Civilrettsloven fra 1964 krever at søknadsansøkninger holdes på hand i minst et år. Hvis du vet at en søker er eldre enn 40, må søknaden holdes i to år, i henhold til aldersdiskrimineringsloven. Statlige lover kan kreve enda en lengre periode for å holde fast på jobbsøkeregister. På grunn av statlige og føderale forskrifter er et nøyaktig arkiv- og arkiveringssystem for jobbsøkere en viktig del av virksomheten. Du må kanskje til og med sjekke tilbake med disse søknadene dersom den ansatte du ansatt ikke trener.
$config[code] not foundBruk elektronisk styringsprogramvare til å opprette og lagre jobbsøknader. Flere elektroniske programmer tillater brukere å lage slike elektroniske skjemaer som jobbsøknader. Disse ansettelsesskjemaene sendes og lagres elektronisk, og tillater papirløs lagring. Siden de fleste applikasjoner kommer via e-post, er dette en enkel måte å lagre materiale på i filer som ikke tar opp fysisk plass. Bruk av elektronisk arbeidsflyt som er lagret i firmaets dokumentstyringssystem krever sikkerhet, slik at arbeidsfiler ikke blir hacket eller sett av uautorisert personell. Angi datamaskinen din for å sende deg varsler automatisk for å minne deg om når filer skal slettes eller gjennomgått.
Konfigurer personellfiler for jobbsøknad i papirmapper. Planlegg et effektivt arkiveringssystem ved å bruke fargekodede filmapper i skuffer, hyller eller arkivskap. Skriv ut CV og jobbsøknader mottatt via e-post, og arkiver dem med søknadene fylt ut personlig eller sendt i posten. Søkere kan bli arkivert med navn eller personnummer i seksjoner bestemt av type jobb. Salgsjobber vil for eksempel være oppført i en mappe med tittelen "Salg" og søkere vil bli satt i rekkefølge etter etternavn eller numerisk med identifikasjonsnumre. Sikre filene i et låst skap eller rom.
Oppbevar registre i minst fire år hvis en søker søker deg for å ansette diskriminering. Likebehandlingsmulighetskommisjonen krever normalt at du beholder anmodede søknader i minst et år, men hvis du står overfor rettslige skritt, anbefaler EEOC at du beholder jobbsøknadene i minst fire år. Hvis du ikke lagrer programmene dine på riktig måte, kan EEOC belaste deg med diskriminerende ansettelsespraksis eller opphavsrettsbrudd.
Ødelegg jobbsøknader etter lovperioden for å holde dem ferdige. Opprett et system med påminnelser for å gjøre dette. Ta kontakt med IT-avdelingen din for å fjerne dine elektroniske filer på riktig måte og makulere eventuelle jobbsøknader. Dette er viktig fordi jobbsøknadsfiler inneholder personlig informasjon som personnummer og arbeidsdata som må holdes strengt konfidensielt.
