Hvorfor lønn er en funksjon du bør outsource

"… et selskap hadde en person som utførte alle lønnsbehandlingsfunksjonene. Selskapet outsourcer nå funksjonene som et resultat av å tenke fremover. De valgte å outsource funksjonene for å redusere risikoen for at lønnen ikke behandles, for å styre veksten ved å forutse økt lønnsansvar som kreves etter hvert som firmaet vokser og ansetter flere ansatte, og for å holde tritt med teknologi, for eksempel betalingskort og direkte innskudd. "

Ideelt sett oppnår outsourcing tre hovedmål:

• Det frigjør tid og ressurser for å fokusere mer på kjernevirksomheten din.
• Det gir deg tilgang til mer teknologi og kompetanse for å utføre lønn godt.
• Det reduserer kostnader og risiko.

La oss undersøke hver av disse fordelene mer detaljert, og hva de betyr.

1. Fokus bedre på kjernevirksomheten din

Lønn er en av de kritiske funksjonene som ikke direkte øker salget. Men utført dårlig, det kan sette din virksomhet i en verden av vondt.

Og mest av alt, det kan sap intern tid og oppmerksomhet vekk fra kjernevirksomhet.

Bedrifter må overholde et bredt spekter av lover når det gjelder ansatte - fra føderale til statlige og lokale. Det tar lang tid og oppmerksomhet på detaljer for å håndtere dem.

Det er de åpenbare lovkravene, som skatterapportering og overføring. Det er krav om kildeskatt fra arbeidstakers lønn, og også beregning av arbeidsgiverens del av skatt. I enkelte tilfeller er det elektroniske arkiveringskrav. Du må også vite når du skal arkivere - på føderale, statlige og lokale nivåer.

Skatter, skjønt, er bare starten.

"Som arbeidsgiver må du også forstå løn- og timesikker. For eksempel må du vite når du må betale overtid, sier Andy Childs, en visepresident for Paychex, i et nylig intervju med Small Business Trends. Paychex er en av landets største lønnstjenester, og serverer nesten 600 000 små og mellomstore bedrifter. Lønn og timers regler, sier Childs, kan være svært tekniske.

Deretter kan det være behov for rapportering av nyleie, og statlige krav til arbeidsledighetskompensasjon og arbeidstakers kompensasjonsforsikring.

Childs understreket at et enda større problem er uventet tidsforpliktelser.

"Du har kanskje avsatt en viss tid hver uke for å løpe lønnslisten. Deretter får du en uventet overraskelse i form av et varsel fra IRS. Men det er ikke bare at IRS er å varsle deg om at du skylder en bot. Nå må du gå gjennom postene dine og undersøke for å avgjøre om du faktisk begikk overtredelsen. Plutselig er du involvert i en tvistløsning, sier Childs.

Og det skjer aldri på et passende tidspunkt for en liten bedriftseier, la han til.

2. Få tilgang til kompetanse og teknologi

En annen grunn til å outsource er å få tilgang til kompetanse og teknologi.

Arbeidsgivere har å håndtere nesten 10 000 føderale, statslige og lokale skattemyndigheter over hele USA. Mens de fleste små bedrifter ikke trenger å overholde hver av disse jurisdiksjonene, peker det fortsatt på kompleksiteten av lovene. Og hvert år blir hundrevis av nye lover og forskrifter vedtatt.

For små bedrifter på større side (50 heltidsansatte og oppe), legger Affordable Care Act alene på seg betydelige rapporterings- og compliancekrav. Når du blir spurt om et eksempel, pekte Childs på IRS skjemaer 1094-C og 1095-C. Disse skjemaene krever at arbeidsgivere sertifiserer om de tilbys heltidsansatte mulighet til å registrere seg i forsikring som gir minimum nødvendig dekning.

"Disse vil ikke være enkle former for å fullføre," added Childs. (Paychex har satt opp et nettbasert ressursenter for helsevesenets reformforpliktelser på grunn av lovens kompleksitet.)

Like viktig som kompetanse er ny teknologi. Arbeidsgivere stole i dag på teknologi for å operere mer effektivt. Etter hvert som en bedrift vokser, har arbeidsgivere flere medarbeidereposter for å beholde og trenger også mer rapportering. Mangel på teknologi blir en hindring for skalering for vekst av virksomheten.

