Flere og flere leverandører innfører Cloud-plattformer og SaaS-tilbud (software-as-a-service) for å bringe folk sammen på nettet.
Ikke la bransjevilkår som "Cloud plattformer" og SaaS forvirre deg, men. Alt dette betyr at folk bruker programvare som er webbaserte, for å jobbe sammen.
Formålet med disse samarbeidsprogramvaresystemene er å etterligne arbeidsmiljøet som vi hadde siden det første organiserte kontoret.
$config[code] not foundTenk på arbeidsmiljøet folk har brukt siden det organiserte kontoret ble vanlig. Vi ser det best ut i gamle filmer nå (eller i episoder med Mad Men) - hver avdeling på en annen etasje, sekretærer som sitter hos IBM Selectric skrivemaskiner, junior ledere i hytter, seniorer på kontorer.
I mine tidligere dager på AT & T, ble vi stadig omorganisert folk slik at alle medlemmer av nasjonalt konto lag satt ved siden av hverandre. Vi hang til og med lagskilt fra taket. Møter ble holdt for øyeblikk, og for å dele et dokument, plukket jeg bare en filmappe på kollegaens skrivebord.
I dag har arbeidsmiljøet endret seg dramatisk. Flere mennesker jobber eksternt hjemmefra. Vi har virtuelle lag, flere konsulenter og outsourcet bemanning. Stigende gasspriser og økonomiske situasjoner vil gjøre virtuelle kontoret enda mer av en nødvendighet.
Alle har en annen beskrivelse av det virtuelle kontoret. Jeg har kjørt virtuelle selskaper siden 1980-tallet. Jeg husker å være begeistret for å ha en MCI-e-postkonto og innså at jeg ikke behøvde å håndtere talepost for å kommunisere med folk.
Siden da har jeg hatt mye erfaring med hva som fungerer og hva som ikke gjør det. La meg dele kravene som jeg mener at programvarene skal hjelpe folk å jobbe sammen i dagens virtuelle kontor:
Enkelhet og kjennskap
Folk motstår naturlig (noen sier hater) endres. Et programvares grensesnitt må likne det folk er veldig kjent med. Det må også være så intuitivt som mulig.
Dette kan høres grunnleggende, men hvis du ser på spillerne i samarbeidsområdet akkurat nå, har bare noen få gjort det veldig bra. Noen programvareprogrammer er så funksjonelt-utenlandske og vanskelige å bruke som du raskt gir opp etter noen få forsøk på å finne ut bare det grunnleggende. For å krysse kløften og bli dominerende i markedet, må brukeropplevelsen være kjent og enkel.
Tilstedeværelse / Chat
Jeg føler at "tilstedeværelse" og evnen til å kommunisere umiddelbart og direkte er det viktigste aspektet. Å kjenne statusen til alle du jobber sammen med, er hjørnesteinen i et vellykket system.
I den eldre konvensjonelle kontormodellen kan vi se over rommet eller lenke seg over kabinettet for å snakke om været eller en ny produktutgivelse. Alternativet i dag er øyeblikkelig chat eller telefonkonferanse. Tjenester som VOIP eller gratis konferanseservice har gjort ad hoc konferanser raskt og enkelt å sette opp.
Filkontroll / deling og sanntidssamarbeid
I hjertet av virksomheten er dokumenter og filer. De er både et arbeidsprodukt og en arbeidsprosess. Med den eksponensielle økningen i konsulenter, outsourcing og samarbeidspartnere, er evnen til å anvende meningsfulle nivåer av dokumentautoritet en av dagens viktige krav.
I gamle dager kan du kontrollere dette ved å kopiere kun bestemte sider for bestemte mottakere, eller du vil begrense distribusjonslisten. I dag, i et godt samarbeidsprogram kan du tildele forskjellige myndighetsnivåer med noen få tastetrykk.
Legg til et detaljert revisjonsspor for sikkerhet, kontroll, bekvemmelighet og rettsmedisin, og du har ingrediensene i et levedyktig dokument- og filhåndteringssystem. Real-time samarbeid og push-teknologi automatiserer de fleste av disse administrasjonsoppgaver. I kombinasjon gjør disse administrasjonsverktøyene foreldet - og eliminere - behovet for e-postvedlegg.
I begynnelsen nevnte jeg folks motstand mot forandring. Det er mange potensielt kraftige løsninger på markedet for dokumentkontroll, sikkerhetskopiering av filer og samarbeid. Utfordringen de står overfor er (1) å være enkel å bruke og (2) minimere behovet for endring i atferd. For massegodkjennelse må du etterligne måten folk jobber i dag og automatisere så mange funksjoner som mulig - ikke prøv å radikalt endre arbeidsmønstre.
Conferencing
Konferanser er en bred kategori - jeg har en tendens til å tenke på det i bøtter.
- Vis og fortell hendelser er planlagte økter som har en utpekt presentatør og et gruppespørsmål. Det finnes en rekke produkter på markedet nå som håndterer dette godt med ulike prismodeller og funksjoner / funksjonalitet, for eksempel Webex.
- jeg tror at ad hoc deling er en av de mest brukbare funksjonene i samarbeidsverdenen. Muligheten til å dele en skjerm eller et produkt uten oppsett, er så nært som vi kommer til å "lenke seg over den kubiske veggen." Det er to måter å gjøre dette på: (1) produkter som tillater øyeblikkelig skjermdeling (vanligvis på en-til-en basis), eller (2) produkter som gir dokumentdeling i sanntid og oppdatering blant flere brukere. Jeg bruker begge mye og finner dem uvurderlige i "Virtual Office"
Endring
Hver generasjon som kommer inn på arbeidsplassen, bringer forskjellige ferdighetssett og forutsetninger. Det første virkelige programvareselskapet jeg jobbet for, hadde et hjemmevokst mainframe-e-postsystem. CFO ville få sin administrative assistent skrive ut kopier av sine e-poster. Han ville skrive svarene, og hun måtte være den som skrev inn meldingen og sende svaret.
Så latterlig som det høres nå, om et tiår eller så, vil ideen om at vi holdt programvare og filer på vår lokale PC lyde like ludicrous.
I mellomtiden trenger vi en hybridløsning for å imøtekomme våre arbeidsvaner. Fremskynde bruken av skyen for applikasjoner og data, men gi folk muligheten til å jobbe fra sine skrivebord.
Ved å gjøre nettverksarbeid enklere og mer praktisk, blir det tradisjonelle skrivebordet så funksjonelt som dine mandler - fortsatt der, men ikke nødvendig.
* * * * *
Om forfatteren: George Langan er administrerende direktør i eXpresso Corporation, en samarbeidende programvaretjeneste. George bringer til bordet omfattende erfaring med å drive programvarevirksomhet. Hans blogg finner du på:
17 kommentarer ▼
