlegget før du faktisk åpner det.
Ikke del konfidensiell informasjon
Siden e-post er så enkelt å videresende og dele, eller ved et uhell sende til feil person, er det ikke riktig format for å dele sensitiv eller konfidensiell informasjon.
Bruk forsiktighet med humor
Du kan også være fristet til å legge til litt moro eller humor til e-postene dine. Men siden det kan være vanskelig å dechifisere tone i e-postmeldinger, må du bare sørge for at det er veldig klart eller holde vitser til folk du er veldig komfortabel med.
Hold deg unna dumme skrifter
E-post er heller ikke det rette stedet for deg å bli kreativ med designelementer. Stick med skrifttyper som er klassiske og enkle å lese.
Pinne med svart og hvitt
På samme måte forbli unike fontfarger og bakgrunnsmønstre. Klassisk svart og hvitt er det enkleste å lese.
Begrens bruk av utropstegn
Utropstegn kan hjelpe deg med å formidle en følelse av spenning eller vekt. Men ikke bruk dem i overskudd, eller meldingen din vil ikke virke som profesjonell.
Bruk forsiktighet med alle kapsler
Alle caps kan også legge til litt vekt. Men det kan også komme over som å skrike. Så med mindre det er faktisk nødvendig, bør du vurdere å bruke kursiv eller noe i stedet.
Bruk bare uttrykksikoner med enkelte personer
Når det gjelder smileys og uttrykksikoner, hold dem til samtaler med venner og lukk medarbeidere som du vet, vil ikke fortolke eller se dem som uprofesjonelt.
Vurder ulike kulturer og språk
Du kan også noen ganger tilsvare folk fra forskjellige kulturer eller bakgrunner. Så vær sikker på å vurdere at når du lager svarene dine slik at du ikke fornærmer eller forvirrer noen.
Trinn tilbake før du sender følelsesmessige meldinger
Hvis du noen gang befinner deg i en situasjon der du må sende en sint eller ellers følelsesmessig e-post, håndter meldingen din, og deretter gå bort for en stund for å rydde hodet. Deretter besøker du meldingen senere for å forsikre deg om at det faktisk er hva du vil si.
Svar på ulykkelige meldinger
I situasjoner der du mottar en e-post som ikke var ment for deg, svarer du til avsenderen for raskt å gi dem beskjed.
Bekreft kvittering for meldinger du ikke kan komme til med en gang
Og hvis du får en e-post som var ment for deg, men ikke noe du kan svare på med en gang, bare la avsenderen vite at du har mottatt den og når du kommer til å komme til den.
Start en ny e-postkjede for nye emner
Når du sender e-post til noen som du korresponderer med ofte, kan det være fristende å holde bare en kjede kontinuerlig. Men dette kan gjøre det vanskelig for deg å holde samtalene dine organisert. Så start en ny kjede for hvert nytt emne.
Bare videresend meldinger når det er nødvendig
Videresending kan være en nyttig funksjon for e-postbrukere. Men det kan også bli overnyttet. Så før du videresender noen meldinger, bare sørg for at de faktisk er nødvendige, slik at du ikke bombarderer folk med e-post.
Legg til en personlig melding når videresending
Når du finner det nødvendig å videresende e-post, legger du til en personlig melding øverst for å forklare i stedet for bare å trykke videre og gjøre mottakeren lese gjennom hele eposten uten kontekst.
Sjekk innhold før videresending
Og hvis du videresender en nyhetshistorie eller en hvilken som helst type informasjon du ikke personlig kan ta vare på, gjør du rask forskning for å bekrefte nøyaktigheten, slik at du ikke ender med å kaste bort tid med informasjon som ikke er riktig.
Ikke legg folk til e-postlister de ikke registrerte seg for
Hvis du har gruppe e-postkjeder eller lister som du sender e-post til regelmessig, må du bare legge til folk i den listen hvis de har gitt deg deres tillatelse.
Politely be om å bli tatt av lister du ikke registrerte deg for
Og hvis du noen gang er lagt til en liste som du ikke har registrert deg for, ikke vær redd for å kontakte avsenderen og be høflig og be om å bli tatt av.
Gi folk nok tid til å svare før du sender påminnelser
Hvis du har sendt en epost og ikke har fått svar, vil du kanskje sende en rask påminnelse. Bare vær sikker på at du har gitt personen en dag eller to for å svare, avhengig av hvor lenge det vanligvis tar dem å gjøre det.
Sjekk din søppelpostmappe
Det er også en god ide å sjekke søppel- eller spammappen din før du sender påminnelsesemails til folk - bare hvis de allerede sendte den.
Bruk bortmeldinger når du er på ferie
Når du går på ferie eller ute av kontoret i mer enn en dag eller to, kan du sette opp et automatisk svar eller en bortbeskjed, slik at folk vil få et raskt svar når de sender deg e-post.
La folk vite når du vil svare
I den meldingen inkluderer du datoen du vil være tilbake på kontoret, og når du forventer å kunne returnere e-post, slik at de vet når du skal forvente et svar.
Gi dem en annen kontakt for presserende saker
Og bare hvis noen henvendelser er spesielt presserende, ta med en annen kontakt i din bedrift som de kan komme i kontakt med.
Legg til e-postadressen sist
Hvis du utarbeider en helt ny e-post, starter du med emnet og innholdet før du legger til mottakerens e-postadresse. Dette forhindrer at du ved et uhell sender det for tidlig.
Dobbeltklik på mottakeren
Du vil også sørge for at du sender den til riktig person. Så sjekk alltid det før du sender.
Tredobbeltkontroll Navn stavemåte
Og gå tilbake og sjekk en gang til at du stavet personens navn riktig i e-posten din. Du kan ikke være for forsiktig i dette tilfellet.
Pass på at navnet ditt vises riktig
Du bør også sørge for at ditt eget navn vises riktig i signaturen og avsenderfeltet.
Slett raskt hvis nødvendig
Noen e-postklienter som Gmail har en funksjon som lar deg slette sendte e-poster hvis du gjør det med en gang. Så hvis du glemte å dobbeltsjekke noe, slett du e-posten raskt før den faktisk kommer til mottakeren.
E-postfoto via Shutterstock
Mer i: Populære artikler 9 Kommentarer ▼