Ansatte forventer også teknologi. Ansatte i dag ønsker alternativer som direkte innskudd og selvbetjeningstilgang til lønnsopplysningene deres online. Arbeidsgivere som ikke er i stand til å gi slike opsjoner, kan være i en konkurransedyktig ulempe.

Utover det er eksplosjonen av bruk av mobilenhet ushering i et nytt nivå av teknologi forventning. Mobilbruk er fortsatt fremtredende når det gjelder lønn, men det vokser raskt med Paychex, sier Childs.

Arbeidsgivere bruker mobile enheter til å se på enkelte rapporter og slå opp informasjon, for eksempel hvor mye penger de trenger å ha i banken på lønnsdatoer, bemerket han. Ansatte begynner også å bruke mobilapper for å sjekke egne poster.

Childs forventer lønnsom mobilbruk for å fortsette å vokse, fordi det frigjør bedriftseiere og ledere til å forlate kontoret.

"Med Paychex mobil lønn apps, kan du gjøre nesten alt fra stranden - hvis du ville," la Childs.

3. Redusere kostnader og risikoer

Outsourcing lønn kan også hjelpe til med å redusere kostnader og begrense risikoer. I gjennomsnitt sier Childs, bedrifter overpaying ansatte med om lag 4 prosent på grunn av forskjeller mellom ansattes tid og en nøyaktig tidsregistrering.

"Bare å ha en mer presis tid og oppmøte opptaksløsning kan spare penger," la han til. (Paychex har en kostnadsbesparende kalkulator her.)

Deretter har du mulige straffer for å bryte rapportering og andre krav. Ifølge IRS tall, betaler 40 prosent av små bedrifter en gjennomsnittlig straff på $ 845 per år for sen eller feil innlevering, Childs notert.

I dag er det outsourcede løsninger for bedrifter så små som en ansatt, påpeker Childs. Løsninger er rimelige, med mindre enn $ 50 per måned for små bedrifter, avhengig av behov.

En god lønnsleder tilbyr muligheter som går utover det du kan gjøre på egen hånd. Hvis du ikke har vurdert en outsourcet løsning før, gjør dette året året du bytter. Det vil gi ro i sinnet for deg som eier, og frigjøre tid i din bedrift.

Tips for å velge en Outsourced Payroll Provider

Hvis du vurderer outsourcing lønn, er det en gitt at du bør se på typiske tre poeng du vil se på når du velger noen form for leverandør:

• pris
• service
• rykte

Men når det gjelder lønn, er det andre poeng å vurdere også:

Sikkerhet og pålitelighet av leverandøren

Du gir din lønnsselskapsleverandør navn, adresser, personnummer og bankkontonummer til dine ansatte. Du gir en fullmakt til å gjøre innlevering på dine vegne.

Gå med en leverandør som er økonomisk sterk med gode kontroller på plass.

Ellers kan du finne din bedrift i et bind, som noen South Carolina-firmaer etter at en liten, familiedrevet lønnsselskapsleverandør ble belastet med å stjele $ 11 millioner fra kunder.

I 2014 ble kundene i Employee Services Net sjokkert over å oppdage at lønnslivsleverandøren hadde brukt pengene sine til å finansiere overdådige personlige livsstil, i stedet for å overlate den til skattemyndighetene. Disse klientene - alle småbedrifter - befant seg overfor IRS-tiltak. Hvorfor? Fordi arbeidsgiveren i siste instans er ansvarlig selv om lønnslederen stjeler fra dem. (IRS har tips for å beskytte din bedrift hvis du outsource lønn.)

Spor rekord servering bedrifter som din

Har lønnslivsleverandøren en sterk oversikt over å betjene bedrifter din størrelse? Er leverandøren opplevd i din bransje?

Komplementære tjenestetilbud

Tenk på de bredere tjenestene du trenger når bedriften vokser, for eksempel fordeler og HR-tjenester. Vil lønnselskapet kunne tilby de?

Regulatory Compliance Capabilities

Har lønnslivsleverandøren ressurser til å følge med de voksende lover og forskrifter om sysselsetting, helsetjenester og skatter?

Teknologi

Vurder lønnselskapets teknologi, inkludert mobilberedskap. Lønnselskapet investerer i ny teknologi? Kan de holde tritt med teknologi ettersom etterspørselen etter det på arbeidsgiver og ansattes side vokser?

Revisor grensesnitt

Kan regnskapsføreren få lett tilgang til lønn og relaterte poster i forbindelse med avstemminger og skattemelding?

Lønn bilde via Shutterstock