Slik starter du et formelt brev

Måten et brev begynner dikterer tonen sin. Formelle bokstaver skiller seg fra personlige, fordi de brukes primært i en faglig sammenheng. Formålet med et formelt brev kan variere, men det som alltid er ønskelig, er at du som forfatter ser ut til å ta både deg selv og mottakeren av brevet alvorlig. Det er et sett av konvensjoner om både språk og format som legger denne informasjonen på tvers.

$config[code] not found

Tenk på hva du vil si. Å uttrykke deg tydelig og på en kort måte viser personen som mottar brevet at du er sikker på hva du sier. Det viser også at du er oppmerksom på tidsbegrensningene han sannsynligvis vil være under. Skriv et utkast til brevet, fremhev det du mener er den mest avgjørende informasjonen, og se ut for å uttrykke den på den enkleste og mest mulige måten.

Slå på datamaskinen og åpne tekstbehandlingsprogrammet. Skriv inn Times New Roman størrelse 12 skrift og bruk enkeltlinjeavstand. Juster teksten til høyre, slik at du i øverste høyre hjørne av siden kan skrive inn kontaktinformasjonen: navn på en linje og adresse over tre linjer. Deretter legger du til ytterligere kontaktinformasjon, for eksempel et telefonnummer eller en e-postadresse, og sørg for å gi hver enkelt kontakt sin egen linje i teksten. Legg igjen et mellomrom på en linje og skriv deretter datoen.

Legg igjen et mellomrom på to til tre linjer, og begrunn teksten til venstre. Begynn brevet med "Kjære" og deretter personens tittel: Fru, Fru, Mr. eller Dr. og deretter deres herrnavn etterfulgt av et komma. Hvis du ikke vet hvem som vil motta brevet, kan "Kjære herre eller fru" brukes eller "til hvem det kan dreie seg om." Trykk enter på tastaturet to ganger, og la en linje plass før bokstavets kropp, noe som gjør brevet mer lesbart.

Gå rett til poenget. Hvis du har møtt personen du adresserer brevet til, er det vanlig å informere henne om hvor det var; "Kjære fru X, vi møtte på penselkonvensjonen i Tuscaloosa." Ellers er det best å komme direkte til informasjonen du vil reléere eller har besvart. Her er hvor du refererer til ditt første utkast: Bestil innholdet i brevet om betydningen av informasjonen du har, dvs. plasser de mest presserende bekymringer først og legg de resterende bekymringene i prioritet. De ovenfor beskrevne formalitetskonvensjonene tillater leseren å vite hvilken type brev hun mottar, så det er ikke behov for en lang preambel.