Små bedrifter må være oppmerksomme på fast og variabel hastighet (FAVR) fordi den er utformet for å refundere ansatte som kjører sine kjøretøyer for virksomheten. De fleste bedrifter bruker den mer kjente IRS-kjørelengdestandarden, men FAVR presenterer et annet presis alternativ.
Small Business Trends kontaktet Craig Powell, Motus CEO, for å grave dypere inn i hvordan denne satsen kan være til nytte for små bedrifter. Han startet med å gi oss et høyt overblikk over hva FAVR er og hva det gjør.
$config[code] not foundHva er FAVR og hvorfor er det viktig
"Fast og Variabel Rate (FAVR) er en IRS inntekter prosedyre (2010-51) som var utformet for å refundere ansatte skattefrie for både faste (forsikrings-, lisens- og registreringsavgifter) og variable (drivstoff, vedlikehold) kostnader forbundet med kjøring for forretninger, "skrev Powell.
"Det er generell mangel på bevissthet rundt FAVR, siden de fleste bedrifter refunderer sine arbeidstakere ved hjelp av den mer kjente IRS-kjørelengdestandarden, som brukes til å beregne fradrag for å drive et personlig kjøretøy for forretningsformål."
Hvordan skiller FAVR fra IRS Mileage Standards
Powell fortsatte med å beskrive hvordan FAVR anerkjenner at kjøring av egen bil for virksomheten gir et annet sett av kostnader enn å kjøre bilkjøretøy.
Han beskriver hvordan denne hastigheten bryter ned alle beregningene for refusjon i faste og variable kategorier. Det er mer spesifikt og tar også hensyn til svingningene i konjunktursyklusene.
Hvorfor er FAVR mer nøyaktig
"FAVR er den mest nøyaktige refusjonsløsningen fordi den gir en tilpasset refusjon til hver mobilansatt, basert på deres lokale kostnader og kjørelengde, som kan variere fra måned til måned."
Hva er noen andre fordeler
En annen fordel ved å bruke FAVR er at IRSs kjørelengdestandard kan gjøre feil når du refunderer ansatte fordi kostnadene faktisk kan svinge på en gitt dag. Den eksisterende virksomheten kjørelengde standarden løper risikoen for over / under refusjon av ansatte.
Et av problemene med IRS-standarden er at det ikke bruker sanntidsdata, men gjennomsnittlig fra tidligere tall. Powell forklarer:
Hva er problemene med IRS Mileage Standards
"IRS-standarden er et point-in-time gjennomsnitt av kostnader som bestemmes ved bruk av data fra tidligere år, ikke en faktisk refusjonsrate. Ansatte kan bruke mer på reise enn de blir refundert for - eller på flipsiden kan det bli over-refundert dersom gassprisene har falt. "
En av de store problemene her er i det faktum at det ikke er noen tilpasninger gjort for refusjon fordi dataene blir brukt er fra foregående år.
Hva er konsekvensene for unøyaktig tilbakebetaling
"FAVR, derimot, tillater bedrifter å regne med hele spekteret av kostnader for kjøring for arbeid, slik at arbeidsgivere kan skreddersy refusjoner spesielt for hver enkelt ansatt," skriver Powell.
På et annet nivå er det noen andre konsekvenser for unøyaktig tilbakebetaling av arbeidstakere. Små bedrifter kan miste tusenvis av dollar årlig i henhold til Powell, og det er enda fare for klassesaksjonssaker.
Hvilke typer små bedrifter vil ha fordel
"Stater har ofte strenge regler for arbeidstakerbeskyttelse som skisserer spesifikke krav til kostnadsrefusjon eller fradrag (for eksempel New Hampshire, Montana og California Arbeidskode Seksjon 2802)," han skriver.
Disse lovene har dannet grunnlag for en rekke klassesaksjonssaker og flere milliarder dollar bosetninger av arbeidstakere for ulønnsomme refusjonspraksis (se Radioshack, Starbucks, og uber som eksempler). "
Alt høres bra ut, men hva slags småbedrifter vil få mest mulig ut av å bruke disse fleksible prisene?
Hva er de spesifikke kravene
FAVR har noen spesifikke krav som små bedrifter vil ønske å ta hensyn til. Nemlig er det for ethvert selskap som har mobile arbeidstakere som kjører mer enn 5000 miles for virksomhet på årsbasis.
Det kan inkludere en rekke salgsledere som trenger å kjøre til sine klienter for farmasøytiske selskaper. Småvirksomhetskonsulenter samt hjemmehelsepersonell og selv sykepleiere som gjør pasientbesøk er alle andre eksempler.
Hvordan kan FAVR hjelpe med økende etterspørsel
Enkelt sagt, det er en fin måte å få mer spesifikt om disse kostnadene, og Powell legger til noen andre bransjer i blandingen.
"FAVR er, og bør være, et effektivt verktøy for restauranter og matfranchisetakere som har møtt en økende etterspørsel etter raskere leveringstjeneste."
Hvordan fremskynde prosessen
Til slutt peker Powell på at mens IRS legger ut rammene for innsamling av data under FAVR, er det noen enkle tips for å fremskynde prosessen og gjøre det mer brukervennlig.
"Bedrifter kan nå utnytte GPS-aktiverte smarte enheter, banebrytende programvare og omfattende kjøreløsningsløsninger for å spore, samle og lagre alle sine medarbeideres forretningsreiserinformasjon, som deretter kan rapporteres til IRS uten å skape fjell av papirarbeid. ”
Det er mye mer effektivt for små bedrifter å bruke mobilapper til å spore kjørelengde og gjøre forskjeller mellom forretningsmiljø, pendling og personlige turer enn å prøve å holde papirlogger.
Bilde via Shutterstock
Kommentar ▼
