I næringslivet er rutinemessige forretningsbrev en del av viktige kommunikasjonspraksis blant bedrifter, kunder og leverandører. Et forretningsbrev brukes som et middel til å gi mottakeren viktig informasjon om eventuelle endringer, oppdateringer eller nyheter en organisasjon må dele. Virksomhetsbrev er formelle dokumenter og skal som sådan skrives i en profesjonell tone. Formateringsstandarder gjelder også for at forretningsbrevene har konsistens og et profesjonelt utseende.
$config[code] not foundÅpne skriveprogrammet på datamaskinen din. Rutinemessige forretningsbrev må skrives, ikke håndskrevet. Lag et tomt dokument og lagre det i datamaskinens filer.
Plass ned omtrent seks mellomrom fra toppen av siden. Du vil forlate rommet øverst i brevet for firmaets brevpapir, som vil være hva brevet skrives ut på. Skriv inn datoen langt til venstre på siden. Skriv datoen ut, for eksempel "16. september 2011," i stedet for "9/16/11."
Flytt ned to mellomrom fra datoen. Skriv mottakerens navn, etterfulgt av hans profesjonelle tittel. For eksempel, hvis du adresserer brevet til administrerende direktør i et selskap, vil du skrive "John Smith, CEO." Hopp over en linje og skriv navnet på mottakerens organisasjon. Hopp over en annen linje og ta med hele adressen der brevet sendes til.
Skriv din hilsen to mellomrom ned fra den innvendige adressen. For et rutinemessig forretningsbrev er en passende hilsen "Kjære Herr Smith" etterfulgt av et kolon.Du må alltid inkludere en personlig tittel, for eksempel "Dr.", "Ms." og "Herr", med mindre du ikke kjenner mottakerens kjønn. Hvis du er usikker på mottakerens kjønn, behold den nøytral ved å eliminere den personlige tittelen og bruke hele navnet i hilsen, så det går "Kjære Chris Smith."
Hopp over en linje og begynn på brevet. Formater kroppen med en venstrejustering, blokkering, slik at avsnittene dine ser pent ut. Skriv inn brevet på en kort og profesjonell måte. Hovedpunktet ditt bør oppgis helt i begynnelsen. Du kan skrive, "Dette brevet er som et resultat av fusjonen mellom …" Unngå å legge til fluff og fyllstoffer i kroppen av brevet. Mottakerne vil bare lese hva de trenger å vite.
Legg igjen en enkelt linje mellom avsnitt hvis bokstavets kropp er lengre enn ett avsnitt.
Lukk forretningsbrevet ved å si "Takk", "Cordially" eller "Med vennlig hilsen." Lukket bør gå en plass etter den siste linjen i legemet ditt. Hopp over fire linjer og skriv inn navnet ditt. Det tomme rommet vil bli brukt til din våte signatur når brevet er skrevet ut.
Oppgi eventuelle vedlegg som du legger til. Hopp over en linje etter ditt skrevet navn og skriv Vedlegg, etterfulgt av et kolon og deretter navnet på dokumentet (e) du sender sammen med brevet.
